Przedsiębiorca może się domagać od konsumenta zalegającego z zapłatą zwrotu wydatków, jakie poniósł, dochodząc należnej kwoty. We własnym interesie należy je opisać w umowie.
Wierzyciel, który nie otrzymał na czas zapłaty, może się domagać odsetek, nawet jeżeli nie poniósł żadnej szkody z tytułu tego opóźnienia. Jednak w praktyce przedsiębiorca, który musiał podjąć czynności windykacyjne prowadzące do odzyskania należności, oczekuje często, że dłużnik zwróci mu wydatki, jakie poniósł, dochodząc należnej kwoty. Jest to możliwe, ale nie mogą to być rozwiązania opierające się na ryczałtach.
W praktyce można się spotkać z informacjami, że przedsiębiorcy (i to nie tylko banki i inne instytucje finansowe) obciążają klientów kosztami windykacji, naruszając przy tym prawo. Wyjaśnić trzeba, że samo działanie nie jest nielegalne, ale problemy pojawiają się wówczas, gdy stosowane są ryczałty, a ich kwoty są nieadekwatne do faktycznie poniesionych wydatków związanych z windykacją lub gdy tego rodzaju działanie nie ma umocowania w prawie.
Stąd właśnie kluczowe znaczenie ma zdefiniowanie zasad, na jakich może być dokonywane obciążenie.
Zwrot musi wynikać z umowy
Przedsiębiorca, który zamierza przenieść na konsumenta będącego jego dłużnikiem koszty windykacji, musi uwzględnić to, że inaczej niż to jest w przypadku kosztów egzekucyjnych, przepisy nie wprowadzają szczególnego uprawnienia, nie precyzują kwot i wyraźnych zasad zwrotu opłat windykacyjnych. Regulacje prawa cywilnego wskazują jedynie na to, że dłużnik jest zobowiązany do naprawienia szkody będącej konsekwencją niewykonania zobowiązania lub nienależytego wykonania, chyba że jest to następstwem okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności.
Należy zaznaczyć, że w przypadku niewypełnienia obowiązku zapłaty za nabyte świadczenia, za brak winy dłużnika uzasadniający jednocześnie wyłączenie jego odpowiedzialności, trudno byłoby uznać np. pogorszenie się jego kondycji finansowej z uwagi na utratę pracy.
Pamiętać przy tym trzeba, że odpowiedzialność dłużnika ograniczona jest do normalnych następstw działania lub zaniechania, z którego wynikła dana szkoda.
Istotne jest, aby umowa łącząca przedsiębiorcę z konsumentem przewidywała możliwość obciążenia kosztami windykacji, ale również precyzowała, jak będzie wyglądało takie pociągnięcie do odpowiedzialności.
Należy skonkretyzować podstawę roszczeń
Jeżeli przedsiębiorca postanowił zamieścić w umowie zapisy dające mu uprawnienie do dochodzenia od dłużników kosztów windykacji i zamierza posługiwać się nimi w praktyce – nie może się to sprowadzać do ogólnego wpisu informującego, że nastąpi przeniesienie kosztów windykacyjnych. W istocie prowadziłoby to nie tylko do naprawienia szkody wyrządzonej brakiem zapłaty i zmuszeniem do aktywności windykacyjnej, ale mogłoby doprowadzić do maskowania niekompetencji windykacyjnej wierzyciela, który być może dokonał wyboru błędnych działań windykacyjnych lub nieumiejętnie negocjował umowę z zewnętrzną firmą zajmującą się dochodzeniem należnych kwot.
Dlatego właśnie jest konieczne, aby w kontrakcie łączącym strony (również gdy umowa przybiera postać regulaminu) znalazły się zapisy wskazujące, jakie czynności windykacyjne będą podejmowane przy braku zapłaty, a co za tym idzie – jakie działania wierzyciela wygenerują koszty przenoszone na dłużnika. Podkreślić należy, że chodzi o konkretne działania, a nie tylko o ogólne informacje o prowadzeniu windykacji, czy wskazanie, że sprawa będzie skierowana do zewnętrznej windykacji. Ważne jest też zarysowanie ram czasowych, w których poszczególne czynności mogą być podejmowane.
Obciążenie musi mieć uzasadnienie
Wartość żądanego zwrotu musi mieć uzasadnienie w faktycznie wydatkowanych kwotach. Wierzyciel, który zamierza przenieść na dłużnika koszty windykacyjne, odwołując się do czynności określonych (wskazanych) w umowie i podjętych w terminie zgodnym z zaprezentowanymi w kontrakcie, musi wyliczyć faktyczną wysokość wydatków, jakie po jego stronie wystąpiły w związku z koniecznością dochodzenia należności.
Wymóg taki niesie ze sobą dwie informacje. Po pierwsze, przed przeniesieniem na dłużnika kosztów windykacji przedsiębiorca musi podjąć takie działania. To oznacza, że nie może to dotyczyć dopiero planowanych czynności. Po wtóre – przedsiębiorca nie tylko oblicza, jaki był rzeczywisty koszt windykacji, ale dodatkowo musi uwzględniać zmiany kwot w czasie (tzn. nie można ograniczać się jedynie do wyliczenia kwoty dotyczącej danej aktywności windykacyjnej i stosowania jej przez lata, lecz musi ona być adekwatna do aktualnych cen).
Z tego samego powodu kwota taka nie może być wskazana w treści umowy – kłóciłoby się to z zasadą (wymogiem) odwoływania się do realnych wydatków ponoszonych w związku z odzyskiwaniem należnych kwot.
Jeżeli nie umowa, to pozostaje sąd
W przypadku gdy w umowie nie zostało przewidziane prawo wierzyciela do żądania od dłużnika zwrotu kosztów windykacyjnych lub zapisy się znalazły, jednak naruszają powyższe zasady i przez to są nieskuteczne, wówczas wierzycielowi nie przysługuje roszczenie na podstawie umowy. Ale nie eliminuje to prawa do dochodzenia naprawienia szkody na zasadzie ogólnej w zwykłym postępowaniu sądowym.
Dozwolone zapisy
Przykładowe zapisy w umowie dotyczące zwrotu kosztów windykacyjnych.
1. „W przypadku opóźnienia w zapłacie ceny i wobec braku zapłaty pomimo monitu telefonicznego lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, sprzedawca wezwie dłużnika do zapłaty, a rzeczywiste koszty sporządzenia i doręczenia wezwania do zapłaty, nie wyższe jednak niż 50 proc. należności sprzedawcy, obciążą dłużnika. Informacje na temat sposobu naliczenia opłaty za sporządzenie i doręczenia wezwania są dostępne na stronie www sprzedawcy”.
2. „Jeżeli opóźnienie w zapłacie ceny należnej sprzedawcy będzie zawinione przez nabywcę, wówczas sprzedawca może zażądać naprawienia szkody powstałej wskutek wywołanej zwłoki. Odszkodowanie będzie należne niezależnie od obowiązku zapłaty przez nabywcę odsetek z tytułu opóźnienia”.
Nielegalne klauzule
Przykładowe zapisy, które zostały zakwestionowane przez UOKIK.
1. „W przypadku opóźnienia w zapłacie ceny, sprzedawca obciąży nabywcę kosztami prowadzonego postępowania windykacyjnego. Postępowanie windykacyjne, którego koszty obciążą nabywcę, może być prowadzone przez sprzedawcę lub na jego zlecenie przez podmiot trzeci”.
2. „W przypadku podejmowania czynności windykacyjnych sprzedawcy będzie przysługiwało zryczałtowane wynagrodzenie w kwotach:
a) monit telefoniczny – 25 zł,
b) upomnienie pisemne – 35 zł,
c) wezwanie do zapłaty – 50 zł,
d) wizyta windykatora – 100 zł.
Wskazane powyżej czynności windykacyjne podejmowane będą zgodnie z procedurą wewnętrzną sprzedawcy”.
3. „Jeżeli klient nie ureguluje ceny w ustalonym terminie, świadczeniodawcy przysługuje dodatkowe wynagrodzenie za czynności windykacyjne w wysokości 15 proc. zadłużenia głównego i 50 proc. należnych odsetek za opóźnienie”.
4. „W przypadku opóźnienia płatniczego przekraczającego trzy dni, świadczeniodawcy przysługuje zryczałtowana opłata za obsługę długu i postępowanie windykacyjne w kwocie 150 zł. Opłata taka będzie naliczana niezależnie od tego, czy zostały podjęte czynności windykacyjne i nie podlega zaliczeniu na koszty postępowania sądowego i egzekucji komorniczej”.
