W postępowaniu przetargowym nie mogą uczestniczyć osoby, które swoją osobą nie dają rękojmi bezstronności. Jednocześnie nie mogą startować w takich procedurach osoby, które powiązane są w jakikolwiek sposób z osobami organizującymi postępowanie przetargowe, które powinno być oparte na zasadzie jawności prowadzonego postępowania oraz jawności umów w sprawie zamówień publicznych gwarantującej przejrzystość prowadzonego przez zamawiającego postępowania. W związku z tym wszelkie informacje, jakie w toku procedury przetargowej zostają sporządzane czy przesyłane, mają ogromne znaczenie gospodarcze. Podstawową przecież zasadą udzielania zamówień jest zasada bezstronności oraz obiektywizmu osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wskazana w art. 7 ust. 2 prawa zamówień publicznych.

Przepisy ustawy zamówieniowej nakazują wyłączenie z postępowania osób, w stosunku do których istnieją podejrzenia, że ich postawa (postępowanie) oraz podejmowane w procedurze czynności mogą nie nosić znamion bezstronności i obiektywizmu. Niemniej wszystkie osoby uczestniczące w postępowaniu powinny złożyć oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności mogących podważać zaufanie co do ich bezstronności (tzw. druki ZP-11).

Decyduje specyfikacja

Wykonawcy muszą mieć pewność, iż postępując zgodnie z wytycznymi zamawiającego, w szczególności z tymi wyartykułowanymi w ogłoszeniu, nie zostaną narażeni na konsekwencje, które w następstwie nie będą dla nich korzystne (por. wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 10 listopada 2010 r.; KIO/UZP 2380/10, LexPolonica nr 2432293). W rozpoznawanej sprawie KIO podkreślił, że gdy zamawiający prowadził w trybie przetargu np. ograniczonego postępowanie, którego przedmiotem było opracowanie dokumentacji budowlanej, a w ogłoszeniu o zamówieniu zawarł zapis, że w tym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie lub faksem, lub drogą elektroniczną na adres wskazany w ogłoszeniu, to oryginał przekazanej treści powinien być przesłany pocztą w dniu nadania faksu.

Izba wyjaśniła przy tym, że odwołujący – biorąc pod uwagę zarówno wytyczne co do formy przedkładanych dokumentów zawarte w rozporządzaniu, jak i w wezwaniu, był uprawniony do przyjęcia, iż zamawiający uzna za dochowanie terminu przekazanie mu dokumentów za pośrednictwem faksu z jednoczesnym przesłaniem tych dokumentów pocztą (kurierem). Równocześnie, jak podkreśliła KIO w świetle wyrażonych w art. 7 ust. 1 prawa zamówień publicznych zasad równego traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji działania zamawiającego, nie mogą wykonawców wprowadzać w błąd. Wykonawcy powinni mieć pewność, iż postępując zgodnie z wytycznymi zamawiającego, także wyartykułowanymi w ogłoszeniu, nie zostaną narażeni na niekorzystne dla siebie konsekwencje, co przesądziło w stanie faktycznym rozpoznawanej sprawy o uwzględnieniu odwołania przez izbę.

Oczywiście niezgodne z przepisami specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) jest dokonanie przez zamawiającego opisu przedmiotu zamówienia w sposób dyskryminujący rozwiązania konkurencyjne, w sposób jednoznacznie wskazujący na konkretne rozwiązanie, konkretny produkt. Takie działanie jednoznacznie wskazuje na naruszenie zasady chroniącej zachowanie uczciwej konkurencji wyrażonej w przepisach zamówieniowych. W takim przypadku niemożliwe stanie się wykonanie tej prośby w ogóle.

Formy porozumiewania się

Zamawiający mają obowiązek zawarcia w SIWZ informacji na temat sposobu porozumiewania się z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także zobowiązani są wskazać osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami. Niemniej brak jest w ustawie – Prawo zamówień publicznych definicji, co rozumie się poprzez „sposób porozumiewania zamawiającego z wykonawcami”. Z reguły jest to forma korespondencji przekazywana pomiędzy zamawiającym i wykonawcą. Zamawiający powinien też wyznaczyć osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami, a następnie wskazać je w specyfikacji istotnych warunków zamówienia jako właściwe do przyjmowania oświadczeń i zawiadomień.

Prawo zamówień publicznych dopuszcza możliwość, by oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazywali sobie (zgodnie z wyborem zamawiającego) pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. Wybór formy przekazywanej korespondencji jest wyłączną kompetencją zamawiającego. Kompetencja ta nie ma jednak nieograniczonego charakteru, albowiem w określonych przypadkach ustawodawca przewiduje określoną formę czynności, np. pisemna forma oferty. Brak dokonania wyboru formy przez zamawiającego nie oznacza dowolności i swobody w przekazywaniu informacji przez wykonawcę. Należy uznać za trafny pogląd, iż zastosowanie znajduje w przedmiotowej sytuacji art. 9 ustawy zamówieniowej, zatem korespondencja powinna być przekazywana pisemnie. Z kolei, nic nie stoi na przeszkodzie by pytania do SIWZ były wnoszone drogą elektroniczną, a pozostała korespondencja przekazywana np. pisemnie.