statystyki

RODO: Biblioteki zmienią regulaminy, ośrodki kultury wystąpią do rodziców o zgody

autor: Sylwia Czub25.04.2018, 08:35; Aktualizacja: 25.04.2018, 09:16
biblioteka

Te placówki, które zostawiły przygotowania do wejścia rozporządzenia o ochronie danych osobowych na ostatnią chwilę, czeka teraz masa pracy.źródło: ShutterStock

Przede wszystkim nie obędzie się bez zmian w regulaminach. Najprościej będzie dodać do nich nowy rozdział „Informacje o zasadach przetwarzania danych”. Dyrektorzy i pracownicy placówek kulturalnych nie mogą też zapomnieć o wyznaczeniu inspektora ochrony danych – może to być np. jeden IOD dla kilku jednostek o podobnym profilu

To już ostatni dzwonek dla dyrektorów bibliotek i ośrodków kultury, aby dostosować zarządzane jednostki do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), które zacznie obowiązywać już 25 maja. Choć ustawodawca unijny dał aż dwa lata na wdrożenie nowych wymogów, to wiele instytucji kultury zostawiło to na ostatnią chwilę. Ryzykując tym samym nie tylko karą do 100 tys. zł, ale i utratą zaufania społecznego i wizerunku, co może skutkować spadkiem odwiedzin i statystyk korzystania z usług. Spóźnialskim na wypełnienie nowych obowiązków został tylko miesiąc.

Zasoby chronione oraz procesy przetwarzania

Punktem wyjścia do zapewnienia poufności danych jest ich identyfikacja, tzn. inwentaryzacja zbiorów danych (schemat poniżej).

Wszystkie te dane podlegają ochronie. Nawet jeżeli w ramach wysyłania newslettera jest wykorzystywany adres e-mail, mamy do czynienia z danymi osobowymi. Instytucja powinna być w stanie zidentyfikować cały proces wykorzystywania tych informacji w ramach zbioru (od momentu pozyskania do usunięcia), aby być w stanie skutecznie wywiązać się z obowiązków wynikających z art. 5 RODO, czyli spełnienia warunku legalności, rzetelności i przejrzystości przetwarzania danych, określenia minimalnego, niezbędnego zakresu danych do wyraźnego i określonego celu przetwarzania, zapewnienia prawidłowości i aktualności danych, zapewnienia bezpieczeństwa danych podczas ich gromadzenia, przechowywania i dalszego wykorzystywania, określenia czasu lub kryteriów czasu przetwarzania. Wyodrębnione informacje należy udokumentować, w szczególności tworząc rejestr czynności przetwarzania zawierający te wszystkie informacje.

Artykuł 30 RODO nie nakłada na wszystkie podmioty obowiązku prowadzenia rejestru, jednakże biorąc pod uwagę, że instytucje kultury mogą bardzo łatwo go utworzyć, rozszerzając o dodatkowe informacje swoje dotychczasowe wykazy zbiorów w polityce bezpieczeństwa, zdecydowanie warto taki spis prowadzić. Uporządkuje on wszelkie informacje o przetwarzanych danych, ułatwi kontrolę nad nimi oraz pomoże skutecznie wywiązać się z obowiązku informacyjnego wobec właścicieli danych (większość niezbędnych informacji można zaczerpnąć z rejestru).

Co może podlegać ochronie

Dyrektor i pracownicy muszą mieć świadomość, że na co dzień odpowiadają za dane:

● czytelników,

● uczestników imprez,

● pracowników,

● osób realizujących zlecenia,

● umowy o dzieło,

● korzystających z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

● uczestników konkursów,

● sponsorów,

● kontrahentów,

● stażystów,

● praktykantów,

● osób otrzymujących newsletter,

● osób, których wizerunek utrwalono za pomocą monitoringu wizyjnego,


Pozostało jeszcze 86% treści

Czytaj wszystkie artykuły
Miesiąc 97,90 zł
Zamów abonament

Mam kod promocyjny
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję

Polecane

Reklama

Komentarze (1)

  • StAAbrA(2018-04-25 11:24) Zgłoś naruszenie 21

    Interes sze krenczy ... Miliony nowych segregatorów zapełnią miliony nowych półek w setkach nowych pałaców - pieczołowicie gromadzonych przez dziesiątki tysięcy nowych biurew i około biurewnego płazu .

    Odpowiedz

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Redakcja poleca

Galerie

Polecane