Już tylko 378 dni dzielą nas od daty granicznej, po której wszystkie przetargi powinny przejść do internetu. Unijna dyrektywa 2014/24/UE w sprawie zamówień publicznych nie pozostawia nam i pozostałym państwom unijnym wyboru – od 18 października 2018 r. wszystkie procedury związane z udzielaniem zamówień publicznych powinny być prowadzone w formie elektronicznej. Nie oznacza to, że państwo musi dostarczyć całej administracji narzędzi informatycznych. Na takie rozwiązanie zdecydowała się jednak Polska. Ministerstwo Cyfryzacji w porozumieniu z Urzędem Zamówień Publicznych zamierza bezpłatnie udostępnić wszystkim zamawiających platformę e-zamówienia. Pytanie jednak czy zdąży, gdyż zgodnie z przyjętym harmonogramem powinna już być zawarta umowa na dostarczenie tego systemu. Na razie wciąż nie ogłoszono przetargu. A ten jest niezbędny, bo większość środków na zakup platformy pochodzi z funduszy europejskich.

– Nie ma mowy, by w tak krótkim terminie stworzyć nowy system na potrzeby polskich zamówień. W grę wchodzą jedynie rozwiązania już gotowe, które będą adaptowane do polskich warunków, co oczywiście nie oznacza, że będą one gorsze. Nawet przy tym wariancie czasu jest mało i trudno dziś o pewność, czy uda się zdążyć przed krytyczną datą 18 października 2018 r. – ocenia Michał Rogalski, ekspert Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji.

Napięty harmonogram

Zgodnie ze wspomnianym harmonogramem umowa na dostarczenie systemu powinna być zawarta do 15 września. Za moment krytyczny uznana jest data 31 października, za punkt ostateczny – 15 listopada. Można więc przyjąć, że jeśli resort cyfryzacji nie zdąży w tym terminie, to nie będzie czasu na wdrożenie systemu. Jak dowiedzieliśmy się w MC, przetarg ma zostać ogłoszony jeszcze w tym miesiącu. Pozostaje mieć nadzieję, że będzie przebiegał sprawnie. Jeśli jednak firmy będą składać odwołania, to zawarcie umowy do 15 listopada okaże się niewykonalne.

– Trudno mi zrozumieć, dlaczego przygotowania do informatyzacji zamówień publicznych ruszyły dopiero w marcu tego roku, skoro datę narzuconą przez dyrektywę znamy co najmniej od trzech i pół roku. Obawiam się, że jeśli w ogóle uda nam się zdążyć, to na ostatnią chwilę i nie tyle z kompletnym rozwiązaniem, źle pewnie z jakimś erzacem, który co prawda pozwoli udzielać zamówień, ale w sposób daleki od doskonałości – twierdzi Tomasz Czajkowski, były wieloletni prezes Urzędu Zamówień Publicznych, dziś wiceprzewodniczący Rady Zamówień Publicznych.

Przy zakładanym harmonogramie nie ma już marginesu na jakiekolwiek problematyczne sytuacje. A te zawsze mogą się pojawić. Pokazuje to przykład Centrum Obsługi Administracji Rządowej, które jako centralny zamawiający musi organizować przetargi w internecie już od kwietnia tego roku. Okazało się, że firma, która miała stworzyć system informatyczny, nie podołała temu zadaniu i COAR musiało rozwiązać z nią umowę. Dzisiaj korzysta z komercyjnej platformy zakupowej przeznaczonej w zasadzie dla zastosowań Business to Business.

Groźba paraliżu

Co będzie, jeśli do 18 października 2018 r. nie uda się oddać systemu e-zamówienia w ręce zamawiających? W praktyce oznaczać to będzie paraliż przetargów. Zarówno unijna dyrektywa, jak i polska ustawa – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1579 ze zm.) przewidują, że od tej daty zamówienia powinny być udzielane drogą elektroniczną. Jedynym rozwiązaniem będzie korzystanie z komercyjnych systemów, które umożliwiają organizację e-przetargów, ale po pierwsze mogą one nie być w stanie obsłużyć tak dużej liczby zamówień, a po drugie wiele mniejszych instytucji i urzędów nie będzie stać na wykupienie takiej usługi.

– Problem jest poważniejszy, niż mogłoby się wydawać. Chyba zapomniano, że polska ustawa przewiduje, że już od kwietnia 2018 r. formularze jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia mają być podpisywane bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Tymczasem unijna platforma nie pozwala na składanie takiego podpisu – zauważa dr Włodzimierz Dzierżanowski, prezes Grupy Doradczej Sienna.

Wygląda więc na to, że polskie przepisy powinny zostać znowelizowane i przesunąć termin stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Trwają prace nad zupełnie nową ustawą, więc można to będzie zrobić przy tej okazji. Wstępnie zakłada się, że będzie gotowa wiosną 2018 r.

Konieczna edukacja

Korzystanie z platformy e-zamówienia nie będzie obowiązkowe – zamawiający będą mogli udzielać zamówień także za pomocą własnych rozwiązań informatycznych. Muszą one jednak być dostosowane do wymogów.

– W lutym 2018 r. udostępnione zostaną standardy usług i danych wraz z API (czyli zestawem reguł pozwalających aplikacjom komunikować się między sobą – red.). Następnie zamawiający będą mogli je wprowadzić do swoich platform zamówieniowych – dowiedzieliśmy się w Wydziale Komunikacji MC.

Niektórzy eksperci uważają, że równie ważne jak przygotowanie dobrych rozwiązań technicznych, jeśli nie ważniejsze, będzie przekonanie urzędników do ich stosowania.

– Po tylu latach prowadzenia przetargów w papierowej formie z pewnością spotkamy się z barierami mentalnymi. Dlatego poza pracami nad systemem już teraz powinny być prowadzone szkolenia i konferencje przygotowujące zamawiających do nowej rzeczywistości – podkreśla Tomasz Czajkowski.

Problem potwierdzają dane dotyczące narzędzi elektronicznych, które od lat są dostępne dla zamawiających, a wciąż mało kto po nie sięga. W ubiegłym roku przeprowadzono tylko 298 aukcji i 309 licytacji elektronicznych na platformach UZP. Równie małym zainteresowaniem cieszy się inna platforma – eKatalogi, która umożliwia łatwe zakupy poniżej progu 30 tys. euro. W ubiegłym roku zarejestrowało się na niej tylko 184 zamawiających.