Nowa dokumentowa forma czynności prawnych wciąż budzi wątpliwości przedsiębiorców. W praktyce nie zawsze wiedzą, jak należy potwierdzać lub wnosić zastrzeżenia do propozycji kontrahenta.
Reklama
Długo oczekiwana i kluczowa dla obrotu gospodarczego nowelizacja kodeksu postępowania cywilnego oraz kodeksu cywilnego, która weszła w życie na początku września, wprowadziła m.in. możliwość składania oświadczeń woli i zawierania umów za pośrednictwem środków nowych technologii. Mowa o ustawie z 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1311 ze zm.). Wyrażone w formie dokumentowej oświadczenie jest teoretycznie równoważne formie pisemnej. Ustawodawca nie ustrzegł się jednak pewnych niedociągnięć. W praktyce mogą powstać wątpliwości, w jakiej formie należy potwierdzić umowę ustną, jak zgłosić sprzeciw do oświadczenia woli czy skutecznie zerwać umowę.
Ustawodawca nie określił wprost, jakie środki mogą być użyte dla skuteczności zachowania formy dokumentowej. Eksperci podkreślają, że prawidłowo użyta forma powinna być możliwa do skopiowania i odtwarzania jako dowód. Nie może to być zatem czasowy komunikat na stronie internetowej. Mogą to być natomiast SMS, wiadomość elektroniczna, faks, plik komputerowy bądź inny rejestrowany środek audiowizualny.
Jak można to zrobić
W sytuacji kiedy nie zachowano formy dokumentowej, ustalając szczegóły umowy np. ustnie, gdy jedna strona niezwłocznie potwierdzi te warunki pisemnie (a pismo to zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy niezmieniające istotnie jej treści), to obie strony wiąże treść właśnie tego potwierdzenia. W jakiej formie należy się jednak sprzeciwić?
Pojawiają się głosy, że wystarczająca byłaby również forma dokumentowa. Tak uważa dr Aleksandra Pokropek, radca prawny w kancelarii Furtek Komosa Aleksandrowicz.
– To, że druga strona skorzystała z silniejszej formy pisemnej, nie oznacza, iż do zachowania tej formy zobowiązany jest także ten, kto składa sprzeciw – mówiła dr Aleksandra Pokropek w wywiadzie dla DGP. Z kolei pozostałe ekspertki uważają, że druga strona ma możliwość sprzeciwu od tego potwierdzenia tylko pod warunkiem że będzie on wyrażony również w formie pisemnej (czyli nie może być np. SMS-em, e-mailem itp.). Wynika to wprost z art. 771 par. 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 380 ze zm.; dalej: k.c.).
Jeżeli zaś potwierdzenie nastąpiło np. e-mailowo (a więc w formie dokumentowej), to druga strona może się sprzeciwić warunkom umowy zawartym w tym potwierdzeniu co najmniej w formie dokumentowej (a więc np. e-mailem bądź SMS-em), ale również pisemnie (gdyż przecież nie każdy ma dostęp do środków technologicznych i umie je skutecznie obsłużyć). To wynika zaś z art. 771 par. 2 k.c.
Kolizja form
Wątpliwości pojawiają się też w przypadku, gdy zawarto umowę ustną, a następnie obie strony zdecydują się na jej jednoczesne potwierdzenie, z tym że jedna strona zrobi to pisemnie, druga – e-mailowo.
Czy taki kontrakt będzie skutecznie zawarty? Zdania ekspertów są podzielone. Według mec. Chwoyki, radcy prawnej w kancelarii adwokackiej Osiński i Wspólnicy, zgodnie z art. 771 par. 1 k.c., forma pisemna ma wyższość nad formą dokumentową i – o ile druga strona też nie potwierdzi go pisemnie – kontakt nie będzie skutecznie zawarty. – Oba potwierdzenia powinny przybrać formę pisemną dla swojej skuteczności – podkreśla mec. Chwoyka.
Innego zdania jest mec. Leszko, która uważa, że wiążąca powinna być ta wersja umowy, która trafi do drugiej strony jako pierwsza.
– Kluczowy jest bowiem moment doręczenia informacji – twierdzi mec. Leszko.
Obie ekspertki uważają, że to konkretne zagadnienie może rozstrzygnąć dopiero orzecznictwo sądowe.
Nie nazbyt lapidarnie
Jak podkreślał w niedawnej rozmowie z DGP radca prawny Jerzy Kozdroń, były wiceminister sprawiedliwości, który pracował nad nowelizacją k.c., przedsiębiorcy nie powinni używać pojedynczych wyrażeń do potwierdzania umowy bądź sprzeciwiania się jej. Niewystarczające będą więc wyrażenia: „OK”, czy „Potwierdzam”. Z kolei zdaniem Moniki Leszko, radcy prawnego w kancelarii DLA Piper, każda, nawet lakoniczna odpowiedź może być jednak uznana za oświadczenie woli i bardzo często przedsiębiorcy używają takich wypowiedzi w praktyce. To może rodzić problemy interpretacyjne. Przykładowo, jedna strona wysyła umowę e-mailem z załącznikiem, druga strona odpowiada „Tak”, to przedsiębiorca może mieć problem z interpretacją, czy kontrakt został potwierdzony. Podobnie w przypadku gdy wysyła się umowę w formie załącznika, ale bez treści w e-mailu. Odpowiedź zwrotna „OK” może być interpretowana nie jako akceptacja umowy, lecz potwierdzenie otrzymania wiadomości. W takich przypadkach ekspertki radzą dopytywać kontrahenta o jasne określenie woli. Mecenas Leszko uważa, że w niektórych sytuacjach lakoniczna odpowiedź może być wystarczająca.
– Jeżeli e-mail zawiera jedynie jedno pytanie, czy druga strona zgadza się na umowę, na które pada odpowiedź „Tak”, to można uznać, że rozmówca przyjął warunki – mówi mec. Leszko. Małgorzata Chwoyka dodaje, że warto wskazać wprost, z jakimi punktami umowy przedsiębiorca się nie zgadza, albo też napisać, jaką konkretnie umowę się przyjmuje i w jakim zakresie. Może to stanowić bowiem jasny dowód w ewentualnym postępowaniu sądowym.