Wolna Wigilia wpłynie na łączny wymiar czasu pracy w 2025 r.

1 lutego wejdzie w życie ustawa z 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy o dniach wolnych od pracy oraz niektórych innych ustaw, która ustanawia wigilię Bożego Narodzenia świętem będącym dniem wolnym od pracy. Zwiększa to liczbę dni świątecznych do 14 w roku kalendarzowym. W 2025 r. będziemy mieli 12 świąt w dni inne niż niedziele.

Te zmiany przekładają się na planowanie pracy w harmonogramach i wpływają pośrednio na kwestie ustalane na podstawie wymiaru czasu pracy (np. dodatki do wynagrodzenia) lub dni wolnych (współczynnik dla ustalenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy).

Praca w święta

Praca w niedziele i święta może być planowana wówczas, gdy pozwala na to prawo wewnętrzne obowiązujące u pracodawcy. Praca może być więc świadczona w te dni, jeśli jest uwzględniona w katalogu wskazanym w art. 15110 kodeksu pracy (dalej: k.p.). Jest on bardzo szeroki i obejmuje m.in. pracę w ruchu ciągłym lub w transporcie.

Za pracę w niedzielę i święto uważa się pracę przypadającą w czasie od godz. 6 w kalendarzową niedzielę do godz. 6 następnego dnia (niedziela kończy się zatem o godz. 6 w poniedziałek). Pracodawca może jednak w przepisach wewnętrznych inaczej oznaczyć niedzielę i święto (np. od godz. 7 jednego dnia do godz. 7 następnego dnia, od godz. 0 do godz. 24). Jest to niezmiernie istotne dla ustalania czasu pracy oraz jego rozliczania. [przykłady 1, 2]

Przykład 1

Przykład 2

Planując pracę w niedzielę i święta, należy pamiętać o co najmniej czterech zasadach:

• jest ona dopuszczalna, jeśli jest uwzględniona w katalogu prac wskazanych w art. 15110 k.p.;
• mówiąc o pracy w niedziele i święta, mówimy o pracy w przedziale godzinowym uznanym za pracę w tych dniach na podstawie art. 1519 k.p., zgodnie z którym za pracę w niedzielę i święto uważa się pracę wykonywaną między godz. 6 w tym dniu a godz. 6 w następnym dniu, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina;
• planując pracę w niedziele, należy zapewnić co najmniej jedną niedzielę wolną od pracy raz na cztery tygodnie (z uwzględnieniem wyjątków);
• należy wyznaczyć dni wolne od pracy w zamian za planowaną pracę w niedziele i święta w terminach określonych na zasadach wynikających z k.p.

Wymiar czasu pracy

Ustanowienie od 2025 r. Wigilii świętem wprost powoduje, że ten dzień staje się wolny od pracy. Bezpośrednio przekłada się to również na ustalenie wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym. [tabele 1, 2, 3]

Aby obliczyć obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, trzeba postępować po kolei w następujący sposób:

• krok 1 – pomnożyć 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym;
• krok 2 – dodać do otrzymanej liczby godzin iloczyn ośmiu godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku;
• krok 3 – odliczyć od otrzymanego wyniku po osiem godzin za każde święto będące dniem wolnym od pracy przypadające w dniu innym niż niedziela.

Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym, które przypada w dniu innym niż niedziela, obniża wymiar czasu pracy o osiem godzin. Dotyczy to również sytuacji, gdy święto przypada w dniu wolnym od pracy, o ile jest to dzień inny niż niedziela.

Minimalna liczba dni wolnych od pracy

Minimalna liczba dni wolnych w okresie rozliczeniowym musi być równa liczbie niedziel, świąt przypadających w dni inne niż niedziela oraz dni wolnych wynikających z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Aby ją ustalić:

• dzielimy wymiar czasu pracy dla danego okresu rozliczeniowego przez dobową normę czasu pracy – obliczamy w ten sposób maksymalną liczbę dni pracy;
• wynik odejmujemy od liczby dni kalendarzowych w okresie rozliczeniowym. [przykład 3]

Przykład 3

• 488 godz. (wymiar czasu pracy) : 8 = 61 (maksymalna liczba dni pracy)
• 92 (liczba dni kalendarzowych) – 61 = 31 (minimalna liczba dni wolnych od pracy)

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na uchwałę siedmiu sędziów z 14 listopada 2001 r. (sygn. akt III ZP 20/01). SN stwierdził, że „nie jest dopuszczalne bilansowanie dni pracy godzinami pracy (na przykład ustalenie w jednym tygodniu sześciu dni pracy w pełnym obciążeniu po osiem godzin na dobę, a w innym tygodniu pięciu dni pracy z odpowiednim skróceniem dobowego wymiaru pracy, aby po zbilansowaniu okazało się, że w okresie rozliczeniowym tygodniowa norma nie przekroczyła przeciętnie czterdziestu godzin). Musi być zachowana pięciodniowa norma tygodniowa w okresie rozliczeniowym (po zbilansowaniu dni pracy). Bilansowaniu muszą podlegać zarówno godziny, jak i dni pracy. Norma tygodniowa to jednocześnie (równolegle) godziny (przeciętnie 40 godzin tygodniowo w okresie rozliczeniowym) i dni (przeciętnie pięć dni tygodniowo w okresie rozliczeniowym)”.

Minimalna liczba dni wolnych w okresie rozliczeniowym ma być równa liczbie niedziel, świąt przypadających w dni inne niż niedziela oraz dni wolnych wynikających z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Przez zaplanowanie w harmonogramie i wypracowanie przez pracownika zbyt dużej liczby dni pracy w okresie rozliczeniowym pracodawca narusza przepisy o czasie pracy, co jest zagrożone karą grzywny do 30 000 zł.

Trzeba pamiętać, że jeżeli praca została zaplanowana w wymiarze godzin równym wymiarowi czasu pracy dla danego okresu rozliczeniowego, to samo niezapewnienie minimalnej liczby dni wolnych nie daje prawa do dodatkowego wynagrodzenia. Przepisy prawa pracy przewidują jedynie świadczenia w postaci dodatku za czas przepracowany w niedziele lub święta, który nie został zrekompensowany dniami wolnymi.

Gdy Wigilia wypada w dniu wolnym

W 2025 r. Wigilia Bożego Narodzenia przypada w środę, w większości przypadków ten dzień tygodnia jest dniem pracy, ale nie zawsze. Może to być dzień rozkładowo wolny, np. w związku z zatrudnieniem niepełnoetatowym ze stałym rozkładem czasu pracy opiewającym na mniejszą niż pięć liczbę dni pracy w każdym tygodniu.

Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym, które przypada w dniu innym niż niedziela, obniża wymiar czasu pracy o osiem godzin. Dotyczy to również sytuacji, gdy święto przypada w dniu wolnym od pracy, o ile jest to dzień inny niż niedziela.

Najczęściej problem z rozliczeniem święta przypadającego na dzień wolny występuje w przypadku sobót, które w zdecydowanej większości stałych rozkładów dziennych są dniami wolnymi od pracy. Najczęściej stały rozkład obejmuje dni od poniedziałku do piątku, a nie np. od wtorku do soboty, ale pracodawca może stosować również taki rozkład. [przykłady 4 i 5]

Przykład 4

• 22 grudnia – sześć godzin;
• 23 grudnia – cztery godziny.

Przykład 5

Dodatek za pracę w nocy

Pora nocna to osiem kolejnych godzin w pełni mieszczących się w przedziale od godz. 21 do godz. 7. Najczęściej są wskazywane pełne godziny (21–5, 22–6, 23–7), ale można także przyjąć godziny niepełne np. od 21.30 do 5.30.

Jeżeli pora nocna została określona np. na czas od godz. 23 do godz. 7, to praca przez całą tak określoną porę nocną w nocy z 23 grudnia na 24 grudnia 2025 r. – przy braku zmiany godzin granicznych pracy w święta – będzie częściowo stanowić pracę w święto.

Za pracę w porze nocnej, a więc w przedziale określonym w regulaminie pracy lub informacji o warunkach zatrudnienia u pracodawców, którzy regulaminu nie wydają, pracownik otrzymuje dodatkowe wynagrodzenie. Jest to dodatek godzinowy w wysokości 20 proc. stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku kalendarzowym (art. 1518 k.p.). Jego konkretna wysokość zależy zarówno od aktualnie obowiązującej stawki wynagrodzenia minimalnego, jak i od wymiaru czasu pracy w miesiącu, w którym wystąpiła praca w nocy. W związku z ustaleniem Wigilii jako święta obniża się czas pracy w grudniu, co wpływa na wysokość dodatku. [tabela 4]

Ten dodatek ten przysługuje zarówno za pracę w nocy wynikającą z rozkładu czasu pracy, jak i za wykonywane w nocy na polecenie pracodawcy nadgodziny.

Dodatek za pracę w nocy jest obligatoryjnym składnikiem wynagrodzenia. Powinien zostać wypłacony w terminie wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym praca w godzinach nocnych wystąpiła. To świadczenie jest należne za czas przepracowany w nocy i w przypadku niepełnych godzin należy je ustalić proporcjonalnie. Pracownik ma zatem prawo np. do 1/4 (przy 15 minutach) lub 1/3 (przy 20 minutach) części dodatku za godzinę pracy nocnej należnego w danym miesiącu. [przykład 6]

Przykład 6

Ekwiwalent urlopowy

Dodatkowe święto ma wpływ na wysokość współczynnika urlopowego. Wprost służy on ustaleniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, ale w praktyce ma zdecydowanie szersze zastosowanie, gdyż pojawia się w obliczeniach wielu świadczeń dla pracowników (odpraw, odszkodowań). Przepisy odnośnie do ich ustalania odsyłają bowiem do zasad dotyczących ekwiwalentu.

Zgodnie z par. 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za jeden dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego.

Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.

Wigilia ustanowiona świętem wpływa zatem wprost na wysokość współczynnika, ale dopiero od lutego 2025 r. Nie można przyjąć, że przy zastosowaniu współczynnika w styczniu można się opierać przy ustalaniu jego wysokości na dniu świątecznym, który zgodnie z obowiązującymi w styczniu przepisami świętem jeszcze nie jest. Dlatego w 2025 r. obowiązują dwa współczynniki urlopowe:

• dla stycznia [365 dni roku – (52 niedziele + 11 dni świątecznych + 52 dni wolne)] : 12 = 20,83
• dla okresu luty–grudzień [365 dni roku – (52 niedziele + 12 dni świątecznych + 52 dni wolne)] : 12 = 20,75.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu.

Aby obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy, należy postępować po kolei w następujący sposób:

• krok 1 – podzielić sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik urlopowy;
• krok 2 – podzielić tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika;
• krok 3 – pomnożyć tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego. [przykłady 7 i 8]

Przykład 7

Przykład 8