Wyniki kontroli NIK w sprawie przesyłek sądowych pokazują, że błędy popełnili wszyscy. Zarówno Ministerstwo Sprawiedliwości, Centrum Zakupów dla Sądownictwa, jak i wykonawca – Polska Grupa Pocztowa.
Umowę podpisano w ostatniej chwili / Dziennik Gazeta Prawna
Najwyższa Izba Kontroli wzięła pod lupę pierwszy rok realizacji dwuletniej umowy (2014–2015) na doręczanie przesyłek z sądów i prokuratur. Zbiega się to w czasie z rozstrzygnięciem nowego przetargu, który dotyczy kontraktu na lata 2016–2018. W czwartek ogłoszono zwycięstwo Poczty Polskiej z ceną o 182 mln zł niższą od zaoferowanej przez obecnego wykonawcę, Polską Grupę Pocztową.
Reklama
Choć wyniki kontroli zostaną upublicznione dopiero w najbliższych dniach, DGP dowiedział się, że ocena pierwszego okresu realizacji trwającego wciąż kontraktu jest niekorzystna prawie dla wszystkich zainteresowanych – poza prokuraturą.

Reklama
– Długotrwałe procedury przetargowe i zbyt późne podpisanie umów sprawiły, że PGP nie była wystarczająco dobrze przygotowana do świadczenia usług pocztowych na rzecz sądów i prokuratur. Spowodowało to wiele problemów w doręczaniu przesyłek, zwłaszcza na początku współpracy. Z upływem czasu jakość usług pocztowych świadczonych przez PGP stopniowo rosła – komentuje Dominika Tarczyńska, rzeczniczka prasowa Najwyższej Izby Kontroli.
Za mało czasu
Zbyt późne ogłoszenie przetargu to główna – według izby – przyczyna późniejszych komplikacji. Winne jest tu Ministerstwo Sprawiedliwości, które zbyt późno przekazało jego organizację Centrum Zakupów dla Sądownictwa. W efekcie umowy zostały podpisane na niespełna dwa tygodnie przed rozpoczęciem realizacji usługi. Co ważne – usługi, która dotychczas zawsze była wykonywana przez Pocztę Polską. Biorąc pod uwagę, że był to okres świąteczny, tak naprawdę PGP miała zaledwie kilka dni na przygotowanie się do zadania.
Zarówno MS, jak i CZdS nie zgadzają się jednak z tymi zarzutami.
– Decyzja o przekazaniu Sądowi Apelacyjnemu w Krakowie (w którego imieniu działa Centrum Zakupów dla Sądownictwa) obowiązku przeprowadzenia postępowań przetargowych w zakresie usług pocztowych i kurierskich nastąpiła już w roku 2012 r. Zarządzenie z 25 lutego 2013 r., na które powołuje się NIK w wynikach kontroli, nie zawierało w tym zakresie żadnych zmian – wyjaśnia Wioletta Olszewska z wydziału komunikacji społecznej i promocji MS.
Dlaczego zatem tak mało czasu wykonawca miał na przygotowanie się do realizacji umowy? CZdS tłumaczy to procedurami odwoławczymi.
– Wykonawca złożył ofertę, w której zobowiązał się do rozpoczęcia świadczenia usług w określonym terminie. Długość oraz zakres postępowań odwoławczych znajduje się poza kontrolą zamawiającego – otrzymaliśmy odpowiedź z sekretariatu CZdS.
Trudne początki
Ostatecznie jednak tak późne zawarcie umowy spowodowało wiele problemów z doręczaniem listów, zwłaszcza w I kwartale 2014 r. Później jakość świadczenia usług zaczęła rosnąć. W III kwartale 2014 r. na pytanie rozesłane przez NIK do wszystkich sądów okręgowych 90 proc. odpowiedziało, że nastąpiła poprawa, a 10 proc., że współpraca jest nadal niezadowalająca.
Na początku jednak według kontrolerów PGP nie przekazywała w terminie potwierdzeń odbioru, skracała termin drugiej awizacji przesyłek w postępowaniu karnym – co mogło prowadzić do nieskuteczności doręczeń, nie zapewniała też należytej ochrony korespondencji przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich.
Zdaniem PGP wnioski te są nieuprawnione.
– Pragniemy jednoznacznie zaprzeczyć doniesieniom o rzekomych opóźnieniach w doręczaniu korespondencji i o niewłaściwym obliczaniu terminów awizacji przesyłek sądowych – w tym skracaniu ustawowego terminu drugiej awizacji listów w postępowaniu karnym. Jedyny problem, jaki występował, to niejasności w przepisach karnych i odmienne ich stosowanie przez poszczególne sądy – tłumaczy Wojciech Kądziołka, rzecznik prasowy InPost.
– Z chwilą otrzymania oficjalnej wykładni MS w pełni się do niej zastosowaliśmy – zapewnia.
Przy czym w pierwszym okresie obowiązywania umowy sądy nie miały nawet podstaw do wysuwania roszczeń (poza tymi wynikającymi z powszechnie obowiązującego prawa). W umowach zapisano jedynie deklaratywny charakter terminów doręczeń.
– Dopiero po czterech miesiącach zawarto porozumienie precyzujące zapisy umowy, w którym operator zobowiązał się do dotrzymywania terminów – pierwotnie deklaratywny charakter terminów doręczeń zmieniono na gwarantowany. Od tego momentu sądy mogły wykorzystywać uprawnienia dotyczące występowania o zryczałtowane odszkodowania – wyjaśnia Dominika Tarczyńska.
NIK negatywnie oceniła też sposób rozpatrywania reklamacji przez PGP. Jej zdaniem procedura z tym związana trwała zbyt długo i często udzielano niepełnych odpowiedzi. Jeśli jednak chodzi o samą wypłatę odszkodowań przez operatora, to kontrola nie wykazała uchybień.
Słaby nadzór
Dużo zastrzeżeń zgłoszono natomiast do nadzoru nad realizacją kontraktu. MS przekazało go Sądowi Apelacyjnemu w Krakowie, tyle że ten nie ma uprawnień nadzorczych nad innymi sądami. W efekcie, choć podejmowano próby interwencji, nie zawsze były one skuteczne.
Wnioski pokontrolne można podsumować krótko – lepsze przygotowanie kolejnych przetargów, danie wykonawcy więcej czasu przed tym, zanim zacznie realizować kontrakt, i lepszy nadzór. Problem polega na tym, że przynajmniej pierwszy z tych postulatów już jest nieaktualny. Przetarg na kolejny, tym razem trzyletni kontrakt, właśnie jest finalizowany. CZdS wybrało ofertę Poczty Polskiej i teraz czeka, czy PGP zakwestionuje ten wybór w odwołaniu do Krajowej Izby Odwoławczej. Prywatny operator na razie nie ujawnia, czy zdecyduje się na ten krok.
Minister sprawiedliwości Zbigniew Ziobro, chwaląc wybór publicznego operatora, mówił, że Poczta zacznie wykonywać kontrakt już w lutym. To jednak przede wszystkim zależy od ewentualnego postępowania odwoławczego.
Kierując się wytycznymi NIK, zamawiający powinien dać wykonawcy jak najwięcej czasu na przygotowanie się do realizacji umowy. Zgodnie ze specyfikacją powinno to nastąpić w terminie wskazanym przez CZdS, nie później niż trzy miesiące od zawarcia umowy.
Głównym wyzwaniem, jakie stoi przed Pocztą Polską, jest system elektronicznego potwierdzenia odbioru (EPO). PGP wdrożyła go we wszystkich sądach, publiczny operator będzie dopiero musiał się z tymi zmierzyć. I tu niespodzianka: prywatny konkurent deklaruje, że w razie problemów może służyć pomocą. „Zdajemy sobie sprawę, że PP nadal nie ma odpowiedniej infrastruktury EPO, która znakomicie usprawnia pracę sądów, dlatego oferujemy wsparcie celem uniknięcie dezorganizacji pracy wymiaru sprawiedliwości w Polsce” – można przeczytać w komunikacie PGP.
Zarówno MS, jak i CZdS zapewniają, że wyciągnęli wnioski z kontroli NIK i że kontrakt na kolejne lata jest dobrze napisany. PP musi liczyć się więc z wysokimi karami w razie nienależytego wykonywania usług (dla przykładu: za zgubienie jednego listu zapłacić równowartość minimalnej pensji, czyli w następnym roku 1850 zł).