Subskrybuj nas na Youtube
Zbyt późne rozpoczynanie postępowań, dzielenie ich na części, stosowanie wolnej ręki to wciąż częste praktyki zamawiających. Gdy w grę wchodzą pieniądze z UE, ich stosowanie oznacza duże kłopoty
Projekty współfinansowane z unijnych funduszy są pod stałym nadzorem Urzędu Zamówień Publicznych. Przy najdroższych inwestycjach administracja zdaje sobie sprawę, że nie uniknie kontroli. Przepisy są tu bezlitosne. Jeśli wartość zamówienia osiąga 20 mln euro w przypadku robót budowlanych oraz 10 mln euro w przypadku dostaw i usług musi ono zostać objęte tzw. kontrolą uprzednią UZP. Wynika to wprost z art. 169 ustawy - Prawo zamówień publicznych z 29 stycznia 2004 r. (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.; dalej: p.z.p.).
Przewidywalność kontroli sprawia, że to właśnie w najdroższych przetargach współfinansowanych ze środków unijnych popełnia się najmniej błędów. Zaledwie 8 proc. z nich to takie naruszenia, które mogą wpływać na wynik postępowania. Zupełnie inaczej statystyka kształtuje się przy tańszych zamówieniach z udziałem środków europejskich. Tu aż 76,5 proc. kontroli skończyło się stwierdzeniem naruszeń mogących wpłynąć na wynik postępowania. Te zamówienia są sprawdzane albo na wniosek (np. wykonawców czy instytucji zarządzających funduszami), albo też z urzędu. Wcześniej jednak najczęściej poprzedza je postępowanie wyjaśniające podczas którego UZP weryfikuje się, czy są podstawy do głębszego zbadania sprawy. Te kontrole mogą być zarówno uprzednie (przeprowadzane przed zawarciem umowy), jak i doraźne (przeprowadzane nawet po realizacji zamówienia).
Niezależnie od konsekwencji grożących i samym urzędnikom, i reprezentowanym przez nich jednostkom skutki naruszeń prawa widać na etapie prowadzenia inwestycji. Takie wnioski płyną z opublikowanego właśnie przez UZP raportu „Wyniki przeprowadzonych w 2014 r. przez prezesa Urzędu Zamówień Publicznych kontroli zamówień współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej”. Według jego autorów błędy często wynikają z niewłaściwego przygotowania postępowania, zbytniego pośpiechu czy też chęci „pójścia na skróty”.
Z RAPORTU UZP
Należy zauważyć problem z niejasnym, niepełnym, nieuwzględniającym wszystkich potrzeb i wymogów funkcjonalnych opisywaniem przedmiotu zamówienia, również w dokumentacji projektowej robót budowanych. W sposób negatywny rzutuje to na czas trwania postępowania o udzielenie zamówienia poprzez zwiększoną liczbę pytań wykonawców do specyfikacji i przedłużanie terminu składania ofert, ale także na etap realizacji zamówienia. Wszystkie bowiem niedostatki opisu przedmiotu zamówienia niezauważone przez zamawiającego lub wykonawców i nieusunięte przed terminem składania ofert ujawniają się w trakcie realizacji zamówienia, zmuszając zamawiających do zmian umowy czy udzielania zamówień dodatkowych w trybie z wolnej ręki, niejednokrotnie w sytuacjach, w których nie są spełnione ustawowe przesłanki dla takich rozwiązań.
Lepiej łączyć
Przepisy zabraniają dzielenia zamówienia w celu obejścia ustawy. Dotyczy to nie tylko sytuacji, gdy chodzi o całkowite uniknięcie stosowania p.z.p. czyli taki podział, by wartość każdej z części nie przekraczała 30 tys. euro (wcześniej 14 tys. euro). Chodzi również o to, jaki reżim ustawowy się stosuje. Do progów unijnych (134 tys. euro dla dostaw i usług kupowanych przez administrację centralną, 207 tys. euro dla dostaw i usług kupowanych przez administrację samorządową oraz 5,186 mln euro dla robót budowlanych) obowiązują procedury uproszczone. Ogłoszenie publikuje się w Biuletynie Zamówień Publicznych, a nie przekazuje Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. Obowiązują też krótsze terminy i inne zasady odwołań do Krajowej Izby Odwoławczej.
Udzielanie odrębnych zamówień na części, których wartość jest mniejsza od progów unijnych również może zostać zakwestionowane. Przekonało się o tym jedno ze starostw powiatowych, które kupowało bazy danych w ramach projektu realizowanego z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego. Chodziło o stworzenie systemu map kartograficznych. Starostwo udzieliło w sumie trzech zamówień na trzy różne bazy danych. Jedna kosztowała 62 tys. euro, druga 89 tys. euro, a trzecia 122 tys. euro. Żaden z zakupów nie przekraczał progów unijnych, więc skorzystano z uproszczonych procedur. Zdaniem UZP stanowiło to naruszenie prawa. Wszystkie zamówienia należało bowiem zsumować. A wówczas ich wartość wyniosłaby 274 tys. euro, czyli przekraczałaby progi unijne.
Z RAPORTU UZP
W systemie zamówień publicznych obowiązuje zasada, że zamawiający powinien traktować jak jedno zamówienie takie zamówienia, w których zachodzi możliwość ich realizacji przez jednego wykonawcę i gdy są one tożsame rodzajowo oraz posiadają podobne przeznaczenie. Jednocześnie, obok związku funkcjonalnego pomiędzy takimi zamówieniami, dodatkowe znaczenie ma również zaistnienie między nimi związku czasowego. Taki związek zachodzi, gdy funkcjonalnie powiązane ze sobą zamówienia mają być nabywane w dającej się przewidzieć, określonej perspektywie czasowej.
Ponieważ w każdym z trzech udzielonych zamówień chodziło o bazy danych nie było wątpliwości, że są one tożsame rodzajowo. UZP uznał również, że starostwo mogło przewidzieć konieczność zakupu każdej z nich. Co więcej, potwierdził to również przebieg przetargów, w których startowały te same firmy. Dlatego też wartość wszystkich trzech zamówień należało zsumować. UZP podkreślił, że nic nie stało na przeszkodzie, by udzielić ich w odrębnych postępowaniach – każde z nich powinno zostać jednak przeprowadzone w procedurze obowiązującej powyżej progów unijnych.
Starostwo tłumaczyło, że podział zamówienia na części wynikał z rozłożonego w czasie zawierania porozumień z gminami, których tereny miały objąć dane kartograficzne. To jednak, zdaniem UZP, nie miało żadnego znaczenia przy ocenie naruszenia. Względy administracyjno-prawne o niczym tu bowiem nie przesądzały.
Brak podstaw do wyłączenia
W zadaniu finansowanym z Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka zatytułowanym „Wspieranie powiązań i rozwoju produktów branży AGD” wyłączenia potraktowano w sposób bardzo wybiórczy.
Powoływano się m.in. na podstawę prawną pozwalającą uniknąć stosowania ustawy p.z.p. Miał nią być art. 4 pkt 3 lit. g p.z.p. wyłączający spod ustawy „nabycie, przygotowanie, produkcję lub koprodukcję materiałów programowych przeznaczonych do emisji w radiu, telewizji lub internecie”. Analizując treść tej normy prawnej UZP zauważył, że w żadnej z ustaw nie ma definicji emisji. Dlatego też odwołał się do definicji ze Słownika Języka Polskiego PWN, zgodnie z którą przez emisję należy rozumieć nadawanie programu radiowego lub telewizyjnego.
Z RAPORTU UZP
Tak rozumianej emisji nie mogą realizować dowolne podmioty, lecz wyłącznie podmioty dysponujące odpowiednimi możliwościami technicznymi, które pozwalają na emitowanie programu radiowego lub telewizyjnego w sposób umożliwiający jego odbiór w szczególności za pośrednictwem odbiorników radiowych lub telewizyjnych, tj. nadawcy radiowi lub telewizyjni. Art. 4 pkt 3 lit. g p.z.p. nie daje podstaw do skorzystania z tego wyłączenia także w przypadku nabycia, produkcji lub koprodukcji materiałów o dowolnej treści lub formie nadających się do zamieszczenia w internecie, które nie mają charakteru materiałów programowych w powyżej zaprezentowanym rozumieniu, tj. nie są przeznaczone do emisji w radiu lub telewizji przez nadawców radiowych lub telewizyjnych.
Interpretując w ten sposób przepisy UZP doszedł do wniosku, że wyłączeniu spod ustawy nie podlegają zlecenia polegające m.in. na redagowaniu plików tekstowych, które następnie będą umieszczane na portalu zamawiającego.
Natychmiastowa konieczność realizacji zamówienia
Zdarza się, że inwestycja nie jest realizowana tak, jak być powinna. Czasem zachodzi konieczność dokończenia jej przez inną firmę. Gdy czas nagli, zamawiający sięgają po tryb zamówienia z wolnej ręki. Przesłanki do jego zastosowania są jednak bardzo rygorystyczne.
Jedno z miast realizowało z Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury budowę budynków w Miejskiej Strefie Rozwoju. Wykonawcę wyłoniono w przetargu, tyle że z powodu problemów finansowych nie był w stanie dokończyć inwestycji. W tej sytuacji miasto postanowiło zlecić z wolnej ręki wykonanie wentylacji i klimatyzacji. Powołało się na art. 67 ust. 1 pkt 3 p.z.p. Zgodnie z tym przepisem zamówienia z wolnej ręki można udzielić, „jeżeli ze względu na wyjątkową sytuację, nie wynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia”. UZP zwrócił uwagę, że w normie tej jest mowa o konieczności natychmiastowego wykonania zamówienia, przez co rozumie się realizację prac w zasadzie z dnia na dzień. Inaczej brzmi art. 62 ust. 1 pkt 4 p.z.p., który pozwala na zastosowanie negocjacji bez ogłoszenia (tryb zbliżony do wolnej ręki, tyle że trzeba w nim zaprosić do składania ofert pięć firm, a nie jedną). Mowa w nim jest bowiem o konieczności natychmiastowego udzielenia zamówienia, czyli zawarcia umowy. Nie ma więc znaczenia, jak długo będą trwały same prace.
Z RAPORTU UZP
Art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy p.z.p. nie dotyczy udzielania zamówień, których wykonanie trwa dłużej niż natychmiast, np. miesiąc (jak w niniejszej sprawie). Jest to zatem przesłanka, z której można skorzystać jedynie w sytuacjach wyjątkowych, wymagających od zamawiającego szczególnie szybkiej reakcji. Potrzeba natychmiastowego zrealizowania zamówienia podyktowana jest koniecznością uniknięcia negatywnych konsekwencji zaniechania niezwłocznego podjęcia działań, mających na celu uniknięcie tych skutków.
Miejscy urzędnicy tłumaczyli, że jeśli natychmiast nie zleciliby prac to mogliby stracić część dofinansowania. Nie dotrzymaliby terminów przewidzianych w projekcie. To jednak, zdaniem UZP, również nie jest wystarczającym argumentem. Przepis, na który powołano się udzielając zamówienia z wolnej ręki dotyczy szczególnych sytuacji, gdy zagrożone jest zdrowie lub życie, bezpieczeństwo lub gdy trzeba zapobiec szkodzie w majątku. Możliwość przekroczenia terminów zapisanych we wniosku o dofinansowanie do takich sytuacji się nie zalicza.
Warto wspomnieć, że na ten sam przepis ostatnio próbował się powołać stołeczny ratusz, chcąc zlecić z wolnej ręki odbudowę spalonego Mostu Łazienkowskiego. Po publikacjach DGP, w których eksperci zwracali uwagę, że trwające wiele miesięcy prace nie mogą być uznane za natychmiastowe, stołeczni urzędnicy zmienili zdanie i postanowili jednak sięgnąć po tryb negocjacji bez ogłoszenia.
Roboty uzupełniające trzeba przewidywać
W przypadku projektu budowy hali sportowej finansowanego z Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka naruszenie przepisów było ewidentne. Zamawiający w ogłoszeniu o tym zamówieniu nie wskazał możliwości udzielenia zamówień uzupełniających. Tymczasem w umowie taka możliwość już się pojawiła.
Zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 6 p.z.p. zamawiający może udzielić zamówienia uzupełniającego z wolnej ręki w okresie trzech lat od udzielenia zamówienia podstawowego dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych. Przy czym może one stanowić nie więcej niż 50 proc. wartości zamówienia podstawowego i ma polegać na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień. Oczywiście jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w ogłoszeniu dla zamówienia podstawowego i jest zgodne z jego przedmiotem.
W przypadku tej kontroli kluczowe było to, że opcja udzielenia zamówienia uzupełniającego nie została przewidziana w ogłoszeniu. Dlaczego jest to tak ważne? Dlatego, że zdając sobie z tego sprawę firmy mogą inaczej kształtować warunki oferty. Tymczasem w tym przetargu składali je nie wiedząc, że jest szansa na otrzymanie dodatkowego zlecenia, za dodatkowym wynagrodzeniem. Taka opcja pojawiła się dopiero w umowie zawartej ze zwycięskim wykonawcą.
Z RAPORTU UZP
W przedmiotowym postępowaniu zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu podstawowym zamieszczonym w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, na swojej stronie internetowej oraz w siedzibie nie przewidział możliwości udzielenia zamówień uzupełniających, a tym samym w okolicznościach przedmiotowej sprawy nie zaszła obligatoryjna przesłanka umożliwiająca mu udzielenie ww. zamówień uzupełniających na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 6 p.z.p.
Najpierw wezwanie
Niejednokrotnie zdarza się, że przetarg trwa dłużej niż pierwotnie planował zamawiający. Jeśli upływa termin związania ofertą należy wezwać do jego przedłużenia. A jeśli organizator przetargu tego nie zrobił, a wykonawcy sami z siebie również nie przedłużyli terminu związania ofertą? Zgodnie z interpretacją UZP nie wolno wówczas wykluczyć przedsiębiorcy.
W przetargu na zamówienie współfinansowane z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko termin składania ofert wyznaczono na 12 grudnia 2013 r. Jednocześnie termin związania ofertą określono na 90 dni, co oznaczało, że upływał 11 marca 2014 r. Procedura przetargowa przeciągała się, w końcu 1 kwietnia 2014 r. (i nie był to żart primaaprilisowy) zamawiający poinformował o wykluczeniu z przetargu dziewięciu wykonawców. Powód – brak przedłużenia terminu związania ofertą. Z własnej inicjatywy termin ten przedłużyli dwaj pozostali w przetargu przedsiębiorcy.
Kontrolerzy UZP nie mieli wątpliwości, że zamawiający złamał prawo. Najpierw powinien bowiem wezwać do przedłużenia terminu związania ofertą, a dopiero później – jeśli któraś z firm nie zrobiłaby tego – wykluczyć ją z przetargu.
Z RAPORTU UZP
Zgodnie z art. 85 ust. 2 p.z.p. wykonawca samodzielnie lub na wniosek zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą. Z przepisu tego wynika, że przedłużenie tego terminu jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem wykonawcy. Jednocześnie należy zauważyć, iż art. 24 ust. 2 pkt 2 p.z.p. stanowi, że z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się wykonawców, którzy nie wnieśli wadium do upływu terminu składania ofert, na przedłużony okres związania ofertą lub w terminie, o którym mowa w art. 46 ust. 3 p.z.p. albo nie zgodzili się na przedłużenie okresu związania ofertą. Cytowany przepis określa przesłanki wykluczenia wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia, do których zalicza się brak zgody wykonawcy na przedłużenie okresu związania ofertą (stanowiła podstawę wykluczenia wykonawców w kontrolowanym postępowaniu). Odniesienie w art. 24 ust. 2 pkt 2 p.z.p. do wyrażenia zgody przez wykonawcę na przedłużenie terminu związania ofertą oznacza zatem, że wykluczenie z postępowania jest następstwem wyłącznie takiej sytuacji, gdy to zamawiający zwrócił się o zgodę na przedłużenie, a wykonawca odmówił jej wyrażenia. Przepis nie przewiduje natomiast wykluczenia wykonawcy w sytuacji, gdy ten nie przedłużył terminu związania ofertą z własnej inicjatywy.
Pośpiech złym doradcą
W raporcie UZP na pierwszy plan nie wysuwają się naruszenia, które z pełną premedytacją są popełniane przez urzędników. Raczej kładzie on nacisk na błędy wynikające z nieznajomości prawa. I tak niezasadne stosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki czy też niedozwolone zmiany umowy są – zdaniem kontrolerów - najczęściej wynikiem:
- braku umiejętności zdefiniowania i opisania faktycznych uzasadnionych potrzeb, niejednoznacznego, nierzetelnego opisu przedmiotu zamówienia, czyli braku dochowania przez zamawiającego należytej staranności na etapie przygotowania postępowania, co z kolei bywa skutkiem braku świadomości znaczenia tego opisu dla późniejszej realizacji inwestycji,
- braku znajomości odpowiednich przepisów ustawy p.z.p. dotyczących nie tylko samego opisu przedmiotu zamówienia, ale także możliwości zastosowania dialogu technicznego, przewidzenia prawa opcji, zamówień uzupełniających czy zmian umowy,
- pośpiechu spowodowanego zbyt późnym rozpoczęciem realizacji projektu i koniecznością jego zakończenia w terminach przewidzianych w umowie o dofinansowanie,
- zawarcia umowy, która nie przewiduje istotnych dla zamawiającego uprawnień w zakresie np. praw autorskich, egzekwowania udziału w realizacji zamówienia podmiotów, które posiadają wymagany na etapie postępowania potencjał (doświadczenie, kadra, sprzęt, finanse), egzekwowania należytego wykonania zamówienia, zmian umowy.
Najmniej błędów w najdroższych postępowaniach
Zamówienia o wartości co najmniej 20 mln euro dla robót budowlanych i 10 mln euro dla dostaw i usług
– przeprowadzone kontrole – 181
– brak naruszeń – 82 proc.
– naruszenia formalne – 10 proc.
– naruszenia mogące mieć wpływ na wynik postępowania – 8 proc.
Zamówienia o wartości niższej niż 20 mln euro dla robót budowlanych i 10 mln euro dla dostaw i usług
– przeprowadzone kontrole – 38
– brak naruszeń – 13 proc.
– naruszenia formalne – 10,5 proc.
– naruszenia mogące mieć wpływ na wynik postępowania – 76,5 proc.
[Dane Urzędu Zamówień Publicznych za 2014 r.]
Skąd się biorą tak duże dysproporcje między wynikami kontroli droższych i tańszych zamówień współfinansowanych ze środków unijnych? Przede wszystkim stąd, że przy tych pierwszych zamawiający z góry zdają sobie sprawę z objęcia ich kontrolą uprzednią (przed zawarciem umowy). Z kolei pozostałe przetargi są weryfikowane w ramach kontroli doraźnej, a więc po wcześniejszej weryfikacji potwierdzającej, czy są powody do formalnego wszczęcia kontroli. Tym samym należy tłumaczyć dużo większą liczbę kontroli uprzednich.
Coraz mniej błędów
Dane Urzędu Zamówień Publicznych dotyczące kontroli zamówień współfinansowanych z funduszy unijnych pokazują, że coraz rzadziej wykrywane są w nich błędy. W 2014 r. tylko w 30 proc. postępowań dopatrzono się błędów, z czego tylko w 10 proc. takich, które mogły mieć wpływ na ich wynik. To bardzo dobry wynik zważywszy, że przy przetargach finansowanych ze źródeł własnych wyniki kontroli pokazują, że aż 90 proc. dotknięta jest różnymi wadami.
Kontrole UZP
| Rok | Liczba przeprowadzonych kontroli | Nie stwierdzono naruszeń | Stwierdzono naruszenia | Wpływające na wynik postępowania | Nie mające wpływu na wynik postępowania |
| 2014 | 219 | 70 proc. | 30 proc. | 20 proc. | 10 proc. |
| 2013 | 256 | 54 proc. | 46 proc. | 20 proc. | 26 proc. |
| 2012 | 232 | 64 proc. | 36 proc. | 23,5 proc. | 12, 5 proc. |
| 2011 | 299 | 58 proc. | 42 proc. | 18 proc. | 24 proc. |
| 2010 | 294 | 48 proc. | 52 proc. | 36,9 proc. | 15,1 proc. |
Jak unikać korekt finansowych
Artur Wawryło ekspert z Centrum Obsługi Zamówień Publicznych
Największe kłopoty w przypadku projektów współfinansowanych dotyczą oczywiście naruszeń skutkujących naliczeniem korekt finansowych. Modyfikowana wielokrotnie „Tabela korekt” nadal nie jest dobrym narzędziem karania najpoważniejszych naruszeń, często stanowiąc podstawę naliczania niemałych w skali dofinansowania kar za naruszenia, które zasadniczo pozostają bez wpływu na wynik postępowania.
Kierując się mym wieloletnim doświadczeniem w kontroli projektów współfinansowanych zalecałbym zamawiającym, aby weryfikowali prowadzone postępowania zwracając szczególną uwagę na wymienione niżej aspekty.
1
Szacowanie wartości zamówienia
Należy badać udzielenie rodzajowo tożsamych zamówień bez względu na źródło finansowania – to wartość zamówienia determinuje sposób jego prowadzenia, a nie źródło pochodzenia środków. W tym zakresie należy na bieżąco prowadzić i uaktualniać plan zamówień jako podstawę wszczynania postępowań. Coraz częściej kontrolujący nie badają wybranych przetargów, ale horyzontalnie – tożsame rodzajowo zamówienia. Trzeba też posiadać i przechowywać dowody przeprowadzenia procesu badania wartości zamówienia. Warto też pamiętać o możliwościach obrony, jakie daje art. 6a p.z.p. w przypadku zarzutów kontrolującego.
2
Warunki udziału w postępowaniu
Przedmiot zamówienia determinuje kształt warunku udziału w postępowaniu. Należy określać warunki nie wykraczając poza granice wyznaczone wartością i zakresem przedmiotu zamówienia. Warunki należy konkretyzować i nie wolno pozwalać by były wieloznaczne, gdyż utrudnia to późniejszą ocenę ich spełniania i może godzić w uczciwą konkurencję i równe traktowanie wykonawców.
3
Dokumenty wymagane od wykonawców
Należy pamiętać, że katalog dokumentów jest zasadniczo zamknięty. Co więcej – wymagane powinny być jedynie te, które rzeczywiście są konieczne w danym postępowaniu. Określając tak warunki, jak i listę dokumentów wymaganych trzeba też mieć na uwadze konsorcja – warto opisać sposób oceny ofert w takim przypadku.
4
Opis przedmiotu zamówienia
Trzeba zwrócić uwagę, zwłaszcza w przypadku zakupów sprzętu teleinformatycznego, na neutralność technologiczną opisu. Używanie nazw własnych zamawianych dóbr traktować zawsze jako wyjątek, a jeśli już po nie sięgamy, to z obowiązkowym dopuszczeniem składania ofert równoważnych i – co istotne – opisaniem kryteriów oceny tejże równoważności. Na wypadek kontroli warto mieć listę sprzętu różnych producentów, które spełniają wymagania specyfikacji. W ten sposób udowodnimy przestrzeganie zasady konkurencyjności.
5
Przesłanki wyboru trybów
Bardzo ostrożnie należy podchodzić do trybów ograniczonej konkurencji, takich jak wolna ręka czy negocjacje bez ogłoszenia. Ich przesłanki muszą być czytane zawężająco w procesie interpretacji. Jeśli mamy jakiekolwiek wątpliwości to zdecydowanie doradzam sięgnąć po tryby konkurencyjne. Gdyby bowiem okazało się, że nie mieliśmy racji – umowa może zostać unieważniona.
6
Wady w procesie oceny ofert
Procedura wyjaśniania ofert w trybie art. 87 ust. 1 p.z.p. nie może prowadzić do zmian treści oferty. Aktualnie obligatoryjne jest też wzywanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny. Należy pamiętać o obowiązkowym charakterze przepisów dotyczących uzupełniania dokumentów, z drugiej jednak strony nie dotyczy to treści ofert – np. kosztorysów przy robotach budowlanych. Procedura poprawiania omyłek w ofertach także nie jest dobrowolna, tylko obowiązkowa. Szczególną uwagą warto obdarzać oferty najkorzystniejsze. Zarówno ich bezpodstawne odrzucenie, jak i niedostrzeżenie wad wypacza wynik przetargu.
7
Aneksowanie umów
Zmiana umowy to wyjątek od zasad, jaką jest ich niezmienność. Choć art. 144 ust. 1 p.z.p. pozwala aneksować umowę w zakresie nieistotnych zmian, które nie muszą być przewidziane w specyfikacji, to jednak ocena tej istotności często jest kwestionowana podczas kontroli. O wiele bezpieczniej jest zatem nie ryzykować i przewidzieć możliwość zmiany już w specyfikacji wraz z określeniem warunków jej dokonania. Elementy takie jak zakres rzeczowy zamówienia czy termin realizacji zamówienia to zasadniczo elementy istotne umowy, stąd aby je aneksować konieczne jest przewidzenie możliwości zmian już w specyfikacji.
8
Zmiany terminów realizacji
– jeśli przetarg się przedłuża to z oczywistych względów trzeba czasem zmienić termin realizacji. Niestety zamawiający zapominają, że wiąże się to z koniecznością opublikowania zmian w ogłoszeniu. Skutkiem tego są niestety korekty finansowe.