Samoloty znikają bez śladu, czasem nawet i statki, a co dopiero mówić o dokumentach. Statystyki pokazują, że średnio w roku ginie około pięciuset akt sądowych. Postępowania dyscyplinarne w tym zakresie można zaś zliczyć na palcach jednej ręki.

- Osobiście nie spotkałem się z postępowaniem dyscyplinarnym za zagubienie akt. Świadczy to moim zdaniem o odpowiedzialności sędziów za powierzane im dokumenty - mówi sędzia Rafał Puchalski z Sądu Rejonowego w Jarosławiu.

Podobnie w adwokaturze czy u radców prawnych postępowań dyscyplinarnych w tym zakresie jest garstka, albo i mniej.

Reklama

- W praktyce rzecznika dyscyplinarnego takie sprawy zdarzają się, ale niezwykle rzadko. W większości przypadków radca prawny zostaje pociągnięty do odpowiedzialności dyscyplinarnej za niewłaściwe obchodzenie się z powierzonymi dokumentami - wyjaśnia radca prawny dr Tomasz Niedziński, rzecznik dyscyplinarny Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie.

Podkreśla, że wszystkie akta spraw sądowych prowadzonych przez radców co do zasady zawierają tajemnicę radcowską. No i w praktyce zdarzają się przypadki zgubienia ich.

Reklama

- Kwestia jest o tyle złożona, że każdy taki przypadek powinien być rozpoznawany inaczej. Jeżeli akta zostały zagubione lub skradzione, a radca nie dochował należytej staranności w ich zabezpieczeniu bo np. zostawił je w samochodzie, który został skradziony, to może być pociągnięty do odpowiedzialności dyscyplinarnej. Inna natomiast będzie sytuacja np. gdy wybuchł pożar w sąsiednim pomieszczeniu i w następstwie tego pożaru np. spaliła się cała kancelaria wraz z jej zawartością - wskazuje mec. Niedziński.

Adwokat Radosław Baszuk, wiceprezes Wyższego Sądu Dyscyplinarnego Adwokatury przypomina sobie jedną sprawę dyscyplinarną dotyczącą utraty akt, sprzed kilku lat.
- Bez wchodzenia w szczegóły, obwiniony adwokat został uniewinniony, gdyż nie wykazano mu zawinienia w zakresie zabezpieczenia akt przed ujawnieniem lub niepożądanym wykorzystaniem - opowiada mec. Baszuk.

Praca w domu

W znacznej części spraw akta giną, ponieważ są wynoszone poza budynek sądu czy kancelarię. Może więc nie wynosić? Ale, jak mówi sędzia Puchalski, liczba spraw, które każdy mu znany sędzia ma w swoim referacie do rozpoznania, uniemożliwia mu pracę w klasycznym systemie w miejscu pracy.

- Jesteśmy zmuszeni zabierać akta do domu. Osobiście nie pamiętam tygodnia, żebym nie zabierał akt do siebie: w celu przygotowania się do rozprawy czy w celu pisania uzasadnień wydanych orzeczeń. Jest to niewątpliwie nienormalna sytuacja, że sędzia nie ma czasu dla siebie, rodziny i pracę przynosi do domu. Niestety wszystkie dotychczasowe szumne reformy nie pozwoliły na stworzenie systemu, w którym sędzia mógłby sobie pozwolić na pracę jedynie w sądzie - tłumaczy sędzia Puchalski.

W takim jednak wypadku - wyniesienia dokumentów poza gmach sądu - sędzia ma obowiązek poinformować o tym swoich przełożonych. Ukrywanie tego faktu może bowiem prowadzić do jego odpowiedzialności dyscyplinarnej.

Trochę inaczej sytuacja wygląda u adwokatów czy radców prawnych, którzy często zabierają akta spraw do domu, choćby po to, by przygotować się do rozprawy mającej się odbyć kolejnego dnia rano. I akta sprawy powinni mieć ze sobą na sali sądowej.

- Jest to praktyka często spotykana i nie widzę w tym niczego złego - mówi mec. Niedziński.

Mec. Baszuk przyznaje, że idealnym rozwiązaniem byłoby takie, gdyby adwokaci mogli ograniczyć pracę nad aktami wyłączne do czasu spędzanego w kancelarii. - Jednak, jak każde rozwiązanie idealne, w praktyce jest to mało prawdopodobne. Oczywiście ja także pracuję w domu. Jest to dopuszczalne. W kontekście zasad etyki i godności zawodu tajemnicą objęte są bowiem dokumenty dotyczące sprawy uzyskane od klienta oraz innych osób, niezależnie od miejsca, w którym się znajdują. Na to, że mogą znajdować się w mieszkaniu prywatnym, wskazuje chociażby nałożenie na adwokata obowiązku żądania uczestniczenia przedstawiciela samorządu adwokackiego w czynności przeszukania mieszkania - wyjaśnia mec. Baszuk.

Prokuratorzy, jak sędziowie, również mogą zabrać akta ze sobą po pracy, ale za zgodą przełożonego.

Prokurator Jacek Skała, przewodniczący Związku Zawodowego Prokuratorów i Pracowników Prokuratury zwraca uwagę na to, że w takich przypadkach trzeba unikać sytuacji, w których akta mogą zostać zniszczone, zagubione lub utracone w wyniku przestępstwa.

- Odradzałbym zostawianie akt w samochodzie. Znany jest bowiem przypadek krakowskiego sędziego, który popełnił taki błąd i poszedł na spacer. Obecny prokurator generalny jeszcze jako rzecznik dyscyplinarny w sądzie oskarżył go o delikt dyscyplinarny i sędzia został ukarany. W mojej ocenie potraktowano go zbyt surowo, ponieważ akta zabrał do domu i to nie dla zabawy, ale po to, by wykonywać swoją służbę. Pech chciał, że w międzyczasie udał się na spacer - opowiada.

On sam już nie wynosi akt poza swój gabinet. - Mam zasadę. Zero akt w domu. Zamykam gabinet i problemy, które są w aktach, zostają za jego drzwiami. Ale przez pierwsze kilka lat służby brałem dokumenty do domu. W efekcie paragrafy towarzyszyły mi 24 godziny na dobę. Wiem, że zdecydowana większość prokuratorów prowadzących sprawy to robi. Trzeba jednak wyraźnie oddzielić to, co w sprawach od tego, co w życiu prywatnym. Znam wielu, którzy sobie z tym nie radzą. W głowie rozstrzygają stany faktyczne. Sprawy śnią się im po nocach. Ale wynika to z liczby spraw w prokuratorskich referatach. Ta liczba co prawda nie wzrasta, ale zmienia się cały czas charakter spraw na coraz bardziej skomplikowany - mówi prokurator Skała.

Praca na mieście

Praca w domu dla większości prawników jest codziennością. Sporą z nich część można też spotkać w modnych kawiarniach z kawą nad laptopem pracujących po godzinach. Bo milej. Ale też i mniej rozsądnie.

- Sądzę, że zabieranie dokumentów do kawiarni czy restauracji nie jest właściwe. Miejsce publiczne to potencjalne zagrożenie dla bezpieczeństwa akt i wydaje mi się, że o ile sędzia jest zmuszony do pracy nawet na urlopie czy podczas zwolnienia lekarskiego, to praca z aktami powinna odbywać się w domu lub pokoju hotelowym. Dopuszczam oczywiście pracę na posiadanych przez sędziów pendrive’ach, które są szyfrowane i ich zagubienie nie stanowi większego problemu - podpowiada sędzia Puchalski.

Prokurator Jacek Skała także nie pochwala pracy w kawiarniach czy restauracjach. - Nie uważam tego za dobry pomysł, podobnie jak i zabierania akt na urlop. Jeśli mówimy zaś o utrwalaniu akt na fotokopiach, czy skanach to trzeba wyraźnie powiedzieć, że w prokuraturach nie ma takich możliwości technicznych. Nasz sprzęt to raczej informatyczne zabytki. Dużo mówi się o digitalizacji akt, ale w prokuraturach, które prowadzą 99,9 proc. spraw, czyli w rejonach o digitalizacji słyszano, ale nigdy jej nie widziano. W mojej jednostce do komputerów nie da się zainstalować pendrive’ów poza jednym miejscem służbowym na 20 prokuratorów i pracowników administracji - tłumaczy realia pracy w prokuraturze.

Mec. Radosław Baszuk przypomina, że w wypadku zniszczenia akt, adwokat powinien podjąć starania celem ich odtworzenia w możliwie pełnym zakresie.

- Oczywiście własnym staraniem i na własny koszt. W wypadku zagubienia i nie odnalezienia akt lub niemożności ich odtworzenia, powinien niezwłocznie powiadomić o tym klienta. Chowanie głowy w piasek jest najgorszym rozwiązaniem. Na przyszłość zaś, adwokat powinien wyciągając wnioski ze złych doświadczeń i wdrożyć rozwiązania, które zapobiegną podobnym sytuacjom - mówi.

Pomysł pracy w kawiarni czy restauracji uważa za zły, gdyż czas poświęcony na posiłek i czas urlopu należy wykorzystywać zgodnie z ich przeznaczeniem. Jeśli jednak adwokat nie może obyć się bez pracy, to funkcjonuje już szereg rozwiązań informatycznych pozwalających na korzystanie z dokumentów w urządzeniach przenośnych. Nie tylko pamięci zewnętrzne, ale także chmury, email, czy programy do zarządzania kancelarią online.

- Pamiętajmy jednak, że mamy obowiązek stosować oprogramowanie zabezpieczające przed niepowołanym ujawnieniem, zaś przekazywanie informacji objętych tajemnicą w formie elektronicznej wymaga zachowania szczególnej ostrożności i uprzedzenia klienta o ryzyku związanym z zachowaniem poufności. Akt sprawy do restauracji nie zabrałbym. Przede wszystkim z powodów estetycznych - pointuje mec. Baszuk.