Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz. U. z 2012 r., poz. 159 z zm. – dalej u.p.p.) nakłada na jednostkę, która świadczyła usługi zdrowotne obowiązek przechowywania dokumentacji medycznej przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Wyjątki od tego terminu wskazuje ustawa.
Prawo do otrzymania dokumentów, świadczących o przebytym leczeniu przysługuje: pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu oraz osobie upoważnionej. Akt upoważnienia jest ważny także po śmierci świadczeniobiorcy.
Zgodnie z art. 27 u.p.p. udostępnienie dokumentacji może przyjąć jedną z trzech form:
- wgląd, do bazy danych w siedzibie podmiotu, który udzielił świadczeń,
- sporządzenie wyciągów, odpisów lub kopii,
- wydanie oryginału za pokwitowaniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, jeżeli uprawniony organ lub podmiot żąda udostępnienia oryginałów tej dokumentacji.
Za sporządzenie wyciągów, odpisów lub kopii świadczeniodawca może pobierać opłatę. Nie musi tego robić, jednak ustawodawca przewidział taką możliwość. Wskazanie kosztów pozostawiono jednostkom do samodzielnej decyzji. Ustawodawca wskazał jedynie maksymalną wysokość, która nie może przekroczyć za jedną stronę kwoty odpowiadającej 0,002 przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, począwszy od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski".
Wspomnianej opłaty nie pobiera się, gdy dokumentacja medyczna potrzebna jest do postępowania przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych.