Po Nowym Roku wszystkie urzędy stanu cywilnego w kraju staną – przestrzegają ich pracownicy. Powodem spodziewanego bałaganu jest informatyczna rewolucja w lokalnych urzędach szykowana przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych (MSW) i podległy mu Centralny Ośrodek Informatyki (COI).

Jak tłumaczy nam naczelnik jednego z USC, w całej Polsce jest wytworzonych ok. 85 mln aktów stanu cywilnego – aktów ślubu, narodzin, oświadczeń itp. Z tego ok. 30 mln aktów zostało już wprowadzonych w lokalne systemy elektroniczne, z których korzystają urzędy.

Rząd uznał jednak, że wszystkie urzędy stanu cywilnego – ok. 2,3 tys. – powinny działać na jednej aplikacji o nazwie Źródło, którą przygotowali informatycy COI. Problem w tym, że nowy rejestr początkowo będzie pusty, a wszystko, co do tej pory mieliśmy w wersji elektronicznej, trzeba będzie wpisać od nowa. Wydawanie aktów na bazie starego systemu będzie w praktyce niemożliwe. Wprowadzając każdy z dokumentów do nowego systemu, kierownik urzędu będzie musiał się podpisać elektronicznym certyfikatem, co dodatkowo skomplikuje i wydłuży procedury. Do tego dojdą nawarstwiające się sprawy bieżące.

Urzędnicy mają problemy z obsługą nowego programu, tym bardziej że wciąż nie działa finalna wersja. – Krótko mówiąc, w styczniu możemy zapomnieć o uzyskaniu odpisu aktu od ręki – przestrzega naczelnik jednego z urzędów.

COI odpiera zarzuty. Zapewnia, że Źródło umożliwia migrację aktów z obecnych rejestrów bez konieczności ich przepisywania. Choć przyznaje, że problemy mogą wystąpić. – Warunek szybkiej migracji jest jeden: dane o akcie muszą być kompletne, tj. zawierać wszystkie prawnie wymagane informacje. Wiemy, że dla wielu gmin to właśnie może być główny problem. Dotychczas część z nich wprowadzała do swoich aplikacji tylko wybrane informacje, wystarczające do wydania odpisu skróconego aktu. Po 1 stycznia 2015 r. nowy system nie dopuści niepełnych danych i wymusi na urzędnikach ich uzupełnienie – tłumaczy.

Jaką sprawę lepiej teraz załatwić w urzędzie stanu cywilnego

● uzyskanie odpisu aktu stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu)

● uzupełnienie lub sprostowanie informacji zawartych w akcie

● transkrypcja do polskich ksiąg stanu cywilnego dokumentów zagranicznych (np. w przypadku ślubu za granicą), co będzie obowiązkowe od 2015 r.

● złożenie oświadczenia o uznaniu ojcostwa

● zmiana imienia lub nazwiska

Urzędnicy pokazali nam, jak w praktyce sprawdza się aplikacja, z której będą korzystać od stycznia. Niestety, wciąż jest w niej sporo błędów. Petenci powinni uzbroić się w cierpliwość

Pracownicy urzędów stanu cywilnego przekonują nas, że informatyczne plany MSW to największa rewolucja w prowadzeniu cywilnych rejestrów od 1945 r., gdy wprowadzono państwową rejestrację aktów stanu cywilnego (wcześniej robiły to parafie). Mimo to lokalni urzędnicy są zdania, że zmiany są wdrażane na szybko i bez odpowiedniego przygotowania.

Kilka dni temu na zaproszenie kierowników jednego z USC mieliśmy okazję zweryfikować, jak w praktyce sprawdza się aplikacja Źródło, czyli podstawowe narzędzie pracy wszystkich lokalnych urzędów od stycznia 2015 r. Wspólnie z urzędnikami przeprowadziliśmy dwie standardowe procedury.

Jedna z nich to oświadczenie o uznaniu ojcostwa. Pierwsza wątpliwość podczas wypełniania elektronicznego formularza pojawiła się podczas wpisywania adresu. Przy próbie wpisania Warszawy na rozwiniętej liście podpowiedzi pojawiło się... kilkanaście Warszaw, po kilka na województwo. Zaskoczeni urzędnicy nie wiedzieli, którą wybrać. Chwilę później wyskoczył komunikat „błąd połączenia”, co w normalnych warunkach może oznaczać, że wypełnionego formularza nie uda się wysłać dalej.

Niektóre funkcje wręcz denerwują urzędników. – System sam decyduje, że dziecko nosi nazwisko mężczyzny, a wcale tak nie musi być. Jednak jedno z pól w dalszej części ekranu samo się wypełnia, a my możemy tego nie zauważyć – twierdzi kierownik USC. Na koniec, gdy byliśmy gotowi wysłać i wydrukować formularz, znów wystąpił bliżej nieokreślony błąd. Tym samym po 20 minutach wróciliśmy do punktu wyjścia.

Nasz drugi test dotyczył rejestracji narodzin. Program nie widział problemu w tym, że z celowo popełnionego przez nas błędu w datach wynikało, że matka urodziła się później niż jej dziecko. Z kolei gdy system prosi o datę sporządzenia aktu urodzenia ojca, na liście podpowiedzi cofnąć się można co najwyżej do 1994 r. (w związku z czym wcześniejsze daty trzeba wpisywać ręcznie). Po drodze regularnie byliśmy informowani o „błędzie połączenia”.

Centralny Ośrodek Informatyki przy MSW zdaje sobie sprawę z tego, że obecna wersja aplikacji pozostawia jeszcze sporo do życzenia. – Obecna wersja jest niemal finalna, są w niej już wszystkie zaplanowane funkcjonalności. Teraz trwają tylko prace związane z poprawkami problemów zauważonych podczas testów. Ten etap zakończy się w pierwszej połowie grudnia – zapewnia rzecznik COI Piotr Mierzwiński. – Całkowicie bezproblemowe wdrożenie tak dużych systemów się nie zdarza. Jednak kilkumiesięczne testy dają nam pewność, że nie powinny to być zakłócenia dużej skali – uspokaja.

W MSW panuje jednak coraz większe napięcie. Urzędnicy mają za złe swoim kolegom z USC, że zamiast na bieżąco raportować o błędach do COI, wylewają żale w internecie. A to utrudnia proces łatania dziur w programie. W oficjalnych rozmowach resort studzi emocje. „Weryfikujemy stan systemu, aby jednoznacznie ocenić jego gotowość do wdrożenia” – odpowiedział nam resort. Nawet jeśli w styczniu aplikacja będzie w pełni sprawna, w dalszym ciągu pozostanie problem migracji elektronicznych wersji aktów ze starych systemów.

COI twierdzi, że będzie to prosty zabieg. Urzędnik musi wyeksportować akt z obecnego rejestru, wgrać go do aplikacji Źródło, a kierownik – podpisać akt elektronicznym certyfikatem. – Czyli w dalszym ciągu wychodzi na to, że zrobimy to ręcznie – ripostują lokalni urzędnicy. Parlament zadbał o to, by urzędy przez pierwsze półrocze 2015 r. mogły równolegle pracować na dwóch systemach, ale – tłumaczą nam rządowi informatycy – w praktyce będzie to niewykonalne. – Problem pojawi się np. wówczas, gdy urząd działający na starym systemie będzie musiał przesłać akt do innego USC działającego na nowych systemach (uzyskanie odpisu aktu ma być możliwe w dowolnym urzędzie – red.). Poza tym wszystkie czynności dokonane w ramach starego reżimu do końca 2015 r. będzie trzeba uzupełnić w Źródle. W ten sposób urzędy dołożą sobie pracy, bo przy bieżącej obsłudze będą musiały nadrabiać wielomiesięczne braki. Zatkają się – uzasadnia nasz informator.

Resort dopiero teraz zaczął się starać o zapewnienie pełnej migracji danych, o którą chodzi pracownikom USC. – MSW przygotowało projekt i stara się o dofinansowanie z UE na migrację danych z lokalnych systemów oraz digitalizację aktów papierowych na 40 lat wstecz. Jeśli projekt uzyska fundusze, cały proces może być przeprowadzony w ciągu około trzech lat. Przy czym sama migracja danych byłaby przeprowadzona dużo szybciej – kwituje rzecznik COI.

Nieudana informatyzacja administracji

● Budowa e-administracji tak naprawdę zaczęła się już pod koniec lat 60. Bezpieka po wydarzeniach marca 1968 r. i masowych protestach chciała objąć kontrolą wszystkie osoby z wyższym wykształceniem. By je kontrolować, trzeba je zarejestrować, a do tego potrzebny był kompleksowy system. Dlatego w 1970 r. zaczęto budowę Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL). Pod koniec lat 70. mieszkańcy warszawskiej Woli dostali w ramach pilotażu pierwsze dowody z numerami. Ostatecznie numery PESEL dla wszystkich obywateli zostały nadane do 1984 r.

● W kolejnych latach było już trudniej. System POLTAX dla urzędów skarbowych, nad którym prace ruszyły już w  1991 r. i który zgodnie z planami miał powstać w dwa i pół roku, był tworzony przed dekadę i kosztował ponad 80 mln zł. Na jego szczątkach resort finansów wprowadził rejestr NIP i zaczął się przygotowywać do wdrożenia e-deklaracji, czyli rozliczania podatków online. Nie udała się również rewolucja z ogólnopolskim systemem Rejestru Usług Medycznych (RUM), który miał powstać do końca 1998 r. Każdy Polak otrzymałby nową książeczkę zdrowia, w której miano ewidencjonować przebieg leczenia. Jednak w 1998 r. nowy minister wstrzymał wdrażanie systemu. Ostatecznie do informatyzacji ochrony zdrowia powołano nową instytucję, Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia.

● Wejście do Unii Europejskiej sprawiło, że na rozwój e-administracji popłynęły ogromne fundusze. Już w  pierwszych latach na blisko 70 systemów miano wydać 2,5 mld zł. W planach były biometryczne dowody, czyli słynne pl.ID, które nie powstały do dziś, a także ZMOKU (Zintegrowany Moduł Obsługi Krańcowego Użytkownika), mający połączyć gminy z administracją centralną. Także ten projekt został zarzucony, a zastąpiło go Źródło. I wreszcie platforma ePUAP, będąca w zamierzeniu portalem dostępu do usług administracyjnych. Ta co prawda powstała, ale po trzech latach funkcjonowania konta ma na niej tylko 330 tys. osób.

● CEPIK też się nie udał. Mimo 10 lat, które upłynęły od powstania, Centralna Ewidencja Pojazdów i Kierowców, której utrzymanie rocznie kosztuje ponad 45 mln zł, wciąż sprawia problemy. Podobnie słabo działa system OST 112, czyli jeden numer ratunkowy. Z kolei system e-Posterunek dla policji – mimo że wydano na niego blisko 20 mln zł – trzeba było zupełnie zamknąć, ponieważ przy jego tworzeniu doszło do korupcji i zmowy przetargowej.