Przy wypożyczaniu sprzętu w centrum sportowym zostałem poproszony o pozostawienie dowodu osobistego w zastaw – opowiada pan Mariusz. – Zapytałem, czy nie może być to inny dokument, bo tego wolę nie oddawać w obce ręce, usłyszałem jednak, że koniecznie musi to być właśnie dowód. Zastanawiam się, czy rzeczywiście w takiej sytuacji pracownicy mogą zatrzymać dokument, a jeśli tak, to na jakiej podstawie – pyta czytelnik.
Pan Mariusz słusznie ma wątpliwości. Firmy, które żądają pozostawienia dowodu, naruszają w ten sposób obowiązujące w Polsce przepisy, zarówno te dotyczące przetwarzania danych osobowych, jak i ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Na tym, kto przetwarza dane osobowe (a za takie może być uznane zatrzymanie w zastaw dowodu osobistego), spoczywają określone obowiązki. Uwaga! Za przetwarzanie danych osobowych rozumie się wszelkie operacje na nich wykonywane, czyli zbieranie, utrwalanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie, ale również przechowywanie.
Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych przetwarzanie jest możliwe, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę. Może mieć miejsce także wtedy, gdy jest to niezbędne do spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, lub do realizacji umowy, jeśli osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną. Wedle przepisów również wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania określonych zadań realizowanych dla dobra publicznego lub dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów, a samo przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby zainteresowanej. Jeśli choć jedna przesłanka będzie miała zastosowanie, to teoretycznie można stwierdzić, że przy realizacji umowy firma może pozyskać nasze dane osobowe. Uwaga! Przy danych szczególnie wrażliwych (poglądy polityczne, pochodzenie etniczne) muszą być spełnione dodatkowe warunki.
Mimo że firmy teoretycznie mogą przetwarzać nasze dane (np. w sytuacji opisanej przez pana Mariusza), to nie mogą pozyskać ich wszystkich. Gromadzenie informacji powinno być bowiem adekwatne do celu. Cel taki nie może być przez przedsiębiorcę narzucony – przede wszystkim powinien zostać zakomunikowany przed pozyskaniem danych. Ponadto udostępnienie danych w celu przetwarzania powinno zachować równowagę między uprawnieniami osoby, która dysponuje swoimi danymi a interesem firmy. Dlatego przedsiębiorca może pozyskać dane tylko w takim zakresie, w jakim są mu one konieczne. Pozostawienie dowodu w firmie, która wypożycza sprzęt sportowy, nie ma w takiej sytuacji podstawy. Tylko w stosunku do części danych przedsiębiorca może udowodnić konieczność ich pozyskania, pozyskanie innych nie jest zaś uzasadnione.
To nie wszystko. Ustawa o ewidencji ludności i dowodach osobistych wskazuje, że dowodu nie można zatrzymywać, z wyjątkiem określonych przypadków i określonych organów (m.in. organów administracji publicznej, sądów, prokuratury, Straży Granicznej, Policji, UOP, WSI, organów kontroli skarbowej i wywiadu skarbowego). Co więcej, jeśli ktoś zatrzymuje bez podstawy prawnej cudzy dowód osobisty (a można o tym mówić w przypadku naszego czytelnika i w każdej sytuacji pozostawienia dowodu w formie zastawu), podlega karze ograniczenia wolności i karze grzywny, która może wynieść nawet 5 tys. zł.
W żadnym wypadku nie powinniśmy więc zgadzać się na zostawienie dowodu jako zabezpieczenia. Ważne są nie tylko kwestie ochrony danych osobowych, ale również bezpieczeństwa. Pozostawienie dowodu, w którym znajdują się wszystkie informacje, może mieć opłakane skutki – w skrajnych sytuacjach ktoś może wykorzystać dokument do zaciągnięcia pożyczki lub kredytu. Co więcej, czasem można dowiedzieć się o tym dopiero wówczas, gdy przyjdzie wezwanie do spłaty. Dlatego w każdej tego typu sytuacji należy odmówić pozostawienia dowodu i powołać się przy tym na przepisy mówiące o ochronie danych osobowych. Przetrzymywanie dokumentu może budzić zastrzeżenia zarówno pod kątem zasadności, ale również legalności pozyskiwania danych.
Podstawa prawna
Art. 7, art. 23, art. 26–27 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. nr 133, poz. 883 ze zm.). Art. 33, art. 44 ustawy z 10 kwietnia 1974 r. o dowodach osobistych i ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2006 r. nr 139, poz. 993).
OPINIA EKSPERTA
Od 1 stycznia 2015 r. wchodzą zmiany wprowadzone nowelizacją ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Wszystkie dowody osobiste wydawane od tej daty będą opatrzone datą ważności. Dowód osobisty wydany osobie, która nie ukończyła 5. roku życia, będzie ważny przez okres 5 lat od daty jego wydania, zaś wydany osobie, która ukończyła 5. rok życia, przez okres 10 lat od daty jego wydania. Zmiana związana jest z częstymi problemami osób posiadających dowód osobisty wydany bezterminowo, od których wymagano w banku bądź podczas podróży od służb granicznych, podania terminu ważności dokumentu. Osoby już posiadaj ące dowód osobisty wydany bezterminowo bądź ważny na czas oznaczony, do upływu tego terminu nie będą jednak musiały wymieniać dokumentu na nowy.
Nowy dowód osobisty nie będzie zawierał ponadto informacji o adresie zameldowania (w związku ze zniesieniem obowiązku meldunkowego od 1 stycznia 2016 r.), wzroście, kolorze oczu, jak również zeskanowanego podpisu posiadacza dokumentu. W dowodach osobistych wydawanych od 1 stycznia 2015 r. nową informacją będzie zaś określenie obywatelstwa.
Nie ulegnie zmianie format ani wymiary dowodu osobistego, jednak fotografia zawierająca wizerunek twarzy będzie taka sama jak ta, która obowiązuje w paszportach. Nowością będzie również możliwość złożenia wniosku o wydanie dowodu osobistego w dowolnej gminie w kraju lub wysłanie wniosku drogą elektroniczną.