Z roku na rok przedsiębiorcy mają coraz więcej możliwości załatwienia spraw w internecie. Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji (MAiC) pracuje nad ulepszeniem technicznej strony e-administracji, a zmienione w tym roku przepisy mają przymusić urzędy do otwarcia się na załatwianie spraw tą drogą. Od sierpnia wszystkie instytucje centralne i samorządowe miały usprawnić elektroniczne skrzynki podawcze. Sprawdziliśmy, jakie możliwości dają przedsiębiorcom internetowe strony urzędów.
ikona lupy />
Dziennik Gazeta Prawna
1. Elektroniczne skrzynki podawcze
W tym roku MAiC postanowiło uporządkować kwestię funkcjonowania elektronicznych skrzynek podawczych (ESP). Do 11 sierpnia br. urzędy centralne i samorządowe powinny były dostosować swoje skrzynki podawcze do standardów określonych przez resort. Zmiany, mające na celu poprawienie funkcjonalności skrzynek wprowadziła dokonana w początkach br. nowelizacja ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 235 ze zm.).
ESP z założenia są miejscem w wirtualnej przestrzeni urzędów centralnych i samorządowych, do którego wpływają pisma. Obrazowo mówiąc: są wirtualnym odpowiednikiem okienka w urzędzie.
Szef resortu wskazywał w zeszłym tygodniu, że obecnie trwa sprawdzanie zgodności ESP poszczególnych urzędów ze standardami. Standaryzacja ma przedsiębiorcom dać pewność, że pismo na pewno dotrze do urzędu.
Z ministrem administracji poszczególne urzędy konsultują obecnie również wzorce dokumentów elektronicznych, np. wniosków o uzyskanie zezwolenia na sprzedaż alkoholu. Dokumenty te przedsiębiorca będzie mógł pobrać i złożyć w systemie teleinformatycznym (czyli głównie za pośrednictwem elektronicznej platformy usług administracji publicznej – ePUAP) Mechanizm kontroli wzorów przez resort ma zapobiegać występującej do tej pory sytuacji, gdy na e-PUAP można było znaleźć formularze dokumentów niezgodne z wymogami. W kolejnym etapie (do 25 grudnia) wzory dokumentów mają być ujednolicone w całym kraju.
2. CEIDG: firma.gov.pl
Już od 2011 r. osoby planujące jednoosobową działalność gospodarczą mogą zarejestrować biznes za pośrednictwem internetowej strony Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Mało przedsiębiorców wie, że strona firma.gov.pl służy również do obsługi profilu przedsiębiorcy, czyli dokonywania na bieżąco wszelkich zmian danych, jak chociażby adres wykonywania działalności, informacje o rodzaju prowadzonego biznesu czy dane kontaktowe. Jednak zaledwie kilka procent przedsiębiorców załatwia sprawy w ten sposób. Reszta wybiera wizytę w urzędzie gminy.
Do obsługi konta w CEIDG wystarczy bezpłatny profil zaufany ePUAP – alternatywa dla bezpiecznego podpisu elektronicznego w kontaktach z administracją publiczną. Jego aktywacja wymaga jednej wizyty w urzędzie. Dzięki profilowi zaufanemu można zalogować się w CEIDG i samodzielnie modyfikować dane, dokonać poważniejszych operacji, np. zawieszenia działalności gospodarczej czy wyrejestrowania.
Niestety – możliwość załatwienia spraw przez CEIDG jest uzależniona od prawidłowego działania ePUAP. Tymczasem ta ostatnia platforma coraz częściej ma swoje słabsze momenty, gdy – przeciążona – po prostu się zawiesza. Wielu ekspertów to właśnie ten czynnik wskazuje jako przyczynę niechęci przedsiębiorców do korzystania z ePUAP. To jednak może się zmienić wraz z uruchomieniem planowanej całkiem nowej wersji platformy ePUAP. Dokładny termin startu nie jest jednak znany.
3. Urzędy skarbowe: e-deklaracje.gov.pl
Przedsiębiorcy powszechnie wiedzą natomiast, że przez internet mogą rozliczyć się z podatków. Służy do tego rządowy portal edeklaracje.gov.pl. Przez edeklaracje.pl można wywiązać się z obowiązku przesłania do fiskusa druków PIT, VAT, a także podatku od czynności cywilnoprawnych.
Wydaje się, że firmy coraz chętniej korzystają z tego rozwiązania. Dane Ministerstwa Finansów wskazują, że w tym roku najwięcej złożonych dokumentów stanowiły druki PIT–11– do tej pory już ponad 8 mln. Z kolei 3,9 mln deklaracji – to VAT-7. Popularność e-deklaracji buduje to, co jest hamulcem w rozwoju innych usług e-administracji, a więc brak konieczności posiadania bezpiecznego podpisu elektronicznego, tudzież profilu zaufanego ePUAP. Identyfikacja podmiotu składającego zeznania podatkowe odbywa się przez wybrane dane z zeznań archiwalnych. System udostępnia interaktywne formularze, po wypełnieniu i wysłaniu których przedsiębiorca otrzyma urzędowe poświadczenie odbioru. Przez system można przekazać również formularze podatkowe wygenerowane z programów do obsługi księgowej używanych przez przedsiębiorców. Analogiczne zasady dotyczą korekt deklaracji.
Stopniowo funkcjonalności systemu e-deklaracje ma przejmować Portal Podatkowy. Pierwotnie zapowiadano, że ruszy 18 sierpnia br., ale Ministerstwo Finansów przesunęło start systemu na marzec 2015 r.
4. ZUS: pue.zus.pl
Od nieco ponad dwóch lat w pełni zinformatyzowane mogą być także kontakty przedsiębiorców z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Platforma usług elektronicznych www.pue.zus.pl pełni kilka funkcji. Po pierwsze informacyjną. Przedsiębiorca może sprawdzić, czy jako płatnik jest na bieżąco rozliczony ze składek na ubezpieczenia społeczne. W razie nieprawidłowości – ma możliwość szybkiego ich wykrycia, a następnie zgłoszenia ich do ZUS. Po drugie – może tą drogą złożyć wniosek i uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu, a także wygenerować i wysłać dokumenty rozliczeniowe, zgłosić lub wyrejestrować ubezpieczonych, za których opłaca składki.
Jeżeli przedsiębiorca nie posiada profilu zaufanego ePUAP, po założeniu konta w serwisie pue.zus.pl musi przyjść do oddziału, żeby potwierdzić tożsamość. Podobnie jak w przypadku e-deklaracji – integralną częścią platformy są moduły zawierające aktualne wzory dokumentów czy też wysokości stawek składek.
5. Elektroniczny sąd: e-sad.gov.pl
Z nowoczesnych rozwiązań przedsiębiorca może skorzystać również w sytuacji, gdy chce wyegzekwować od nierzetelnego kontrahenta zaległe płatności za dostarczone produkty czy usługi. Tego typu sprawami zajmuje się tzw. e-sąd. Prowadzi on postępowania upominawcze, które w przypadku świadczeń pieniężnych kończą się wystawianiem nakazu zapłaty. Dokument stanowi później podstawę do przymusowego wyegzekwowania należności od dłużnika. Aby wnieść pozew do e-sądu, trzeba na wskazanej stronie internetowej (www.e-sad.gov.pl) utworzyć konto użytkownika (odbywa się to całkowicie przez internet). Weryfikacja właściciela konta trwa kilka dni, ale odbywa się bez udziału przedsiębiorcy, bo sąd sam sprawdza daną osobę w bazie PESEL. Posiadanie konta jeszcze nie wystarczy. Dodatkowo niezbędny jest bezpieczny podpis elektroniczny. Po przygotowaniu treści pisma należy je przesłać drogą elektroniczną, opatrując je takim podpisem – to jedyna dopuszczalna forma komunikacji z e-sądem. Zaletą jest niższa niż w postępowaniu przed sądem stacjonarnym opłata, którą należy uiścić za pośrednictwem konta bankowego lub karty płatniczej i której wysokość odpowiada 1,25 proc. wartości przedmiotu sporu. Po zbadaniu sprawy e-sąd wystawia wspomniany nakaz, który wierzyciel odbiera, korzystając z założonego wcześnie konta użytkownika. Należy jednak pamiętać, że e-sąd pomoże w sprawach, które nie budzą wątpliwości i wiadomo, kto komu powinien zapłacić. Jeśli jednak sprawa nie jest ewidentna, problem musi stać się przedmiotem rozpoznania w tradycyjnym postępowaniu cywilnym.
6. Krajowy Rejestr Sądowy: ems.ms.gov.pl
Chcąc uniknąć konieczności korzystania z pomocy e-sądu, warto prześwietlić swojego kontrahenta. Zinformatyzowanie rejestrów i ich powszechna dostępność w internecie sprawia, że w krótkim czasie można z nich pozyskać sporo interesujących informacji. Publiczne ewidencje są kopalnią wiedzy. Na przykład z CEIDG można dowiedzieć się, kto jest pełnomocnikiem danego przedsiębiorcy. Łatwo więc zweryfikować, czy osoba, która za takowego się podaje, rzeczywiście reprezentuje określoną firmę.
Darmowe jest również pobranie wydruku o spółkach z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Takie pismo ma moc dokumentu urzędowego. W skład KRS wchodzi Rejestr Dłużników Niewypłacalnych, w którym umieszczone są dane o podmiotach unikających regulowania zobowiązań. Od lipca tego roku można również elektronicznie sprawdzić księgi wieczyste, znając ich numer. Dzięki temu przedsiębiorca dowie się, czy jego kontrahent rzeczywiście dysponuje majątkiem, na który się powołuje. Przydatne są również biura informacji gospodarczej, choć są to podmioty spoza struktury administracji publicznej. Dane o kontrahencie i jego długach można pozyskać od biur drogą elektroniczną.
7. Zamówienia publiczne: ogłoszenia i aukcje
W sieci są obecne również zamówienia publiczne. Lektura Biuletynów Informacji Publicznej, w których podmioty publiczne zamieszczają dane o zamówieniach, weszła już chyba w krew wszystkim przedsiębiorcom pragnącym zarabiać na realizacji zleceń dla urzędów. Są jednak sytuacje, gdy nie tylko ogłoszenie o zamówieniu publicznym, ale i przebieg części procesu udzielania zlecenia odbywa się przez internet. Chodzi o aukcję elektroniczną, która – jeśli zamawiający tak zdecyduje – jest końcowym etapem przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a także negocjacji z ogłoszeniodawcą. Odbywa się ona za pośrednictwem platformy usług elektronicznych udostępnionej przez Urząd Zamówień Publicznych. Co ciekawe, przedsiębiorca nie może samodzielnie założyć na niej swojego konta. Czyni to zamawiający, jeśli oczywiście zaprosi daną firmę do udziału na tym etapie udzielania zamówień. W ramach aukcji elektronicznej przedsiębiorcy poprawiają swoje oferty chcąc wygrać z konkurencją, na przykład obniżając cenę swojej oferty (tzw. postąpienia). Na tym etapie niezbędne jest posiadanie bezpiecznego podpisu elektronicznego, co pokazuje, że nawet w erze profilu zaufanego ePUAP rezygnacja z podpisu nie zawsze jest korzystna. W odpowiedzi przedsiębiorca otrzymuje od zamawiającego informację zwrotną, jak punktowana jest jego oferta w wyniku jej ulepszenia oraz jaki dystans dzieli daną firmę od najlepszej w danym momencie oferty.
Uwaga: więcej na temat informatyzacji w urzędach jutro w tygodniku Samorząd i Administracja