Zgodnie z ustawą z 18 września 2011 r. podpis elektroniczny stanowią dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny.

E-podpis służy przede wszystkim do identyfikacji uczestników wymiany dokumentów elektronicznych, jak również do przyjęcia odpowiedzialności prawnej za ich treść.  Bezpieczny podpis elektroniczny składany jest zazwyczaj za pomocą karty procesorowej lub tokena USB oraz specjalnego oprogramowania służącego do obsługi tego narzędzia. Pod względem skutków prawnych bezpieczny podpis elektroniczny jest równoważny z podpisem własnoręcznym.

Jak zamówić podpis elektroniczny?

Zestawy do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego można kupić w jednej z firm certyfikowanych przez Ministerstwo Gospodarki. Obecnie usługi certyfikacyjne w zakresie podpisu elektronicznego pełni pięć podmiotów:

•    Krajowa Izba Rozliczeniowa (Szafir);
•    Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych (Sigillum);
•    Unizeto Technologies (CERTUM);
•    Enigma S.O.I.(PEM-HEART);
•    EuroCert.

Szczegółowe informacje na temat tych przedsiębiorstw znaleźć można na stronie www.nccert.pl. Nadzór nad świadczeniem usług związanych z podpisem elektronicznym pełni Narodowe Centrum Certyfikacji, działające przy Ministerstwie Gospodarki.

Ile kosztuje podpis elektroniczny?

Cena bezpiecznego podpisu elektronicznego uzależniona jest od wielu czynników, takich jak okres ważności certyfikatu (rok lub dwa lata), rodzaj urządzenia do składania podpisu (czytnik kart usb, token usb, karta pcmcia). Możliwy jest również zakup karty z certyfikatem bez czytnika, samych czytników lub też dodatkowych licencji na oprogramowanie. 

Koszt zestawu do bezpiecznego e-podpisu, w skład którego wchodzą certyfikat, karta, czytnik z kablem oraz oprogramowanie to ok. 220-250 zł (licencja na 1 rok) oraz ok. 270-300 zł (licencja na 2 lata).

Gdzie może być wykorzystywany bezpieczny podpis elektroniczny?

W Polsce bezpieczny podpis elektroniczny może być stosowany m.in. do:

•    elektronicznego podpisywania umów i dokumentów w obrocie handlowym i cywilno-prawnym;
•    w korespondencji z urzędami oraz do podpisywania pism i decyzji administracyjnych przez urzędy;
•    podpisywania faktur elektronicznych;
•    zarejestrowania działalności gospodarczej (CEIDG);
•    składania deklaracji celnych i podatkowych;
•    zgłoszeń ubezpieczenia społecznego (również system PUE ZUS);
•    podpisywania wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego;
•    podpisywania raportów dla Generalnego Inspektora Informacji Finansowej;
•    korespondencji z Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych;
•    podpisywania dokumentacji medycznej.

Jaki są skutki prawne podpisu elektronicznego?

Skutki prawne związane ze złożeniem e-podpisu zweryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu określa art. 78 §2 kodeksu cywilnego. Zgodnie z nim podpis elektroniczny pod względem skutków prawny zrównany jest z podpisem własnoręcznym.

Przed zawarciem umowy za pomocą podpisu elektronicznego przedsiębiorca zobowiązany jest do poinformowania drugiej strony o:

•    czynnościach technicznych składających się na procedurę zawarcia umowy;
•    skutkach prawnych potwierdzenia przez drugą stronę otrzymania oferty;
•    zasadach i sposobach utrwalania , zabezpieczania i udostępniania przez przedsiębiorcę drugiej stronie treści zawieranej umowy;
•    metodach i środkach technicznych służących wykrywaniu korygowaniu błędów we wprowadzanych danych, które jest obowiązany udostępnić drugiej stronie;
•    językach, w których umowa może być zawarta;
•    kodeksach etycznych, które stosuje oraz o ich dostępności w postaci elektronicznej.

Czy podpis elektroniczny jest bezpieczny?

Pod względem bezpieczeństwa podpis elektroniczny jest narzędziem zdecydowanie pewniejszym niż podpis własnoręczny, który jest podatny na fałszerstwa. E-podpis jest przyporządkowany wyłącznie do osoby go składającej i sporządzany za pomocą narzędzi, które znajdują się pod jej wyłączną kontrolą. Co więcej, podpis elektroniczny powiązany jest z danymi, do których został dołączony w taki sposób, że późniejsza jakakolwiek zmiana tych danych jest łatwa do rozpoznania.