Elektroniczna Platforma Katalogów Produktów – e-Katalogi, bo taką nazwę nadano przygotowywanemu przez Urząd Zamówień Publicznych nowatorskiemu projektowi, może diametralnie zmienić sposób udzielania zamówień publicznych do progu bagatelności. Od 16 kwietnia tego roku wynosi on 30 tys. euro netto, co oznacza, że brutto można bez przetargu wydać niespełna 159 tys. zł. To kwota na tyle duża, że – z pominięciem inwestycji budowlanych – spora grupa zamawiających rzadko kiedy ją przekroczy. Jak wynika z danych za ubiegły rok (próg wynosił jeszcze 14 tys. euro), aż 19 tys. spośród niespełna 38 tys. zamawiających nie udzieliło żadnego zamówienia w trybie ustawy – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.). Poniżej wspomnianego progu bagatelności w skali całego kraju wydano 23,8 mld zł.

Oferty w katalogach

Dzisiaj kwoty poniżej progu są wydawane na bardzo różnych, by nie powiedzieć dowolnych, zasadach. Niektóre większe urzędy przygotowują specjalne regulaminy, inne idą na żywioł. Muszą jedynie pamiętać o zachowaniu choćby szczątkowej konkurencyjności, by w razie kontroli móc wykazać celowe i oszczędne wydawanie publicznych środków. Najczęściej urzędnik kieruje zapytanie ofertowe do trzech wybranych przez siebie firm i wybiera to, co uważa za najkorzystniejsze.

Dzięki tworzonej na zlecenie UZP platformie procedura może być dużo bardziej efektywna, łatwiejsza i szybsza. Ideę jej działania można porównać do Allegro: firmy będą umieszczać oferty w przygotowanych wcześniej przez administratora portalu katalogach.

– Zamawiający, który chce coś kupić, po prostu wyszukuje interesującą go ofertę i zdejmuje dany produkt z wirtualnej półki – tłumaczył na zorganizowanej w ubiegłym tygodniu konferencji Krzysztof Grodzicki, dyrektor generalny UZP.

– Dzięki nowemu narzędziu, w jednym miejscu będą mogły się spotkać potrzeby wszystkich zamawiających z całego kraju z ofertami także rozproszonych w różnych miejscach przedsiębiorców – zaznaczył.

Jeśli zamawiający nie znajdzie w katalogach produktu, jakiego szuka, będzie mógł zadać pytanie ofertowe z własnymi wymaganiami i czekać na zindywidualizowane propozycje przedsiębiorców.

– Ten pomysł ma szanse się udać – przewiduje Witold Jarzyński, radca prawny w kancelarii Magnusson, redaktor naczelny piśma „Zamawiający. Zamówienia Publiczne w Praktyce”.

– Podwyższenie progu stosowania ustawy do 30 tys. euro wzbudziło obawy związane ze spadkiem konkurencyjności mniejszych postępowań przetargowych. Dzięki e-Katalogom nie musi tak być, gdyż wykonawcy dostaną darmowe narzędzie do umieszczania swych ofert, a zamawiający rzetelną informację na temat poszczególnych rynków – dodaje.

Na razie nie wyznaczono konkretnej daty uruchomienia platformy. Prawdopodobnie nastąpi to jesienią. Początkowo będzie można na niej kupować materiały biurowe i meble, z czasem asortyment ma zostać rozszerzony o następne grupy produktów. Projekt jest finansowany z Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.

Firmy zdecydują

Platforma e-Katalogi niejako odwróci tradycyjny model. Tu pierwszy krok, przynajmniej przy standardowych produktach, należeć będzie do wykonawców. To oni będą musieli umieścić na portalu swoje oferty, żeby zamawiający mogli je znaleźć. Sukces projektu w znacznej mierze zależy więc od tego, czy przedsiębiorcy będą chcieli się w niego zaangażować.

– Nie mam żadnych wątpliwości, że firmy będą tym zainteresowane, zwłaszcza że korzystanie z platformy ma być darmowe – uważa Marek Kowalski, ekspert Konfederacji Lewiatan.

– Już teraz przedsiębiorcy korzystają z wielu różnych katalogów, w tym wirtualnych, w których umieszczają swe oferty. Jeśli dzięki tworzonemu przez UZP portalowi dostaną szansę na zdobycie nowych zamówień, to bez wątpienia z niej skorzystają. Spodziewam się też sporej konkurencji i dostosowywania cen do aktualnych realiów rynkowych – dodaje.

UZP adresuje swój projekt przede wszystkim do mikro, małych i średnich przedsiębiorców. Dzisiaj zasięg ich działalności często jest ograniczony. Umieszczając oferty w e-Katalogach, staną się widoczni dla zamawiających w całym kraju. I nie będzie to ich nic kosztowało.

– Jest też szansa, że do zaistnienia na rynku zamówień publicznych uda się zachęcić przedsiębiorców, którzy dotychczas nie byli tym zainteresowani, gdyż zakładali, że i tak nie przebiją się ze swoją ofertą – przekonywał na ubiegłotygodniowej konferencji Krzysztof Grodzicki.

– Z doświadczeń innych państw wynika wprost, że im większy popyt wśród zamawiających, tym szersze zainteresowanie po stronie wykonawców, a co za tym idzie, chęć ogłaszania się na platformie – dodał w rozmowie z DGP.

Aby zachęcić przedsiębiorców UZP, zaplanował szereg działań informacyjno-promocyjnych. Poza rozpoczętymi już konferencjami wydany zostanie też przewodnik, jak korzystać z portalu.

Mniej biurokracji

Równie ważne będzie oczywiście to, czy zamawiający zechcą robić zakupy na nowej platformie. Jakie argumenty przemawiają na korzyść e-Katalogów? Przede wszystkim bogata, bo zebrana z całej Polski, oferta. I oszczędność czasu. We Włoszech, gdzie wprowadzono analogiczne rozwiązanie – Elektroniczny Rynek Administracji Publicznej (MEPA) – zamawiający szacują, że dzięki niemu oszczędzają 98 proc. czasu i 97 proc. kosztów związanych z prowadzeniem postępowań.

Kolejny argument – mniej papierologii. Dzisiaj również zamówienia, których nie obejmuje ustawa, są dokumentowane na papierze na wypadek kontroli. Dzięki e-Katalogom nie będzie to konieczne. W razie potrzeby kontroler otworzy historię zakupów, gdzie będą zachowane wszystkie zamówienia.

– Na platformie nie został zaimplementowany automatyczny mechanizm wyboru najkorzystniejszej oferty. Wybór najlepszej leży po stronie zamawiającego i jest w pełni zależny od wstępnie przyjętych kryteriów oceny i wewnętrznych procedur udzielania zamówień poniżej progu. W e-katalogach przechowane są jednak informacje o wyszukiwanych i porównywanych produktach w historii profilu zamawiającego – wyjaśnia Krzysztof Grodzicki.

Czy jednak wszystkie te plusy przekonają zamawiających? Patrząc na to, w jaki sposób dotychczas korzystają z internetu, można mieć wątpliwości. Z badania przeprowadzonego przez UZP, którego wyniki są prezentowane w przesłanym właśnie do zatwierdzenia sprawozdaniu za 2013 r. (na ankietę UZP odpowiedziało 11,5 tys. respondentów), wynika, że ponad 43 proc. zamawiających w żadnym z prowadzonych przez siebie postępowań nie przewidziało nawet możliwości kontaktowania się z użyciem e-maila.