Informatyzacja je zmienia, zwiększając transparentność ich pracy i możliwość kontroli społecznej. Nie wszyscy to akceptują
W ostatnim czasie przez media przetoczyła się fala dyskusji na temat wad i zalet informatyzacji sądownictwa, zagrożeń, które tworzą nowe rozwiązania, oraz ich celowości. Krytyka dotknęła przede wszystkim e-protokół, portal informacyjny oraz portal orzeczeń, czyli te rozwiązania, które ułatwiają obywatelom dostęp do sądu.

E-protokół

Doświadczenia związane z nagrywaniem w procesie cywilnym rozpraw w formie audio-wideo sięgają trzech lat. Jak do tej pory dotyczyły głównie sądów apelacyjnych i okręgowych, których jest stosunkowo niewiele. Druga połowa 2014 roku i rok 2015 to będzie czas wdrażania tej ciągle jeszcze nowej formy protokołowania w sądach rejonowych. Przedsięwzięcie bez wątpienia zwiększy zaufanie do sądu, pozbawi obaw osoby uczestniczące w postępowaniach co do rzetelnego odzwierciedlenia przebiegu rozprawy, a także zwiększy dyscyplinę i porządek na salach rozpraw. Warto wspomnieć, że nagrywanie rozpraw w przyszłości obejmie również procedurę karną, z tą jednak różnicą, że pozostawiony będzie tradycyjny protokół. Oczywiście zmiany skłaniają do przemyśleń w zakresie dotychczasowej metodyki pracy sędziów, lepszej koncentracji materiału dowodowego czy większej dyscypliny. Pamiętając o tym, że sądy są dla ludzi, muszą one nadążać za wyzwaniami teraźniejszości. Każdy, kto się zetknął z rozprawą sądową, wie, że powszechnie stosowane dyktowanie protokołu wiąże się z koniecznością przerywania wypowiedzi, pewnymi uproszczeniami i nie zawsze wiernie oddaje tok postępowania – szczególnie w sprawach o burzliwym przebiegu. Nowe rozwiązania eliminują te mankamenty.

Sprawy online

Warto również chwilę zatrzymać się nad krytykowanym przez część sędziów czy fachowych pełnomocników „portalem informacyjnym”, który do końca 2014 r. zadziała we wszystkich sądach w Polsce. Jest to program, który w trybie online umożliwia stronom dostęp do informacji o toku ich spraw sądowych. Pełnomocnicy obawiają się, że zalogowanie w portalu będzie miało niekorzystny wpływ na bieg terminów procesowych. Zapewniam, że obawy te są bezpodstawne. Możliwość śledzenia przebiegu sprawy za pomocą portalu ułatwia i przyspiesza dostęp do informacji o podjętych decyzjach procesowych, co umożliwia odpowiednie zaplanowanie działań. W żadnym wypadku nie wpływa na bieg terminów. Pozytywnym aspektem funkcjonowania portalu jest również odciążenie pracowników sekretariatów, między innymi poprzez ograniczenie liczby informacji udzielanych stronom przez telefon.
Warto powiedzieć też, że jesteśmy jednym z nielicznych krajów europejskich, które poradziły sobie z umożliwieniem dochodzenia drobnych roszczeń w procedurze elektronicznej w tzw. e-sądzie. Rozwiązanie to wciąż spotyka się w Polsce z krytyką, choć Komisja Europejska wyraźnie uznała je za sukces i działanie ułatwiające obywatelom dostęp do sądu.

Rejestry

Rok 2014 ma szansę zapisać się w historii informatyzacji sądownictwa nie tylko z racji znaczącego upowszechnienia e-protokołu oraz portali informacyjnych i orzeczeń, ale przede wszystkim z racji planowanego wdrożenia rozwiązań znacząco rozszerzających dostęp do ksiąg wieczystych, a także ułatwiających rozpoczęcie działalności gospodarczej podmiotom rejestrowanym w Krajowym Rejestrze Sądowym. Niewiele osób już pamięta, że kilkanaście lat temu na wpis do księgi wieczystej czy do Krajowego Rejestru Sądowego, a także na uzyskanie odpisu z tych rejestrów, czekało się miesiącami. Te czasy na szczęście bezpowrotnie minęły. Od połowy 2010 r. istnieje możliwość internetowego przeglądania ksiąg wieczystych czy Krajowego Rejestru Sądowego. W 2013 r. zanotowaliśmy aż 66 mln wglądów przez internet do ksiąg wieczystych. W lipcu 2014 r. wprowadzona zostanie możliwość złożenia i opłacenia przez internet wniosku o odpis księgi wieczystej oraz dokonania samodzielnego wydruku takiego dokumentu. Wprowadzona zostanie także możliwość uzyskania przez internet nowego rodzaju dokumentu – wyciągu księgi wieczystej, tzn. informacji o księdze wieczystej, ograniczonej do jednego lub kilku działów. Dla sądów, Najwyższej Izby Kontroli, komorników, notariuszy oraz podmiotów prowadzących dochodzenia i śledztwa uruchomiona zostanie funkcjonalność polegająca na wyszukiwaniu ksiąg wieczystych według określonych kryteriów, np. nr. PESEL czy nazwiska. Powyższe rozwiązania bez wątpienia przyczynią się do podwyższenia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego i przyspieszenia postępowań.
Obecnie w parlamencie procedowane są też przepisy zmieniające ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, statystyce publicznej i Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, które wprowadzą w życie projekt jednego okienka. Przepisy te umożliwią automatyczne nadawanie numeru NIP i REGON podmiotom rejestrowanym w KRS. Projektem tym objęte zostaną również tzw. spółki S24, czyli rejestrowane za pomocą elektronicznie zgłoszonego wniosku na podstawie umowy zawartej według wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym. Przepisy powinny wejść w życie jeszcze w tym roku.

Usprawnienie w sądach

W ostatnim czasie z krytyką spotkały się także planowane rozwiązania legislacyjne, umożliwiające ministrowi sprawiedliwości prowadzenie centralnych systemów informatycznych na potrzeby sądów. Podnoszono, że minister chce ograniczyć niezależność sądów i mieć wgląd w akta sądowe. Nie wdając się w szczegóły, z których wynika bezzasadność takich zarzutów, trzeba zauważyć, że systemy te są potrzebne, bo usprawniają pracę, a kompetencje ministra wynikają z już obowiązujących przepisów ustrojowych. Wspólne dla wszystkich sądów rozwiązania informatyczne, np. centralny wykaz biegłych, centralna lista stałych mediatorów czy lekarzy sądowych usprawnią sądom i stronom dostęp do tych osób. Działający od niedawna w polskich sądach centralny system finansowo-kadrowy pozwoli w przyszłości na lepsze planowanie wydatków, powierzanie wyspecjalizowanych czynności wybranym jednostkom organizacyjnym sądów, a w efekcie umożliwi lepszą organizację pracy i ograniczanie kosztów.
Wszystkie, obecne jak i przyszłe, systemy informatyczne wymagają utworzenia dla użytkowników – pracowników sądów i interesariuszy – wyspecjalizowanego systemu wsparcia. Nie da się go budować lokalnie, na poziomie sądu, okręgu czy apelacji. Muszą to być specjalistyczne jednostki działające centralnie. Ich brak uniemożliwi prawidłowe korzystanie z nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Nowe wyzwania wymagają regulacji ustawowych, tworzących m.in. centralne systemy oraz określających wzajemne relacje sądów i ministra sprawiedliwości, którzy w różnym zakresie będą administrowali dostępnymi centralnie informacjami i korzystali z nich.
Powyżej wspomniane projekty są jednymi z wielu prowadzonych przez ministra sprawiedliwości. Wszystkie nakierowane są na usprawnienie postępowań, ułatwienie dostępu do sądu, zwiększenie transparentności i poprawę wizerunku sądów.
Wojciech Hajduk, wiceminister sprawiedliwości