Przewlekłość postępowania oraz utrudniony dostęp do sądu i informacji o sprawie wciąż należą do najistotniejszych bolączek wymiaru sprawiedliwości. Powód? Brak nowoczesnych narzędzi zarządzania sprawami w jednostkach wymiaru sprawiedliwości oraz problemy z przepływem informacji pomiędzy odbiorcami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
Warto jednak pamiętać, że Ministerstwo Sprawiedliwości prowadzi intensywne działania informatyzacyjne, których celem jest zmniejszenie opisanych dolegliwości. W efekcie obywatel czy przedsiębiorca ma teraz do dyspozycji elektroniczny kanał komunikacji z sądem.

Portal informacyjny

Utworzony Portal Informacyjny Sądów Powszechnych ma ułatwić dostęp do danych dotyczących wymiaru sprawiedliwości oraz wpłynąć na przyspieszenie załatwiania spraw. Docelowo umożliwi też świadczenie usług drogą elektroniczną w ramach Elektronicznego Biura Podawczego, za pomocą którego będzie można składać elektroniczne pisma wywołujące skutki procesowe, bez konieczności uzupełniania braku formalnego w postaci podpisu własnoręcznego pod wydrukiem takiego pisma.
1 października 2012 r. weszło w życie rozporządzenie ministra sprawiedliwości zmieniające regulamin urzędowania sądów powszechnych (RUSP). Zgodnie z art. 90a RUSP prezes sądu może zarządzić udostępnienie danych o sprawie stronom i ich przedstawicielom za pośrednictwem kont w systemie teleinformatycznym. Usługa ta świadczona jest właśnie poprzez portal informacyjny. Użytkownik systemu po zalogowaniu uzyskuje dostęp do informacji w sprawach toczących się z jego udziałem. Obejmują one stan sprawy, czynności sądowe, wyznaczone terminy posiedzeń, dokumenty w sprawie wygenerowane przez sąd w postaci elektronicznej (m.in. pisma wychodzące, wyroki, postanowienia, uzasadnienia, protokoły z rozpraw), dane dotyczące postępowania w niższej instancji oraz protokół elektroniczny (zapis dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego) z możliwością jego odsłuchania. Ze wszystkimi dokumentami można się nie tylko zapoznać, ale również zapisać je na komputerze lub wydrukować.
Zmiany legislacyjne zbiegły się w czasie z inicjacją wdrożenia portalu informacyjnego, który swoim zasięgiem objął już wszystkie sądy apelacyjne i znaczną część sądów okręgowych. Obecnie w systemie zarejestrowanych jest prawie 4,5 tys. użytkowników, udostępnionych jest ponad 230 tys. spraw, gdzie łącznie znajduje się prawie 2 mln dokumentów. Dziennie odnotowuje się ponad 1300 unikalnych logowań. Gdyby każda z tych czynności miałaby zostać wykonana w tradycyjny sposób, tzn. telefonicznie, listownie lub poprzez osobiste stawiennictwo w sądzie, to każdy z tych 1300 uczestników postępowania albo spędziłby kilka godzin w sądzie, próbując wejść do sekretariatu lub oczekując na połączenie, albo musiałby się uzbroić w cierpliwość, czekając na doręczenie korespondencji z sądu. Korzystanie z portalu znacznie zwiększa komfort pracy, usprawniając też sam przebieg postępowania. Z kolei pracownicy sądu, uwolnieni od wykonywania niektórych czynności, mogą swój czas zaangażować w bieżącą obsługę sekretariatów, co przyczynia się do szybszego obiegu dokumentacji.
Najpóźniej w połowie 2016 r. za pośrednictwem portalu informacyjnego będzie można sprawdzić przebieg każdego z postępowań toczących się we wszystkich sądach powszechnych w Polsce. Funkcjonalność ta będzie dostępna dla wszystkich, niezależnie od pełnionej roli procesowej. Sędzia, prokurator, profesjonalny pełnomocnik i wreszcie każdy przysłowiowy Kowalski będzie mógł się zapoznać z elektroniczną wersją akt.
W efekcie w sposób niepomierny zmienia się skuteczność uzyskiwania informacji sądowej. A w dalszej perspektywie, w celu zminimalizowania konieczności weryfikacji danych użytkownika, zakłada się integrację platformy zarządzania tożsamością Ministerstwa Sprawiedliwości z ePUAP czy też wykorzystanie podpisów elektronicznych umieszczonych w legitymacjach profesjonalnych pełnomocników procesowych.

Portal orzeczeń

Konstytucja RP gwarantuje każdemu obywatelowi prawo do uzyskiwania informacji o działalności organów władzy publicznej. Szczególnego znaczenia nabiera jednak informacja dotycząca funkcjonowania wymiaru sprawiedliwości, a zwłaszcza krańcowych rezultatów stosowania prawa, czyli treść orzeczeń. W połowie 2012 r. ruszyło wdrażanie publicznie dostępnej bazy orzeczeń sądowych. Portal Orzeczeń Sądów Powszechnych jest nie tylko urzeczywistnieniem idei społeczeństwa informacyjnego, ale przede wszystkim stanowi swoisty element społecznej kontroli nad funkcjonowaniem trzeciej władzy. Docelowo zapewni ujednolicenie orzecznictwa oraz interpretacji norm prawnych i położy kres lokalnemu orzecznictwu wyznaczonemu granicami poszczególnych apelacji. W portalu publikowane są rozstrzygnięcia wszystkich sądów apelacyjnych oraz większości okręgowych (do połowy 2016 r. swoim zasięgiem obejmie on wszystkie sądy powszechne). Obecnie w bazie znajduje się ponad 15 tys. orzeczeń, co przełożyło się na ponad 3 mln odsłon strony www.orzeczenia.ms.gov.pl, gdzie udostępniane są linki do baz poszczególnych sądów. Odnotowuje się średnio 5500 odwiedzin strony dziennie.
Szeroka dostępność orzecznictwa umożliwia poddanie krytycznej ocenie regulacji prawnych, a w efekcie zapewnia również stabilizację porządku prawnego przez skuteczne korygowanie błędnych przepisów i niwelowanie luk prawnych. Nie można również nie wspomnieć o interakcji z użytkownikiem końcowym. Portal orzeczeń niewątpliwie wpłynie na podniesienie świadomości prawnej obywateli oraz zapewni kształtowanie kultury prawnej.
Przy okazji trzeba zastrzec, że w ramach bazy zachowana została równowaga między prawem do prywatności a prawem do informacji publicznej. Przede wszystkim zbudowany został katalog wyłączeń spraw, w których orzeczenia udostępniane są jedynie w trybie wnioskowym. Dotyczy to szczególnie spraw rodzinnych lub karnych o dużym ciężarze gatunkowym. Dodatkowo z treści uzasadnień usuwane są wszelkie informacje, które mogłyby obejmować dane osobowe, określać miejsce zdarzenia lub w jakikolwiek inny sposób umożliwić zidentyfikowanie poszczególnych osób lub sprawy. W tym celu zostały wypracowane jednolite dla całej Polski standardy anonimizacji. Proces ten opiera się na zaawansowanej technologii wykorzystującej rozmaite metody złożonej analizy tekstu. Zautomatyzowanie anonimizacji umożliwia publikację orzeczeń na szeroką skalę.

E-protokół

29 kwietnia 2010 r. uchwalono ustawę zmieniającą Kodeks postępowania cywilnego, na mocy której wprowadzono w sprawach cywilnych nagrywanie posiedzeń jawnych zamiast sporządzania tradycyjnego, pisemnego protokołu, który jest najczęściej dyktowany przez sędziego. Od tej pory to nagranie z sali rozpraw jest protokołem.
W sądach okręgowych można nagrywać obraz i dźwięk, zaś w sądach apelacyjnych – tylko dźwięk. W 2013 r. reforma protokołowania zeszła do sądów rejonowych, które są wyposażane w urządzenia umożliwiające nagrywanie obrazu i dźwięku. Dotychczas system objął 11 sądów apelacyjnych, 44 okręgowe i 10 rejonowych, a w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie wyposażono 753 sale rozpraw. Przeszkolono 3750 użytkowników systemu cyfrowej rejestracji posiedzeń sądowych (sędziów, protokolantów i asystentów sędziów). W formie protokołu elektronicznego utrwalono ponad 103 tysiące posiedzeń jawnych w sprawach cywilnych.
Wprowadzenie nowej formy protokołowania posiedzeń sądowych ma na celu przyspieszenie i zwiększenie efektywności orzekania i skrócenie czasu trwania rozpraw sądowych. W systemie cyfrowej rejestracji posiedzeń sądowych istnieje także możliwość przesłuchania świadków i stron na odległość z wykorzystaniem terminali wideokonferencyjnych, jak również prezentacji dowodów w postaci elektronicznej. Protokół elektroniczny w pełni urzeczywistnia zasady jawności postępowania, bowiem dokładnie odzwierciedla przebieg rozprawy, w tym wypowiedzi uczestników postępowania. Pozwala to na eliminację kontrowersji co do rzeczywistego przebiegu rozprawy oraz problemu sprostowania protokołu. Zaobserwowano także zwiększenie dyscypliny uczestników postępowania na sali rozpraw. Wymienione korzyści ze stosowania protokołu elektronicznego wpływają na pozytywne postrzeganie polskiego wymiaru sprawiedliwości. Wskazać także należy, że nagrania z rozpraw udostępniane są uprawnionym osobom przez internet za pośrednictwem portali informacyjnych.

Odpisy z KRS i NKW

Kolejne działania związane z informatyzacją postępowania sądowego i dostępu do informacji sądowej dotyczą rejestrów sądowych. Budowa platformy informacyjno-usługowej eMS na ma celu poprawę warunków prowadzenia działalności gospodarczej. Za jej pomocą udostępnia się osobom fizycznym i prawnym usługi merytoryczne dotyczące Krajowego Rejestru Sądowego i Rejestru Zastawów, związane z komunikacją z wymiarem sprawiedliwości. Ponieważ integracyjna platforma eMS jest bazą dla implementacji usług elektronicznych, wprowadzanie kolejnych z nich jest łatwiejsze i szybsze. Na platformie eMS udostępniane są takie usługi, jak: zakładanie spółki z o.o. z wykorzystaniem wzorca umownego (tzw. S24), samodzielne pobieranie wydruków z KRS (odpisów papierowych), uzyskiwanie elektronicznych odpisów z KRS, wyszukiwanie aktualnej informacji o podmiotach wpisanych do KRS.
Wydruki z KRS nie zawierają pieczęci ani podpisu, mimo to są zrównane pod względem mocy prawnej z odpisami, które można uzyskać poprzez Centralną Informację KRS. Darmowy wydruk zawiera identyfikator pozwalający na weryfikację zawartych w nim danych z danymi znajdującymi się w rejestrze. Platforma eMS ma funkcjonalność umożliwiającą na dokonanie takiego sprawdzenia. Liczba wydanych odpisów on line na koniec kwietnia 2013 r. wyniosła 11 183 846. Nastąpił 59-procentowy spadek liczby wydanych odpisów na wniosek w drugim półroczu 2012 r. w stosunku do drugiego półrocza roku 2011. Szacowana kwota, którą dzięki usłudze zaoszczędzili przedsiębiorcy w drugim półroczu 2012, to ok. 5 mln zł.
Wobec sukcesu tego posunięcia planowane jest uruchomienie usługi polegającej na samodzielnym generowaniu wydruku (odpisu) z księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym. Odpisy, wyciągi, zaświadczenia i informacje z KRS są opatrzone podpisem elektronicznym uprawnionego pracownika Centralnej Informacji bądź sądu rejestrowego.

E-sąd

Kolejne przedsięwzięcie Ministerstwa Sprawiedliwości dotyczy informatyzacji postępowania upominawczego. E-sąd rozpoznający sprawy w elektronicznym postępowaniu upominawczym funkcjonuje od 2010 r. W ostatnim okresie można było zaobserwować zwiększenie liczby spraw rozpoznawalnych przez ten sąd. Niestety, przełożyło się to na sytuacje, że niektórzy dłużnicy zostali zaskoczeni sprawnością działania e-sądu. Wielu dłużników otrzymało nakazy zapłaty w sprawach, które w ich mniemaniu były na tyle stare lub opiewały na tak niskie kwoty, że nie spodziewali się, iż wierzyciele będą uruchamiali sądowa machinę w celu dochodzenia tych roszczeń. Dzięki e-sądowi takie dochodzenie jest jednak proste i niekłopotliwe.
Kilka lat stosowania regulacji dotyczącej e-sądu ukazało również, że lepiej byłoby, gdyby niektóre przepisy były precyzyjniej sformułowane. Ponadto okazało się, że poprzestawanie na identyfikacji stron tylko na podstawie imienia i nazwiska jest zawodne. Z powyższych względów w ostatnich miesiącach znowelizowano przepisy normujące funkcjonowanie e-sądu. Ograniczono możliwość dochodzenia długów jedynie do tych, które są młodsze niż 3 lata. Starsze długi mogą być dochodzone jedynie w tradycyjnym postępowaniu.
W myśl nowej regulacji powód, wszczynając postępowanie w e-sądzie, będzie musiał podać PESEL, NIP lub inny numer identyfikujący pozwanego. Stwarza to podstawy do weryfikacji tożsamości pozwanego, przez co nie będzie możliwości, że egzekucja zostanie skierowana do nieodpowiedniej osoby, mającej jednak takie samo imię i nazwisko jak właściwy pozwany. Numery te, w przeciwieństwie do imienia i nazwiska, są niepowtarzalne, a jednocześnie pozwalają na szybką weryfikację adresu pozwanego w bazach meldunkowych. Po nowelizacji regulacji dłużnik w e-sądzie będzie dodatkowo chroniony w toku egzekucji w sytuacji, gdy zachodzić będą wątpliwości co do adresu pozwanego i skuteczności doręczenia mu nakazu zapłaty. Na komornika nałożono też wiele nowych obowiązków, będzie on m.in. pouczał dłużnika o sposobie wniesienia środka zaskarżenia na postanowienie o nadaniu klauzuli wykonalności, o problematyce doręczeń sądowych, a także o sposobie przywrócenia terminu. W szczególnych sytuacjach na wniosek dłużnika komornik będzie nawet zawieszał postępowanie egzekucyjne do czasu rozstrzygnięcia zastrzeżeń co do skuteczności doręczenia. Równocześnie trwa intensywna modyfikacja i optymalizacja strony informatycznej e-sądu, np. interfejsu użytkownika składającego pozew, jak również modułu orzecznika.

Zakładanie spółki S24

Od ponad roku można poprzez internet założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Jest to bardzo popularny, o ile nie najpopularniejszy rodzaj spółki. Zinformatyzowanie jej zakładania jest zatem odpowiedzią na potrzeby obrotu gospodarczego. Świadczą o tym dane statystyczne z ostatnich miesięcy. Od początku 2012 r. do maja tego roku złożono w taki sposób 8013 wniosków i zarejestrowano 6729 nowych spółek. Dotychczasowy szczyt zainteresowania przypadł na kwiecień tego roku, kiedy złożono 1039 wniosków i zarejestrowano 832 nowe spółki.
Zakładanie spółki w ten sposób potocznie nazywa się S24, co ma podkreślać z jednej strony dostępność tej metody przez całą dobę, ale też docelowe zamknięcie się rejestracji w ciągu 24 godzin.
Osoby chcące założyć prostą spółkę z o.o. mają zatem alternatywę wobec pójścia do notariusza, a później składania papierowego wniosku o rejestrację spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym. Teraz wystarczy, że usiądą przed komputerem, założą profil osobisty w serwisie, wypełnią odpowiednie elektroniczne formularze i prześlą je drogą elektroniczną do sądu rejestrowego. Rozwiązanie to jest nie tylko szybsze i wygodniejsze dla przyszłych wspólników, lecz także tańsze, ponieważ nie ma potrzeby uiszczania opłaty notarialnej.

Dalsze plany

Ministerstwo Sprawiedliwości nie poprzestaje na wdrażaniu opisanych usług elektronicznych dla obywatela i przedsiębiorcy. Planowane jest uruchomienie kolejnych udogodnień dla klientów wymiaru sprawiedliwości, jak i dla samego wymiaru sprawiedliwości. Przykładem jest chociażby elektroniczne potwierdzenie odbioru, czyli cyfrowa zwrotka – informacja o tym, że korespondencja sądowa dotarła do adresata. Będzie ona przesyłana przez listonosza przez sieć teleinformatyczną każdego dnia po zakończeniu pracy i natychmiast widoczna w systemie informatycznym sądu.
Planowana jest także informatyzacja postępowania i nadanie klauzuli wykonalności bankowemu tytułowi egzekucyjnemu czy wprowadzenie możliwości składania przez notariusza elektronicznego wniosku o wpis do księgi wieczystej.
W 2016 r. za pośrednictwem portalu informacyjnego będzie można sprawdzić przebieg każdego z postępowań toczących się we wszystkich sądach powszechnych w Polsce
Portal Orzeczeń Sądów Powszechnych jest nie tylko urzeczywistnieniem idei społeczeństwa informacyjnego, ale stanowi element społecznej kontroli nad funkcjonowaniem trzeciej władzy. Docelowo zapewni też ujednolicenie orzecznictwa, a także przyczyni się do podniesienia świadomości prawnej obywateli

Prof. Dr Hab. Jacek Gołaczyński