W Krakowie formularz rejestracji auta podlega 30 czynnościom urzędniczym, w Gdańsku – 88. Ile urzędów, tyle systemów załatwiania spraw. Wszystko przez brak standardów w samorządach. Efekt? Wszechwładna biurokracja.
Każdy, kto załatwiał sprawę w urzędzie, zdaje sobie sprawę, że musi to potrwać. Ale w jednym miejscu tę samą sprawę załatwimy w dwa, trzy dni, w innym zajmie to nawet dwa tygodnie. Dlaczego? Winne są wewnętrzne procedury wypracowane przez urzędy. Każdy tworzy je na własną modłę.
Jak twierdzą eksperci, do tej pory nikt w Polsce nie podjął próby sporządzenia szczegółowej instrukcji, która określałaby czynności, jakim powinien podlegać formularz wpływający do urzędu – a więc kiedy przybić stempel, zrobić kopię, przesłać do odpowiedniego departamentu. Bałagan wpływa na szybkość załatwienia sprawy, a tym samym na efektywność działania urzędów.
Przykładowo formularz dotyczący rejestracji samochodu w urzędzie w Toruniu poddawany jest 43 tego typu procesom, w Krakowie – 30, a w Gdańsku – aż 88. Podobnie jest z wydaniem pozwolenia wodnoprawnego – w Szczecinie formularz złożony przez petenta podlega aż 78 czynnościom, w Toruniu 81, a w Kielcach 63.
– Nie ma ani jednej procedury, która byłaby prowadzona podobnie w różnych miejscach – mówi prof. Szczepan Figiel z Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego, który wraz z grupą naukowców zbadał, jak wygląda praca 30 urzędów: 8 marszałkowskich, 8 wojewódzkich i 14 miast powiatowych.
W ramach badania „Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw z wykorzystaniem innowacyjnych modeli referencyjnych procesów administracji publicznej” opracowali oni specjalny algorytm, który pozwala na porównanie kilkuset różnych zadań urzędów. Następnie powstały specjalne wzory prostych sposobów wykonywania zadań.
Kluczem do sukcesu jest wprowadzenie w urzędach cyfrowego obiegu dokumentów na szeroką skalę. Liczbę procedur dałoby się znacznie ograniczyć, i to bez konieczności zmiany prawa. W przypadku rejestracji samochodu liczba procesów mogłaby spaść do 15, czyli od dwóch do pięciu razy mniej niż obecnie. Okazuje się, że to prostsza i tańsza metoda niż praktykowane do tej pory wiele razy zatrudnianie dodatkowych urzędników czy zmiany przepisów.
Ale do tego jeszcze długa droga. Aż 86 proc. urzędów mających elektroniczny system obiegu dokumentacji i tak je wszystkie drukuje. – Teoretycznie nie ma przeszkód do ustalenia standardów. Poddajemy się m.in. certyfikacji ISO, która powinna sprawę unormować, ale jak widać, życie to weryfikuje – przyznaje marszałek województwa warmińsko-mazurskiego Jacek Protas.
Z punktu widzenia petenta procedura załatwienia tej samej sprawy w każdym urzędzie jest identyczna.
Zupełnie inaczej wygląda to z urzędniczego punktu widzenia – ten sam formularz może być mielony 30 razy w jednym urzędzie, a 90 razy w drugim. Końcowy rezultat jest identyczny, ale zaangażowane środki i czas załatwienia sprawy różne.
Prawo reguluje tylko ogólne zasady. Jak widać, różne wewnętrzne procedury załatwiania spraw w urzędach obniżają ich efektywność. Dlatego autorzy badania z Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego chcą umieścić wszystkie opracowane modele upraszczające skomplikowane procedury w specjalnym Portalu Elektronicznej Bazy Procesów Administracji Publicznej – tak, by urzędy same mogły zacząć wdrażać jak najprostsze rozwiązania.
Ale do tego potrzebny będzie sprawny elektroniczny obieg dokumentacji w urzędach oraz elektroniczne ścieżki kontaktu z klientami. – Tyle że w dużej części urzędów, szczególnie samorządowych, wciąż tych e-usług nie wdrożono – ostrzega dr Jan Czajkowski ze Związku Miast Polskich.
To właśnie wykazały badania przeprowadzone przez prof. Szczepana Figiela. Sprawdzono w nich liczbę dokumentów w urzędach oraz stopień ich cyfryzacji. Okazuje się, że urzędnicy są mocno związani z tradycyjnym papierem. W badanych urzędach miast średnio na 1,7 tys. dokumentów papierowych przypada 67 w wersji elektronicznej. Nie lepiej w urzędach marszałkowskich – ponad 1,6 tys. dokumentów papierowych na 55 elektronicznych.
Z kolei w badanych urzędach wojewódzkich stosunek ten wyniósł ponad 1,2 tys. tradycyjnych dokumentów do 56 w wersji cyfrowej. I choć według oficjalnych statystyk z elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją korzysta 71 proc. samorządów, to i tak w dalszym ciągu aż 86 proc. z nich wszystko drukuje.
– Samorządy wdrażają różnego rodzaju oprogramowania zewnętrznych firm i potem się okazuje, że są niedoskonałe. W efekcie to urzędnicy muszą je poprawiać lub wręcz tworzyć od podstaw – mówi Jacek Protas, marszałek woj. warmińsko-mazurskiego.
Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji zapewnia, że już pracuje nad rozwiązaniami, które pozwolą na wdrażanie w samorządach jednolitych e-usług, które uproszczą procedury. – Mamy już gotowy projekt. Jedną ze zmian jest obowiązek prowadzenia elektronicznej skrzynki podawczej we wszystkich urzędach – zapewnia minister Michał Boni.