Zmiany w procedurze cywilnej, umożliwiające utrwalanie przebiegu rozpraw w postaci nagrań, rodzą konieczność przemodelowania nie tylko pracy sędziów i protokolantów, lecz także profesjonalnych pełnomocników.
Informatyzacja niemal wszystkich dziedzin życia, w tym sądownictwa, jest naturalną konsekwencją rozwoju technologicznego. Nagrywanie rozpraw niewątpliwie zdyscyplinuje uczestników, wpłynie pozytywnie na ich kulturę osobistą i zmotywuje do należytego przygotowania się do czynności, jakie mają być na danym posiedzeniu przeprowadzone. Ale zalet jest więcej.
Świadek zmienia zdanie
Zapis dźwięku lub obrazu i dźwięku z rozprawy stanowi wierne odzwierciedlenie jej przebiegu, w szczególności zaś treści zeznań świadków i przesłuchania stron. Pozwala także potwierdzić lub wyeliminować pomówienia o nieobiektywne prowadzenie sprawy lub zarzuty niezgodnego z procedurą przeprowadzania dowodów. Sędziowie nie mają już możliwości dowolnego kształtowania treści protokołu i żaden pełnomocnik nie usłyszy w odpowiedzi na prośbę o zaprotokołowanie wypowiedzi, że to sąd decyduje, co znajdzie się w protokole.
Nagrywanie rozpraw skraca czas ich trwania (spisanie tradycyjnego protokołu zajmowało dużo czasu, nawet jeżeli protokolant był dobrze wyszkolony w bezwzrokowym pisaniu) i pozwala sędziemu na szybsze zakończenie sprawy. Jeśli nawet początkowo czas poświęcony przez pełnomocnika na pracę z e-protokołem będzie dłuższy (nowa forma udostępnienia, konieczność zapoznania się z oprogramowaniem służącym odtwarzaniu e-protokołu), to szybsze przeprowadzanie rozpraw pozwoli go zaoszczędzić.
System nagrywania rozpraw umożliwia dokonywanie konfrontacji zeznań świadków za pomocą nagrań archiwalnych. Możliwe jest bowiem odtworzenie fragmentu bieżącej rozprawy, np. zeznań poprzedniego świadka lub odtworzenie fragmentu z poprzedniego posiedzenia, gdy dany świadek, wezwany ponownie, zeznaje inaczej. Fakt odtwarzania fragmentu wcześniejszego (lub archiwalnego) nagrania jest również nagrywany.
Adnotacje jak spis treści
Z punktu widzenia profesjonalnego pełnomocnika bardzo istotne jest, że obecnie istnieje możliwość przeprowadzenia na rozprawie dowodów w postaci elektronicznej. Podczas nagrywania można podłączyć dodatkowe źródło obrazu z urządzenia (np. laptopa), w pamięci którego znajduje się dowód elektroniczny (np. wiadomość e-mail, zdjęcie, film), by zarejestrować go w bieżącym nagraniu.
Pełnomocnicy i strony z pewnością docenią także zalety połączenia wideo-konferencyjnego, umożliwiającego przesłuchanie świadka lub biegłego bez konieczności jego osobistego stawiennictwa w sądzie w odległym miejscu.
Pojawiające się głosy krytyczne wobec systemu elektronicznego protokołowania niesłusznie zarzucają, iż przed każdą rozprawą uczestnik procesu będzie musiał odsłuchać całość dotychczasowego nagrania i poświęcić na tę czynność tyle czasu, ile trwał jego zapis. Zarówno sędzia, jak i pełnomocnik, dysponując zapisem z rozprawy, może odnajdywać poszczególne fragmenty nagrania, posługując się adnotacjami urzędowymi. Adnotacje pełnią bowiem funkcję spisu treści nagrania, odzwierciedlają istotne wydarzenia w czasie rozprawy i umożliwiają odszukanie żądanego fragmentu.
Wystarczy przejrzeć adnotacje poczynione przez protokolanta, a następnie – przy użyciu „paska czasu”, w programie służącym odtworzeniu nagrania, otworzyć interesujący nas fragment zapisu. Można też skorzystać z opcji wyszukiwania po słowach kluczowych, wpisując w okno wyszukiwarki żądane słowo lub frazę, np. „na pytanie pełnomocnika powoda”, „Kowalski” lub „sąd postanowił”.
Strony i pełnomocnicy nie będą musieli spędzać długich godzin w czytelni akt. Elektroniczny protokół w postaci nagrania audio będzie im udostępniany wraz z oprogramowaniem do jego odtworzenia na własnym komputerze.
Pełnomocnik nie ma oczywiście możliwości edycji zapisu i jego modyfikacji, ale może dodawać własne adnotacje w postaci notatek i komentarzy, ułatwiających przygotowanie się do kolejnej rozprawy, a także – sporządzenie apelacji (wszystkie adnotacje można łatwo otworzyć także w edytorze tekstu Microsoft Office).
Zapis przebiegu posiedzenia z utrwaleniem dźwięku lub obrazu i dźwięku dokonywany jest w czasie rzeczywistym nagrania, warto zatem podczas rozprawy odnotowywać w kluczowych momentach czas wyświetlony na ekranie monitora, aby później, po uzyskaniu zapisu audio, łatwo odszukać konkretny fragment nagrania.
W uzasadnieniu wyroku dowody stanowiące podstawę przyjętego ustalenia będą powoływane przez wskazanie odpowiedniej adnotacji urzędowejoraz czasu (godzina, minuta, sekunda), w którym nastąpiła rejestracja czynności. Wobec tego odnalezienie np. fragmentu zeznań świadka, na których oparł się sąd, wydając wyrok w sprawie, nie będzie czasochłonne.
Nowe nie znaczy złe
System służący do elektronicznego protokołowania ułatwia pracę profesjonalnego pełnomocnika, choć wymaga zmiany sposobu przygotowania do rozprawy, dokonywania notatek podczas posiedzenia, jak i przygotowania apelacji. Jedynie od otwartości na zmiany i pozytywnego nastawienia do tego, co nowe będzie zależało, w jakim stopniu wykorzystamy pojawiające się możliwości techniczne.
Podkreślić należy, że twórcy systemu utrwalania przebiegu posiedzeń sądowych nie pozostają obojętni na głosy konstruktywnej krytyki.
Planowane zmiany w kodeksie postępowania cywilnego i regulaminie funkcjonowania sądów powszechnych zmierzają do zwiększenia dostępności e-protokołów dla stron i pełnomocników, ułatwienia zlecania dokonywania transkrypcji oraz udostępniania stronom i pełnomocnikom nagrania dźwięku i obrazu (a nie tylko dźwięku).
Dr Gabriela Bar, radca prawny, wspólnik w Kancelarii Radców Prawnych G. Bar & M. Rojowska