Niedawne publikacje na temat e-protokołu mogły sugerować, że nagrywanie rozpraw sądowych miało uczynić zbędną obecność protokolanta. Wystarczy jednak sięgnąć do ustawy, czyli art. 157 k.p.c., aby dostrzec, że protokolant, podobnie jak dotychczas, bierze udział w sporządzeniu protokołu składającego się nadal z nagrania oraz części pisemnej.
Ustawodawca nigdy nie zakładał zatem, aby protokół z posiedzenia jawnego był sporządzany wyłącznie w postaci nagrania, bez udziału protokolanta. To zaś, że nagrywaniu rozpraw w sprawach cywilnych towarzyszy transkrypcja, wynika wprost z przepisu art. 158 par. 4 k.p.c. O transkrypcji decyduje prezes sądu na wniosek przewodniczącego.
Transkrypcja może dotyczyć jedynie odpowiedniej części protokołu sporządzonego za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk. Jeżeli tak się stanie, transkrypcja stanowi załącznik do protokołu, czyli jest dostępna dla sądu i stron postępowania.

Koncepcja transkrypcji

Tak jak od początku ustawodawca zakładał, że protokolant będzie obecny na sali rozpraw, tak też stworzono normatywne podstawy do sporządzania transkrypcji. Te założenia nie zostały zatem zmienione. Obecnie w Ministerstwie Sprawiedliwości trwają prace nad aktami wykonawczymi, które nie zmieniają koncepcji wyrażonej w k.p.c., a jedynie ją uszczegóławiają.
Wskazać też należy, że Ministerstwo Sprawiedliwości pracuje już nad szczegółową koncepcją transkrypcji nagrań posiedzeń sądowych.
W tym celu koordynator krajowy ds. wdrażania systemów informatycznych w sądach powszechnych zalecił prezesom sądów okręgowych i apelacyjnych (gdzie następuje obecnie wdrożenie protokołu elektronicznego) powołanie zespołów transkrybentów i osób kierujących tymi zespołami.
Zespoły te mogą wykonywać transkrypcji odpowiednich części zapisów dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzeń jawnych nie tylko zresztą dla tych sądów.



Decyzja prezesa sądu

Decyzja zlecająca transkrypcję, zgodnie z art. 158 § 4 k.p.c., leżała będzie w gestii prezesa sądu. Takie rozwiązanie nie służy jednak zniechęceniu do występowania o transkrypcję, lecz centralizuje ośrodek decyzyjny. To prezes sądu będzie mógł w całokształcie ocenić, dysponując wszystkim wnioskami o transkrypcję z danego sądu, które wnioski zasługują na uwzględnienie.
Należy wreszcie przyznać, że nie przewidujemy powierzenia transkrypcji podmiotom zewnętrznym. Planujemy wykorzystać do tych czynności pracowników ośrodków migracyjnych ksiąg wieczystych. Przy czym sporządzaliby oni przekład na potrzeby sądu macierzystego oraz innych.
Planowane jest jednak, aby w pierwszym okresie po wdrożeniu systemu rejestracji rozpraw sądowych transkrypcja była dokonywana przez protokolantów oraz tych pracowników ośrodków migracyjnych ksiąg wieczystych, którzy będą zwolnieni od migracji ksiąg wieczystych.
Docelowo będą się tym zajmowali pracownicy ośrodków migracyjnych – czyli w miarę zakończenia migracji ksiąg wieczystych – stopniowo przekształcanych w ośrodki zarządzania informacją (OZI).
Nigdy nie było planów, aby do przepisywania nagrań wykorzystać asystentów sędziów. W związku z tym istniejące w tym zakresie obawy są całkowicie bezpodstawne. Z projektu regulaminu bowiem nie wynika, że obowiązki te mają przejmować asystenci.

Sędzia może notować

Standardy transkrypcji staną się częścią zarządzenia zmieniającego zarządzenie ministra sprawiedliwości z 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.Urz. MS nr 5, poz. 22 z późn. zm.).
Trwają już prace legislacyjne nad dostosowaniem tego zarządzenia do przepisów dotyczących nowej metody protokołowania posiedzeń jawnych w sprawach cywilnych. Projekt zostanie przekazany prezesom sądów do konsultacji w najbliższym czasie.
Co do wątku przyspieszenia postępowania poprzez wprowadzenie e-protokołu, należy odnotować, że w sprawach rozpoznawanych już przez Sąd Okręgowy we Wrocławiu czas potrzebny do rozpoznania sprawy uległ skróceniu o 1/3.
Zapisanie godziny nagrania na serwerze trwa mniej niż minutę. W sądzie apelacyjnym rozprawy trwają na ogół pół godziny, zatem informacja, że zapisywanie trwało kilka minut, wynika zapewne z niewłaściwej obsługi sprzętu. Pamiętajmy, że nagrywanie dopiero się rozpoczęło i wszyscy się tego uczymy, także protokolanci.
Należy też wskazać, że na 100 posiedzeń nagranych w sądzie wrocławskim jedynie w 3 przewodniczący wystąpił o transkrypcję. Stąd też nie można już dzisiaj twierdzić, że będzie to zasadą, a nie wyjątkiem.
Przewodniczący w czasie rozprawy może sporządzać adnotacje stanowiące przewodnik po najważniejszych fragmentach i w ten sposób, zarówno sąd I instancji, jak i sąd odwoławczy będą miały łatwy dostęp do tych fragmentów nagrania, które są istotne dla sprawy.
Suchodolska: Polak potrafi - oszczędności przez pączkowanie

Zobacz również
Przewodniczący może także sporządzać własne adnotacje do nagrania, które nie będą dostępne dla stron, a umożliwią mu szybkie ustalenie ważnych dla sprawy okoliczności. Transkrypcja w obecnym kształcie ma zapewnić łagodne przejście pomiędzy dotychczasowym sposobem pracy nad aktami a tym, co nowe, czyli nagraniem. I nie można tego ważnego wątku pomijać.

Prof. Jacek Gołaczyński, wiceminister sprawiedliwości