Aby ograniczyć ryzyko związane z zagranicznym partnerem biznesowym, przedsiębiorca powinien sprawdzić jego kondycję, wywiązywanie się z umów, zadłużenie. Informacje o zagranicznej firmie najszybciej otrzyma, korzystając z pomocy wywiadowni gospodarczych i handlowych.

Pomoc wywiadowni

Wywiadownia zbiera informacje o sytuacji finansowej zagranicznego kontrahenta i dokonuje analizy uzyskanych informacji, co pozwala ocenić, czy przyszły kontrahent jest wiarygodny, a jego sytuacja stabilna, oraz jaki może być dla niego górny pułap kredytu kupieckiego.

Wywiadownie uzyskują informacje z własnych nieujawnionych źródeł, ze źródeł ogólnodostępnych (np. artykułów na temat konkretnego przedsiębiorcy w zagranicznej prasie) oraz z zagranicznych baz windykacyjnych, np. rejestrów dłużników, ewidencji działalności gospodarczej, sprawozdań finansowych, sprawozdań publikowanych przez spółki giełdowe, prospektów emisyjnych oraz funkcjonujących w danym kraju izb gospodarczych, które mają dostęp do ewidencji działających na podobnych zasadach jak polski Krajowy Rejestr Sądowy.

Pozyskiwanie za pośrednictwem wywiadowni informacji o zagranicznym partnerze jest jednak kosztowne. Cena zależy od państwa, w którym działa firma, wagi poszukiwanych informacji oraz czasu, w jakim powinny zostać zebrane.

Na własną rękę

O udostępnienie dokumentów, np. potwierdzających brak zadłużenia i niefigurowanie w odpowiedniku Biura Informacji Gospodarczej, przedsiębiorca może zwrócić się bezpośrednio do kontrahenta. Jeśli nie zalega on z płatnościami, to w jego interesie będzie udowodnienie tego. O udzielenie informacji na temat zagranicznej firmy można zwrócić się również do polskiej placówki dyplomatycznej i do zagranicznego wydziału promocji handlu i inwestycji. Udzielają one bezpłatnie informacji np. na temat tego, czy konkretna firma funkcjonuje w obrocie, kiedy weszła na rynek, kto jest jej właścicielem.

Informację o tym, że zagraniczna firma funkcjonuje w obrocie, można uzyskać, potwierdzając jej numer identyfikacyjny VAT, np. kierując do Biura Informacji Podatkowych Izby Skarbowej w Poznaniu z siedzibą w Koninie (np. e-mailem na adres vat@mofnet.gov.pl) wniosek na przygotowanym przez biuro formularzu, który określa informacje niezbędne do zidentyfikowania zagranicznej firmy. Wniosek można skierować również, nie korzystając z formularza. Należy wówczas podać:

● nazwę lub imię i nazwisko oraz adres kontrahenta, którego numer VAT UE chce sprawdzić polski przedsiębiorca,

● numer rejestracyjny kontrahenta, przyznany mu przez państwo członkowskie dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych, wraz z kodem tego państwa członkowskiego,

● nazwę lub imię i nazwisko oraz adres zainteresowanego polskiego przedsiębiorcy,

● numer identyfikacji podatkowej zainteresowanego, w przypadku gdy jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE, numer identyfikacji podatkowej należy poprzedzić kodem PL,

● w przypadku gdy potwierdzenie zidentyfikowania ma dotyczyć okresu wcześniejszego niż dzień złożenia wniosku, należy podać również dzień, miesiąc oraz rok, na który ma nastąpić potwierdzenie.

Przedsiębiorca, który wysyła wyroby akcyzowe, może dodatkowo zweryfikować odbiorcę, wchodząc na stronę internetową Komisji Europejskiej i wpisując znany numer akcyzowy kontrahenta. Uzyska wówczas informację o tym, czy taki numer istnieje.

Może też zwrócić się faksem lub przez internet do Polskiego Biura Łącznikowego ds. Akcyzy (ELO) z prośbą o potwierdzenie danych zagranicznego kontrahenta. Przy okazji uzyska informację o tym, czy ma on zezwolenie oraz jakie wyroby akcyzowe może przyjąć. Adres e-mail siedziby polskiego Biura ELO – Izba Celna w Rzepinie to: elo@rze.mofnet.gov.pl