Wierzyciel powinien samodzielnie przypominać dłużnikowi o zaległych należnościach, wzywać go do zapłaty z zakreśleniem terminu ostatecznego uregulowania niezapłaconej kwoty, a także informować go o zamiarze wpisania na listę dłużników w Biurze Informacji Gospodarczej. Warto też negocjować z dłużnikiem możliwość spłaty przynajmniej części zadłużenia. Często dysponuje on gotówką, ale w kwocie, która nie wystarcza na pokrycie całego zobowiązania.

Prowadząc z dłużnikiem negocjacje, przedsiębiorca może np. obiecać mu rezygnację z odsetek, rozłożyć płatność na raty albo zaproponować dłuższy okres ich spłacania. W ten sposób zachęci go do uregulowania przynajmniej części zaległego długu. Wierzyciel odzyska wówczas szybciej przynajmniej część wierzytelności, bez potrzeby ponoszenia kosztów sądowych i wydatków na adwokata lub radcę prawnego.

Dowód w sądzie

Wprawdzie wierzyciel nie ma obowiązku wysyłania monitów, czyli wezwań do zapłaty, ale często może to być dla niego jedyny kontakt z dłużnikiem, który np. nie odbiera telefonów albo z którym rozmowy telefoniczne nie doprowadziły do uregulowania należności. W dodatku częste wysyłanie monitów jest sygnałem dla dłużnika, że wierzyciel jest zdeterminowany odzyskać swoje pieniądze.

Aby monit był skuteczny, wierzyciel powinien wskazać w nim wysokość roszczenia (czyli aktualny stan zadłużenia) oraz wskazać tytuł prawny, z którego się on wywodzi (np. umowę, fakturę itd.). Dla potwierdzenia zasadności dochodzonej kwoty warto w monicie przedstawić zestawienie niezapłaconych faktur oraz tych, które dłużnik uregulował tylko częściowo.

W monicie należy też podać, jak długo dłużnik już zalega z płatnościami, a także numer rachunku bankowego, na który powinien wpłacić wskazaną w wezwaniu do zapłaty kwotę. Można zapowiedzieć też wprowadzenie sankcji wobec dłużnika, np. naliczanie odsetek, albo wpis na listę dłużników.

Monit powinien zostać podpisany przez wierzyciela, jego pełnomocnika albo upoważnionego pracownika firmy wierzyciela. Gdy do tego samego dłużnika wierzyciel wysyła kolejno kilka monitów, wówczas w każdym z nich należy podawać ciągle rosnącą kwotę zadłużenia.

Wysłany listem poleconym monit stanowi dowód dla sądu wówczas, gdy negocjacje w sprawie zapłaty nie odniosą skutku i przedsiębiorca zdecyduje się wystąpić na drogę sądową przeciwko nieuczciwemu kontrahentowi. Powód powinien wówczas dołączyć kopię monitu do pozwu razem z dowodem na to, że nadał go na poczcie listem poleconym i zlecił dokonanie potwierdzenia odbioru, które otrzymał. Ma prawo też domagać się zaliczenia monitu w poczet dowodów w sprawie. Pozwany nie będzie mógł w takiej sytuacji twierdzić na rozprawie, że nie dał powodu do wytoczenia pozwu. Nawet gdy uzna przed sądem powództwo, to powód może domagać się zasądzenia na swoją rzecz zwrotu poniesionych kosztów.

Przepisy nie określają, ile monitów wierzyciel powinien wysłać do dłużnika, zanim zdecyduje się wnieść pozew do sądu. Wierzyciel sam o tym decyduje, podobnie jak o tym, z jaką częstotliwością będzie je wysyłał. Natomiast powinien on pamiętać, że wysyłanie monitów nie przerywa biegu przedawnienia roszczenia, zatem po pewnym czasie bezskutecznego monitowania należy wnieść pozew do sądu.

Wezwanie przedsądowe

Gdy dłużnik zignorował monity wysłane przez wierzyciela, warto do niego skierować wezwanie przedsądowe. Sporządza je adwokat, radca prawny albo firma windykacyjna i przesyła listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Pismo to będzie stanowiło dowód w sądzie w sprawie o zapłatę przeciwko dłużnikowi. Należy wezwać w nim dłużnika do natychmiastowej zapłaty należności i poinformować, że w razie nieuiszczenia jej sprawa zostanie skierowana do sądu bez dodatkowego zawiadamiania pozwanego. Można też wskazać termin wniesienia pozwu oraz zagrozić obciążeniem dłużnika kosztami wpisu sądowego, egzekucji komorniczej, zastępstwa procesowego, a także zrobić symulację kosztów, wskazując dłużnikowi, o jaką kwotę wzrośnie z tego powodu należność do zapłaty.

Wysłanie do dłużnika wezwania przedsądowego sporządzonego i podpisanego przez profesjonalnego pełnomocnika często jest skuteczniejsze od monitów samego wierzyciela.

Wezwanie do zapłaty (wzór pisma)

Władysław Mąka Warszawa, 1 grudnia 2011 r.

00-005 Warszawa

ul. Staromostowa 7 m. 27

Do Franciszka Bąka

Wszystko dla domu. Wytwórnia mebli

00-004 Warszawa

ul. Nadwiślańska 18 m. 10

Wezwanie do zapłaty

Wzywam firmę Franciszka Bąka Wszystko dla domu. Wytwórnia mebli do zapłaty kwoty 20 000 (słownie: dwadzieścia tysięcy) złotych z tytułu należności przewidzianej w zawartej umowie z 20 lipca 2011 r. o dostawę farb i lakierów. Należność miała być uregulowana do 1 września 2011 r., ale termin ten upłynął bezskutecznie. Zakreślam ostateczny termin zapłaty na 14 dni od daty pisma wzywającego. Należność proszę przekazać na konto ................................ w Banku XYZ.

Po upływie tego terminu wniosę pozew do sądu o niezapłaconą kwotę oraz zamieszczę informację w Biurze Informacji Gospodarczej BIG InfoMonitor o zaleganiu z płatnościami przez Franciszka Bąka.

Władysław Mąka

(własnoręczny podpis)

Podstawa prawna

Art. 101 i 102 ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. nr 43, poz. 296 z późn. zm.).