Drugi rejestr notarialny

Pierwszym rejestrem prowadzonym przez polski notariat jest rejestr aktów poświadczenia dziedziczenia (RAPD). Krajowa Rada Notarialna utworzyła go uchwałą z 15 listopada 2008 r. (Nr VI/78/2008) i uruchomiła 1 marca 2009 r. Funkcjonuje on jako rejestr publiczny w systemie informatycznym, z powszechnym dostępem do zawartych w nim danych potrzebnych do odnalezienia zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia. Obowiązek prowadzenia RAPD oraz skutki prawne dokonanych w nim wpisów określa ustawa Prawo o notariacie. Do czynności związanych z rejestrem zdążyliśmy się już przyzwyczaić, a jego szybkość działania, prosta obsługa i niezawodne funkcjonowanie są pozytywnie oceniane także poza środowiskiem notariuszy.

KRN od dawna dostrzegała potrzebę szerszego stosowania przez no¬tariuszy systemów informatycznych, w szczególności rejestrów notarialnych. Podjęcie działań w tym kierunku przewiduje uchwała III Kongresu Notariuszy Polskich w Krakowie z 14 października 2006 r., choć zapowiedziane w niej optymistycznie utworzenie centralnej bazy danych o wszystkich czynnościach notarialnych musi cierpliwie poczekać na lepsze czasy. Na razie pozostaje nam informatyzacja notariatu na drodze małych kroków, a więc tworzenia rejestrów dla wybranych rodzajów czynności.

W ramach tak zakreślonego pro¬gramu KRN podjęła 4 czerwca 2011 r. uchwałę (Nr VII/46/2011) o utworzeniu i zasadach funkcjonowania notarialnego rejestru testamentów (NORT), a następnie określiła termin jego uruchomienia na 5 października 2011 r. Postanowiła jednocześnie o udostępnieniu systemu notariuszom do te¬stowania na dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. W uchwale przewidziano wydanie przez prezesa KRN zarządzenia ustalającego regulamin korzystania z NORT. Pod¬stawą działania tego rejestru będzie więc ogólna ustawowa kompetencja KRN do zajmowa¬nia się sprawami notariatu, a ponadto uchwała Nr VII/46/2011 oraz ustalony przez prezesa Rady Regulamin świadczenia przez nią usług w zakresie zapewnienia użytkownikom dostępu do rejestrów notarialnych, dokonywania wpisów w tych rejestrach i uzyskiwania wynikających z nich informacji.

Rejestr testamentów, podobnie jak RAPD, będzie funkcjonował w systemie informatycznym, ale w odróżnieniu od pierwszego rejestru notarialnego ma charakter wyłącznie samorządowy. Najistotniejszą tego konsekwencją jest całkowita dobrowolność korzystania z NORT przez testatora, zarówno gdy chodzi o zarejestrowanie testamentu, jak też późniejsze utrzymywanie informacji o nim w rejestrze. Cele i zasady funkcjonowania NORT przyjęte zostały w oparciu o postanowienia Konwencji o stworzeniu systemu rejestracji te¬stamentów, przyjętej w Bazylei 16 maja 1972 r. Choć Polska do konwencji tej nie przystąpiła, przewidziane w niej rozwiązania mogą być zastosowane, jako ra¬cjonalne i przydatne dla osiągnięcia zamierzonych efektów. Zgodność NORT z konwencją ba¬zylejską pozwoli także na wymianę informacji pomiędzy naszym rejestrem a innymi reje-strami testamentów, funkcjonującymi w kilkunastu krajach Europy. Wymiana taka możliwa jest dzięki powołanemu w tym celu stowarzyszeniu ARERT, do którego polski notariat został zaproszony i przyjęty. W rozmowach między przedstawicielami ARERT i KRN włą¬czenie NORT do współpracy z rejestrami zagranicznymi przewidziano na pierwszy kwartał przyszłego roku. 

Podstawowym celem rejestrów testamentów, realizowanym także przez NORT, jest zmniejszenie ryzyka, że spadkobierca w ogóle nie dowie się o sporządzeniu testamentu, albo że testament taki ujawniony będzie z opóźnieniem. Rejestr ułatwia także odnalezienie zarejestrowanego testamentu po śmierci testatora. W konwencji bazylejskiej przyjęto trzy najważniejsze zasady:
• rejestracja nie podlega w odniesieniu do testatora żadnym warunkom związanym z narodowością i miejscem zamieszkania,
• wpis do rejestru musi pozostać niejawny za życia testatora,
• po śmierci testatora każda osoba może, po przedstawieniu dowodu jego śmierci, otrzymać z rejestru informacje o jego testamentach.
Konwencja przewiduje, że rejestr może zawierać albo wyłącznie informacje pozwalające od¬naleźć zarejestrowany testament, albo obok tych informacji także treść testamentu. Nasz NORT zawierał będzie tylko informacje pozwalające na dotarcie do testamentu, bez możliwości ustalenia jego treści – analogicznie do funkcjonującego już RAPD, który pozwala odszukać akt poświadczenia dziedziczenia, ale nie zawiera informacji o spadkobiercach. 

Funkcjonowanie NORT opierać się będzie na kilku podstawowych regułach.

1. Notariusz sporządzający testament albo przyjmujący go na przechowanie zamieszcza w treści testamentu lub właściwego protokołu złożony przez testatora wniosek o zarejestrowanie sporządzonego lub zdeponowanego testamentu albo oświadczenie o rezygnacji z takiej możliwości. Zamieszczenie jednego z tych oświadczeń stanowi z jednej strony dowód wypełnienia przez notariusza obowiązku przestrzegania „prawa samorządowego”, z drugiej zaś, co ważniejsze, chroni go przed ewentualnymi zarzutami ze strony spadkobiercy powołanego w niezarejestrowanym testamencie.

2. Przedmiotem rejestracji może być tylko testament, za którego odnalezienie notariat jest w stanie przyjąć odpowiedzialność: sporządzony w formie aktu notarialnego (przez notariusza dokonującego rejestracji lub przez innego nota¬riusza) albo własnoręczny, jednakże pod warunkiem, że jest przez notariu¬sza przechowywany.

3. Testament rejestrowany jest wyłącznie na wniosek testatora złożony bezpośrednio w testamencie notarialnym, w protokole przyjęcia testamentu własnoręcznego na przechowanie lub w od¬dzielnym protokole, jeśli przedmiotem rejestracji jest testament notarialny dotychczas niezarejestrowany. 

4. Dostęp do systemu mają wyłącznie notariusze; tylko oni mogą rejestrować testamenty i wyłącznie za ich pośrednictwem można uzyskać, po przedstawieniu dowodu śmierci testa¬tora, listę testamentów sporządzonych przez zmarłego albo stwierdzenie, że żaden jego testament nie został zarejestrowany.

5. Wyłączona została możliwość otrzymania zamieszczonych w NORT informacji o testa¬mentach określonego testatora przez notariusza działającego z urzędu lub poszukującego tych informacji dla własnych po-trzeb, bez wniosku testatora albo osoby dysponującej dowodem jego śmierci.

6. Notariusz ma obowiązek wykreślenia w NORT zarejestrowanego testamentu na każdy wniosek testatora, bez potrzeby uzasadniania powodu takiego wykreślenia, ale także z urzędu, gdy przechowywany przez notariusza testament własnoręczny został testatorowi zwrócony.

Notarialny Rejestr Testamentów nie jest oddzielnym systemem informatycznym, lecz został opracowany przez przedsiębiorstwo RejNET jako autorskie rozszerzenie funkcjonującego obecnie RAPD. Powstały w ten sposób nowy system połączonych rejestrów funkcjonować będzie pod wspólną nazwą Rejestry Notarialne. Możliwe będzie rozszerzanie go o kolejne rejestry potrzebne notariuszom do należytego wypełniania ich obowiązków i służące dalszej poprawie bezpieczeństwa obrotu prawnego, na przykład rejestr pełnomocnictw lub majątkowych umów małżeńskich.