Argumentacja, że zamawiający nie jest w stanie przewidzieć ilości paliwa jaka zostanie zakupiona w okresie roku nie może stanowić uzasadnienia dla rezygnacji z przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia publicznego, którego przedmiot obejmuje sprzedaż paliw samochodowych.
Ustawa Prawo zamówień publicznych w art. 4 pkt. 8 stanowi, iż nie stosuje się przepisów w niej zawartych do zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 tys. euro. Należy jednak pamiętać, iż zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania ustawy lub uniknięcia procedur udzielania zamówień publicznych określonych ustawą dzielić zamówienia na części oraz zaniżać wartości zamówienia.

Ustawowe progi

Zamawiający z planu finansowego na dany rok budżetowy uzyskują wiedzę jaka jest ogólna wartość zaplanowanych wydatków na zakup potrzebnych paliw (benzyna, olej opałowy).
Zamawiający posiada zatem wiedzę czy środki przewidziane na zakup danego towaru przekraczają progi określone w ustawie Prawo zamówień publicznych. Przekroczenie progów określonych w PZP powoduje konieczność zastosowania odpowiednich procedur związanych z udzieleniem zamówienia publicznego.
W sytuacji gdy kwoty wydatkowane w danym roku na zakup tej samej grupy towarowej (np. benzyny, oleju opałowego) przekraczają próg określony w art. 4 pkt. 8 PZP, zamawiający zobowiązany jest przeprowadzić procedurę wyboru wykonawcy zamówienia w jednym z trybów określonych w art. 10 wskazanej ustawy. W przeciwnym wypadku można narazić się na zarzut dzielenia zamówienia w celu uniknięcia stosowania procedur przewidzianych w ustawie Prawo zamówień publicznych.

Szacunkowe zapotrzebowanie

Zamówienie publiczne na sukcesywną sprzedaż paliw najlepiej jest poprzedzić postępowaniem przeprowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego lub zapytania
o cenę. Zamawiający w dokumentach zawierających opis przedmiotu zamówienia powinien określić maksymalną wielkość zapotrzebowania na zamawianą benzynę, w okresie rocznym. Należy również wprowadzić zastrzeżenie, iż zamawiający ma prawo nie wykorzystać
w okresie realizacji umowy pełnej ilości zapotrzebowania określonego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Wielkość zapotrzebowania określona w przekazywanej wykonawcom zamówienia Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, powinna być traktowana jako szacunkowa.



Ceny paliw

Często spotykanym problemem jaki zgłaszają zamawiający przy opracowywaniu materiałów przetargowych dotyczących zakupu benzyny bądź oleju opałowego jest kwestia ustalenia ceny zakupu. Powszechnie wiadomo, że ceny paliw ulegają częstym zmianom, zarówno in plus jak również in minus. Prowadząc postępowanie można przyjąć, że dla celów proceduralnych, ceną oferty będzie cena etyliny, oleju opałowego, obowiązująca w dniu otwarcia ofert. Dzięki takiemu rozwiązaniu doprowadzamy do porównywalności złożonych ofert. Natomiast w trakcie realizacji zamówienia zamawiający będzie dokonywał płatności za zakupioną etylinę wg cen obowiązujących w dniu jej zakupu. Cena transakcyjna będzie ceną z dystrybutora. Możliwe jest również określenie jako kryterium wyboru wykonawcy rabatu od ceny paliwa z dystrybutora w dniu zakupu.
Kolejnym problemem jaki może wystąpić przy udzielaniu zamówień na zakup benzyny, oleju opałowego, jest zawyżanie cen sprzedaży. Ochroną przed takim postępowaniem podmiotu wybranego w wyniku rozstrzygnięcia postępowania może być np.:
• zastrzeżenie, że zamawiający nie jest zobowiązany do dokonywania zakupów wyłącznie od dostawcy wyłonionego w wyniku rozstrzygnięcia postępowania,
• zawarcie klauzuli określającej maksymalną kwotę jaka może zostać wydatkowana na zakup paliw objętych przedmiotowym zamówieniem.

Kryterium oceny

Jeżeli zamówienie będzie udzielane w trybie zapytania o cenę, jedynym kryterium oceny ofert może być zgodnie z art. 69 ustawy o zamówieniach publicznych cena przedstawiona w złożonej ofercie. Organizując przetarg nieograniczony zamawiający może zastosować oprócz kryterium cenowego inne kryteria oceny złożonych ofert. Kryteria mogą dotyczyć np.:
• liczby punktów sprzedaży paliw,
• rozliczeń bezgotówkowych,
• wydłużenie terminów płatności.
W przypadku gdy zamawiający zawrze umowę z siecią stacji paliwowych będzie mógł dokonywać zakupów na każdej stacji wchodzącej w skład sieci. Jeżeli ofertę najkorzystniejszą złoży pojedyncza stacja zamawiający będzie zmuszony do dokonywania większości zakupów objętych przedmiotem zamówienia wyłącznie na tej stacji.
W sytuacji szczególnej np. dalekiego wyjazdu samochodu możliwe jednak będzie dokonywanie zakupu paliwa w trybie art. 4 pkt. 8 ustawy PZP. Taki zakup jako wynikający z sytuacji szczególnej nie będzie stanowił naruszenia ustawy.
W przypadku zakupu oleju opałowego cena sprzedaży powinna obejmować również dostawę do miejsca składowania wskazanego przez zamawiającego. Ponadto sprzedawca oleju opałowego powinien do każdej kolejnej partii dostarczanego oleju przedstawiać świadectwo jakości lub odpowiednie orzeczenie laboratoryjne przedstawiające parametry dostarczanego oleju.