Obowiązek przeprowadzenia publicznego otwarcia złożonych ofert stanowi jeden z istotnych elementów zasady jawności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający w trakcie otwarcia ofert musi podać informacje określone w art. 86 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych.
W praktyce udzielania zamówień publicznych ugruntowała się zasada, że otwarcie ofert w zdecydowanej większości przypadków prowadzone jest przez osobę ze składu komisji przetargowej (najczęściej przewodniczącego).
Realizacja procedury
Jednak zdarzają się przypadki, iż komisja powoływana zostaje dopiero po otwarciu ofert (zgodnie z art. 20 ust. 1 komisja może zostać powołana jedynie do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert). Wówczas czynności otwarcia ofert prowadzone są przez kierownika zamawiającego lub osobę przez niego wyznaczoną. Jeżeli prowadzący otwarcie ofert nie ma doświadczenia w procedurze związanej z udzielaniem zamówień publicznych może nie zrealizować wszystkich czynności jakie przewiduje Prawo zamówień w związku z publicznym otwarciem złożonych ofert.
Ponieważ naruszenie obowiązków związanych z publicznym otwarciem ofert może stanowić podstawę unieważnienia postępowania np. w przypadku gdy zamawiający uniemożliwi udział w otwarciu ofert wszystkim zainteresowanym ograniczając prawo udziału tylko do przedstawicieli firm które złożyły oferty) poniżej zamieszczam zakres czynności, jakie bezwzględnie powinny zostać wykonane w trakcie otwarcia ofert przetargowych.
Zakres czynności
Zamawiający w związku z otwarciem ofert musi bezwzględnie pamiętać o zasadzie, iż oferty otwierane są bezpośrednio po upływie terminu ich składania, koniecznie w dniu w którym upłyną termin na ich składanie.
Realizując dyspozycję wynikającą z art. 86 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający powinien w miarę możliwość dążyć do sytuacji aby złożone oferty były otwierane możliwie jak najszybciej po upływie terminu ich składania. Zalecanym jest aby oferty były otwierane nie później niż po upływie kwadransa od upływu terminu na ich składanie. Takie rozwiązanie pozwoli wykonawcom na wzięcie udziału w sesji otwarcia ofert i zwiększy poczucie transparentności prowadzonych przez zamawiającego procedur wśród firm uczestniczących w organizowanych przetargach.
W ramach procedury związanej z otwarciem ofert:
● zasadnym jest poproszenie obecnych o wpisanie się na listę obecności (praktyka wykazuje aby wpis został dokonany jeszcze przed rozpoczęciem otwierania ofert),
● należy podać kwotę brutto (wyrażoną w PLN) jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (nie ma potrzeby podawania kwoty w EURO),
● zalecanym jest przedstawienie składu komisji przetargowej, podanie imienia i nazwiska kierownika zamawiającego (lub osoby której kierownik zamawiającego powierzył zastrzeżone dla niego czynności),
● zasadnym jest wskazanie przedmiotu postępowania oraz trybu w jakim postępowanie jest prowadzone,
● należy poinformować zebranych o liczbie złożonych ofert oraz zwrócić uwagę na nienaruszalności opakowań w jakich dostarczono oferty,
● otwarcia ofert należy dokonać w kolejności ich składania w siedzibie zamawiającego z podaniem daty i godziny złożenia oferty,
● należy odczytać po otwarciu oferty:
– imię i nazwisko, nazwę (firmę) oraz adres (siedzibę) wykonawcy, którego oferta jest otwierana,
– cenę oferty (co najmniej brutto – nie ma obowiązku podawania ceny netto bądź stawki lub wartości kwoty VAT)), termin wykonania zamówienia, okres gwarancji, warunki płatności zawarte w ofercie,
● zalecanym jest po otwarciu wszystkich ofert zwrócenie się do obecnych z pytaniem czy nie mają zapytań do odczytanych informacji,
● w przypadku, gdy wykonawcy zgłoszą zapytania należy zawrzeć ich treść w protokole z otwarcia ofert,
● zasadnym jest poinformowanie zebranych o terminie, w jakiem zostanie przekazana informacja o wyniku postępowania do wykonawców, którzy złożyli oferty.
Udostępnienie ofert
Po zakończeniu publicznego otwarcia ofert, zgodnie z art. 96 ust. 3 oferty są jawne i mogą być udostępniane zainteresowanym, Wskazać jednak należy, że na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2010 r. Nr 223 poz. 1458) zamawiający może w wyjątkowych przypadkach, w szczególności związanych z zapewnieniem sprawnego toku prac dotyczących badania i oceny ofert, udostępnić oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu do wglądu lub przesyłać ich kopie w terminie przez siebie wyznaczonym, nie później jednak niż w dniu przesłania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty albo o unieważnieniu postępowania. Zatem zamawiający nie ma bezwzględnego obowiązku okazania ofert przetargowych niezwłocznie po ich publicznym otwarciu.