Każdy zamawiający musi do 1 marca przesłać prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach.
Czytelnik jest dyrektorem szpitala.
– W zeszłym roku moja placówka udzieliła zamówień o wartości nieprzekraczającej 10 tys. euro. Czy mamy obowiązek przesłania sprawozdania do Urzędu Zamówień Publicznych – pyta dyrektor.
Obowiązek przekazania sprawozdania dotyczy tylko zamawiających, którzy, w roku objętym sprawozdaniem, udzielili zamówień (także zamówień sektorowych) o wartości powyżej 14 tys. euro. Dlatego np., jeśli szpital lub gmina nie udzieliła zamówień o tej wartości lub w ogóle nie udzieliła zamówień, to nie ma obowiązku przesłania sprawozdania.
Sprawozdanie ma obejmować rok kalendarzowy, tzn. dane zawarte w sprawozdaniu powinny dotyczyć zamówień udzielonych od 1 stycznia do 31 grudnia roku sprawozdawczego. Trzeba w nim uwzględniać wartości umów zawartych w roku, którego dotyczy sprawozdanie, także wtedy gdy środki wydatkowane były w roku następnym. W przypadku umów zawartych na okres dłuższy niż 1 rok zamawiający musi uwzględnić całą wartość umowy oraz wykazać ją w sprawozdaniu za rok, w którym zawarto umowę.
Jeśli udzielono zamówień dodatkowych lub uzupełniających, to przy wypełnianiu formularza sprawozdania należy je traktować jako odrębne postępowania. Należy je uwzględnić tylko jeżeli ich wartość przekracza 14 tys. euro.
Sprawozdanie trzeba przekazać drogą elektroniczną za pomocą formularza umieszczonego na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych. Inne formy przekazywania sprawozdań, np. drogą listowną lub faksem, nie będą honorowane. Aby przekazać sprawozdanie, należy posiadać login-BZP i hasło-BZP do zamieszczania ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych. Po zalogowaniu zostanie wyświetlona strona z dostępem do interaktywnych formularzy. Po ich wypełnieniu trzeba je wysłać i wydrukować wygenerowane przez system UZP sprawozdanie z numerem referencyjnym i zachować w aktach.
Warto też pamiętać, że w razie awarii podczas wypełniania formularza dane można odzyskać dzięki numerowi sesji. Wyświetla się on w lewym górnym rogu formularza w kolorze czerwonym i należy go sobie zapisać, bo w przypadku przerwania wypełniania lub przesyłania sprawozdania numer sesji pozwoli na odtworzenie wpisanych danych.
Podstawa prawna
Art. 98 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.).