Nie ma też przeszkód formalnych, aby członkami komisji byli pracownicy jednostki nadzorującej zamawiającego np. przedstawiciele urzędu gminy, której podlega zamawiający.
Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym odnoszącym się do ustawy Prawo zamówień publicznych, kierownik zamawiającego zobowiązany jest powołać komisję przetargową do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli wartość zamówienia przekracza tzw. progi unijne określone w art. 11 ust. 8 ustawy – w przypadku zamówień o mniejszej wartości od wskazanych kwot powołanie komisji jest fakultatywną decyzją zamawiającego.

Zespół pomocniczy

Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego. W związku z powyższym głównym zakresem zadań realizowanych przez członków komisji powinno być dokonanie:
● oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu,
● oceny złożonych ofert w oparciu o uprzednio przyjęte kryteria,
● sprawdzenia zgodności złożonych ofert z treścią SIWZ,
● czynności związanych z wnioskowaniem do kierownika zamawiającego o wykluczenie wykonawcy lub odrzucenie złożonej oferty.
Dotychczasowa praktyka stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych pokazuje, że najbardziej optymalnym rozwiązaniem jest powoływanie komisji już do postępowań których wartość przekracza równowartość kwot określonych w art. 4 pkt. 8 ustawy tj. równowartość 14 tys. euro. Minimalna liczba członków komisji przetargowej to trzy osoby – w przypadku zamówień o wartości przekraczającej progi unijne komisja powinna liczyć co najmniej pięć osób.
Ustawa Prawo zamówień publicznych dopuszcza powoływanie stałych komisji (do wszystkich lub niektórych postępowań) lub komisji doraźnych (powoływanych do przeprowadzenia konkretnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego). Wybór jakie rozwiązanie przyjąć należy do kierownika zamawiającego.

Zakres kompetencji

Komisja przetargowa przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności przygotowuje i przekazuje do zatwierdzenia przez kierownika jednostki:
● propozycję wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem,
● projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do udziału w postępowaniu, zaproszenia do składania ofert albo zapytania o cenę,
● propozycję zaproszenia do rokowań w trybie zamówienia z wolnej ręki, ze wskazaniem podmiotu, z którym mają być prowadzone rokowania,
● ogłoszenia wymagane dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
W zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego komisja w szczególności:
● udziela wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia (odpowiada na pytania zadane przez oferentów),
● prowadzi negocjacje albo rokowania z dostawcami lub wykonawcami, w przypadku gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji albo rokowań,
● dokonuje otwarcia ofert,
● ocenia spełnianie warunków stawianych dostawcom lub wykonawcom oraz wnioskuje do kierownika jednostki o wykluczenie dostawców lub wykonawców w przypadkach określonych ustawą,
● wnioskuje do kierownika jednostki o odrzucenie oferty w przypadkach przewidzianych ustawą,
● ocenia oferty nie podlegające odrzuceniu,
● przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej bądź występuje
● unieważnienie postępowania,
● proponuje wybór oferty najkorzystniejszej na podstawie indywidualnej oceny ofert dokonanej przez członków komisji,
● w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę proponuje wybór oferty która zawiera najniższą cenę,
● w postępowaniu prowadzonym w trybie zamówienia z wolnej ręki przedstawia kierownikowi jednostki propozycję zawarcia umowy z wykonawcą zaproszonym do udziału w postępowaniu,
● w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 93 ust. 1 ustawy PZP, występuje do kierownika zamawiającego o unieważnienie postępowania.
Ustawa Prawo zamówień publicznych nie ingeruje w techniczną stronę pracy komisji przetargowej.
Kwestie związane z:
● przyjęciem skali punktowej używanej przy ocenie złożonych ofert,
● harmonogramu posiedzeń komisji,
● sposobem informowania kierownika jednostki o przebiegu procedury,
● wielkością niezbędnego kworum,
● formą protokołowania posiedzeń komisji
powinny zatem zostać sprecyzowane w regulaminie pracy komisji nadanym przez kierownika jednostki.

Indywidualna odpowiedzialność

Powołując komisję przetargową kierownik zamawiającego zobowiązany jest określić indywidualną odpowiedzialność poszczególnych jej członków za wykonywane czynności.
Za niewykonanie lub też nierzetelne wykonanie swoich obowiązków członek komisji ponosi odpowiedzialność przede wszystkim w oparciu o treść umowy, która wiąże go z zamawiającym. W sytuacji gdy członek komisji jest pracownikiem zamawiającego, odpowiada on za realizację powierzonych czynności na podstawie prawa pracy.
Członek komisji nie będący pracownikiem zamawiającego odpowiada na podstawie kodeksu cywilnego za nienależyte wykonanie zobowiązania. Ponadto na podstawie kodeksu karnego ten, kto w związku z pełnieniem funkcji członka komisji przetargowej przyjmuje korzyść majątkową lub osobistą, albo też jej obietnicę, ponosi odpowiedzialność za łapownictwo bierne. Odpowiedzialność karną ponosi także ten członek komisji przetargowej, który, mając wiarygodną wiadomość o karalnym przygotowaniu, usiłowaniu lub dokonaniu czynu zabronionego, nie zawiadamia niezwłocznie organu powołanego do ścigania przestępstw. Członek komisji przetargowej ponosi także odpowiedzialność karną, jeżeli wbrew przyjętemu na siebie zobowiązaniu ujawnia lub wykorzystuje informację, z którą zapoznał się w związku z pełnioną funkcją.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j.: Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.).