Akta urzędu stanu cywilnego stanowią wyłączny dowód zdarzeń tam wpisanych. W razie rozbieżności pomiędzy konkretnym wpisem a stanem faktycznym sprostowanie możliwe jest jedynie w postępowaniu sądowym.
Prowadzenie rejestru stanu cywilnego należy do zadań zleconych gminy. Przekazanie tego obowiązku nastąpiło na podstawie art. 3 pkt 19 ustawy z 17 maja 1990 r. o podziale zadań i kompetencji określonych w ustawach szczególnych pomiędzy organy gminy a organy administracji rządowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 34, poz. 198 z późn. zm.).
Zasadą jest, że urząd stanu cywilnego działa w każdej gminie, a jej terytorium stanowi okręg urzędu. Możliwe jest tworzenie urzędów stanu cywilnego właściwych dla kilku okręgów lub tworzenie kilku urzędów stanu cywilnego w obszarze jednej gminy. Uprawniony do decydowania w tej sprawie jest wojewoda.