Do takiego wniosku doszedł Urząd Ochrony Danych Osobowych. Tak więc spółki zobowiązane do udostępnienia informacji o posiadaczach walorów domom maklerskim lub bankom powierniczym nie powinny zawierać z nimi umowy powierzenia.
Do prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpływają wątpliwości co do tego, jaki powinien być charakter umowy dotyczącej przekazania przez spółkę danych osobowych do podmiotu mającego prowadzić rejestr akcjonariuszy. Przypomnijmy: spółki mają dokonać dematerializacji akcji – czyli zamiany papierowych walorów na zapisy w odpowiednich elektronicznych rejestrach. 30 września 2020 r. mija termin wyboru i zawarcia umowy z podmiotem dokonującym dematerializacji akcji i prowadzącym następnie rejestr akcjonariuszy spółki. Do tego dnia podmioty zobowiązane są również do dokonania pierwszego wezwania akcjonariuszy, aby ci złożyli w spółce akcje będące w formie dokumentowej. Obowiązek ten jest efektem nowelizacji k.s.h. dokonanej 30 sierpnia 2019 r.

UODO przesądził

Zatem jak prawidłowo przekazać im dane akcjonariuszy? Na rynku pojawiały się pomysły, aby odbyło się to w formie umowy powierzenia, w efekcie spółka wciąż pozostawałaby jedynym administratorem danych osobowych, zaś podmiot prowadzący rejestr – odpowiadałby wyłącznie w zakresie wskazanym w umowie powierzenia. Prezes UODO w sierpniowym wydaniu newslettera dla Inspektorów Ochrony Danych stwierdził jednak inaczej: że podmioty prowadzące rejestr akcjonariuszy są osobnymi administratorami danych osobowych. Do takiego wniosku doszedł po przeanalizowaniu art. 3281–32815 k.s.h. I tak zgodnie z tymi przepisami podmioty uprawnione do prowadzenia rejestru akcjonariuszy wystawiają m.in. świadectwa rejestrowe. „Jest to ich wyłączna kompetencja, nie zaś zadanie zlecone przez spółkę, co także przemawia za uznaniem tych podmiotów za odrębnych administratorów. Podmiot prowadzący rejestr akcjonariuszy, któremu spółka przekaże dane akcjonariuszy, dysponuje bowiem własnymi, określonymi w kodeksie spółek handlowych celami przetwarzania danych zawartych w rejestrze” – tłumaczy UODO. I dodaje, że w związku z tym niewłaściwą praktyką byłoby zawieranie przez spółki oraz podmioty prowadzące rejestr akcjonariuszy umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Reklama

Zmiana umowy

Jakie znaczenie dla spółek ma interpretacja UODO? Tomasz Osiej, radca prawny z kancelarii Osiej i Partnerzy, tłumaczy, że powinien zmienić się jedynie rodzaj umowy łączącej je z podmiotami prowadzącymi rejestr akcjonariuszy. Mówiąc wprost: umowy powinny opierać się na relacji udostępnienia, a nie powierzenia. W efekcie domy maklerskie oraz banki powiernicze muszą być świadome, że są osobnymi administratorami danych i ponoszą odpowiedzialność z tym związaną, tj. odpowiadają za niewłaściwe zabezpieczenie, przetwarzanie i wycieki danych.

Reklama
Czym różni się umowa powierzenia od umowy udostępnienia? Mecenas Tomasz Osiej wyjaśnia, że umowa udostępnienia w odróżnieniu od tej pierwszej nie jest obligatoryjna, lecz jej zawarcie jest przejawem dobrej praktyki i staranności. W zasadzie określa ona jedynie cel, podstawę prawną i zakres przekazywanych danych. W przeciwieństwie do umowy powierzenia – nie musi kłaść nacisku na wykonywanie polecenia zalecającego, a więc nie narzuca określonych środków bezpieczeństwa i nie pozwala na przeprowadzenie kontroli. Odbiorca jest administratorem danych z wszystkimi tego konsekwencjami, a więc w pełni i samodzielnie odpowiadającym za dane osobowe. Na rynku coraz częściej pojawiają się tego typu umowy.
Co jednak, gdy podmiot mający prowadzić rejestr akcjonariuszy upiera się przy swojej interpretacji przepisów i żąda zawarcia umowy powierzenia? – Warto mu wówczas przedstawić stanowisko UODO, podeprzeć się nim i dążyć do zmiany jego podejścia. Jeśli to nie przyniesie skutku, można pomyśleć o zmianie kontrahenta, ale jest to wyjście ostateczne – wskazuje mec. Tomasz Osiej.
A co, jeżeli spółka zdążyła już zawrzeć umowę powierzenia z podmiotem prowadzącym rejestr akcjonariuszy? Prawnik radzi umowę zamienić na właściwą. – Nie uważam, żeby było konieczne usuwanie powierzonych wcześniej danych przez podmiot prowadzący rejestr akcjonariuszy, zanim zostanie podpisana właściwa umowa. To byłby nadmierny formalizm, którego w tej jak i w innych sytuacjach powinniśmy unikać, bo RODO i tak jest bardzo wymagające – konkluduje mec. Tomasz Osiej.
Ważne Rejestr akcjonariuszy – zgodnie z art. 328[1] par. 2 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeksu spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 505, ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 875, dalej: k.s.h.) – prowadzą podmioty, które są uprawnione do prowadzenia rachunków papierów wartościowych. Mogą to być więc np. domy maklerskie bądź banki powiernicze.