Dziś cały świat choruje na koronawirusa i wszyscy mierzymy się z podobnymi wyzwaniami. Do wirtualnej rzeczywistości przeniosła się komunikacja większości przedsiębiorców. Nic więc dziwnego, że toczą się rozprawy online – w Polsce prowadzą je już arbitrzy.

W arbitrażu międzynarodowym jest to dziś standardem. Wszystkie duże instytucje arbitrażowe, jak np. ICC w Paryżu czy warszawski Sąd Arbitrażowy przy Krajowej Izbie Gospodarczej, promują taki sposób prowadzenia postępowań.

Już przed koronawirusem, w przypadku arbitrażu międzynarodowego, wszelkie sprawy organizacyjne były rozwiązywane za pośrednictwem tele- lub wideokonferencji. Tylko sama rozprawa, czyli etap postępowania arbitrażowego (trwający dzień lub kilka z rzędu), odbywała się w tradycyjny sposób. W czasie pandemii do świata wirtualnego przeniesiono całość postępowania arbitrażowego i tutaj – jeśli chodzi o Polskę – wspomniany już Sąd Arbitrażowy przy Krajowej Izbie Gospodarczej jest prekursorem. W SAKIG rozprawy online stały się niemal od początku pandemii standardem, elementem zwykłego rytmu pracy.

Rozwiązanie w tarczy

W sądach powszechnych, a to jest oczywisty punkt odniesienia, rozpraw online jeszcze nie ma, choć sądy mają już takie możliwości techniczne. Dopiero teraz zaczynają stawiać w tym zakresie pierwsze kroki. W ustawie z 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 znalazły się – długo wyczekiwane – przepisy zmieniające regulacje tarczy antykryzysowej (ustawy z 2 marca 2020 r.). Mianowicie, art. 15zzs1 ustawy dopuszcza przeprowadzanie rozpraw online w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w ciągu roku od odwołania ostatniego z nich, znosząc wymóg, by uczestnicy rozprawy znajdowali się w budynku sądu.

Wszyscy jesteśmy ciekawi, kiedy i w jaki sposób rozprawy online zostaną przez sądy powszechne wdrożone i czy przyczyni się to do nadrobienia coraz większych zaległości (według danych z połowy maja od marca br. zostało odwołanych ponad 230 tys. terminów rozpraw). Tymczasem w sprawach arbitrażowych taki tryb postępowania jest standardem od dawna.

Instrukcje postępowania

Rozprawa w dużej mierze polega na przeprowadzaniu dowodów, czyli np. słuchaniu świadków albo biegłych. Pojawia się zatem pytanie: czy słuchanie świadka na odległość wobec bariery, którą stanowi ekran, jest tak samo wartościowym sposobem zbierania dowodów? Generalnie odpowiedź brzmi tak, ale pod warunkiem wdrożenia pewnych dodatkowych środków. Na przykład należy się upewnić, czy świadek składając zeznania, nie korzysta z cudzej, zakulisowej pomocy. Że nie ma suflera, nie ściąga np. z promptera itp. W arbitrażu mamy narzędzia zapobiegające tego typu sytuacjom – są to dodatkowe regulaminy, zarządzenia czy opracowania związane z prowadzeniem rozpraw online. Zespół orzekający w danej sprawie, po konsultacjach ze stronami, może dosyć swobodnie tego rodzaju regulacje wdrażać.

Jednymi z dokumentów regulujących szczegóły postępowań arbitrażowych online są tzw. protokół seulski czy Rekomendacje dotyczące przeprowadzenia rozpraw w formie wideokonferencji, przygotowane przez warszawski Sąd Arbitrażowy przy Krajowej Izbie Gospodarczej. Jakie informacje można znaleźć w tych dokumentach? Na przykład specyfikacje techniczne dotyczące przepustowości łącza internetowego, potrzebnej do zapewnienia odpowiedniej jakości transmisji, czy standardy dotyczące bezpieczeństwa cyfrowego. Opisany jest także sposób udostępniania dokumentów w czasie rozprawy (w trakcie rozprawy może być przecież potrzebne okazywanie jej uczestnikom różnego rodzaju dokumentów; skoro nie można do siebie podejść czy rozdać kserokopii, to trzeba ten dokument udostępnić w inny sposób).

Zalety i zagrożenia

Skoro dziś powszechnie komunikujemy się za pośrednictwem Teamsa, Skype’a czy Zooma, to dlaczego nie wykorzystywać tego narzędzia w sądownictwie? Jest to wygodne, bezpieczne i szybkie. Prowadziłem już postępowania online i świetnie się one sprawdziły.

Czym różni się takie postępowanie od tradycyjnego? Jeśli chodzi o samą rozprawę, to ona w gruncie rzeczy wygląda podobnie. Przygotowujemy się tak samo – w szczególności uważnie czytamy akta sprawy. W trakcie rozpraw online arbiter, świadek, pełnomocnik muszą być odpowiednio widziani. Kamerę należy ustawić tak, by widzieć np. część stołu przed tą osobą i jej otoczenia, a nie tylko głowę mówiącego. Widzimy się więc w dość podobny sposób, z dystansu, tyle że na ekranie komputera.

Takie postępowanie ma wiele zalet. Pierwsza: nie trzeba podróżować, co w czasach koronawirusa jak wiadomo nie jest proste. Kilkanaście dni temu byłem arbitrem na rozprawie w SAKIG, w której arbitrzy i strony znajdowali się w trzech różnych krajach. Gdyby nie rozprawa online, mielibyśmy nie lada problem organizacyjny – trudno jest się przemieszczać w sytuacji, gdy połączenia lotnicze i międzynarodowe kolejowe są zawieszone, na granicach wprowadzono ograniczenia, do tego dochodzi wymóg poddania się kwarantannie. Na szczęście strony bez wahania zgodziły się, że rozprawa online jest tu dobrym rozwiązaniem.

Dzięki rozprawom online unikamy konieczności i kosztów podróży, hoteli itp., oszczędzamy też czas. Cała logistyka sprowadza się do tego, że – zgodnie z protokołem – odpowiednio wcześniej trzeba przetestować łącze, zalogować się na platformie elektronicznej, za pomocą której rozprawa się odbędzie, i sprawdzić, czy wszystko działa. I już! Zajmuje to na ogół kilka minut. Do tego postępowanie jest w stanie toczyć się szybciej. Jeszcze szybciej, bo arbitraż zawsze in plus odróżniał się od sądu powszechnego tym, że działa sprawniej. Teraz ta przewaga rośnie jeszcze bardziej.

Teoretycznie z tego typu rozprawą łączą się też zagrożenia. Słyszeliśmy o hakerach włamujących się do klasy szkolnej online. Ale sądy arbitrażowe i sądy powszechne mogą sobie z tym dość łatwo poradzić. Wymaga to po prostu przede wszystkim wprowadzenia połączeń szyfrowanych. Pojawia się też zagrożenie związane z poufnością, bezpieczeństwem danych, możliwością dostępu do materiałów przez osoby do tego niepowołane. To także wymaga zastosowania rozwiązań technicznych, w gruncie rzeczy dziś dość powszechnych i łatwo dostępnych.

mec. Rafał Morek, członek Rady Arbitrażowej Sądu Arbitrażowego przy Krajowej Izbie Gospodarczej, arbiter w sprawach w których odbyły się już posiedzenia online, wykładowca Uniwersytetu Warszawskiego