Stan epidemii nie zmienia ogólnej zasady, że to prowadzący biznes musi iść do kancelarii notarialnej, a nie rejent do siedziby firmy. Ministerstwo Sprawiedliwości nie wyklucza jednak poluzowania zasad.
W licznych urzędach przedsiębiorcy mogą już pilne kwestie rozwiązać online, nie ma trudności w spotkaniu ze swoim prawnikiem czy księgowym w zdalny sposób. Za to notariusze nadal wymagają, by przedsiębiorca, który ma sprawę do załatwienia, pojawił się w kancelarii.
Rygorystyczna ustawa
Niechęć notariuszy do załatwiania spraw poza kancelarią nie jest ich wymysłem. Zgodnie z art. 3 par. 1 ustawy z 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 540; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2020) czynności notarialnych notariusz dokonuje w kancelarii notarialnej. Wyjątki od zasady są dwa: po pierwsze gdy „przemawia za tym charakter czynności”, po drugie ze względu na „szczególne okoliczności”. Co to oznacza w praktyce?
– W praktyce najczęściej takimi szczególnymi okolicznościami są podeszły wiek i niemożność poruszania się przez stronę czynności. W takim przypadku czynności notarialne odbywają się w mieszkaniu prywatnym lub miejscu pobytu tej osoby, np. w szpitalu czy domu opieki – wyjaśnia notariusz Szymon Kołodziej, członek Krajowej Rady Notarialnej. – Gdy zaś idzie o osoby prawne, jednym z nielicznych wyjątków, które pozwalają na dokonanie czynności poza kancelarią notarialną, jest sporządzanie protokołów zebrań organów osób prawnych. Zgodnie z przepisami prawa mają się one odbywać w siedzibie danej firmy, a co za tym idzie, czynność notarialna, jaką jest sporządzenie protokołu, dokonywana jest poza kancelarią notarialną – wskazuje rejent.
Co w dobie koronawirusa
Tyle że zasada ta obowiązywała również przed stanem epidemii. Czy zatem koronawirus nic nie zmienił w praktyce? Zdaniem członka KRN – niewiele. Zmieniły się tylko (i aż) zasady bezpieczeństwa stosowane w kancelariach, np. ogranicza się liczbę osób do minimum, często dezynfekuje sprzęt itd.
A zatem przedsiębiorcy mogą liczyć na to, że notariusz przyjedzie do nich sporządzić protokół z obrad organu kolegialnego spółki. Jeśli jednak chce się zmienić umowę spółki, sprzedać lub kupić nieruchomość, to nadal co do zasady trzeba pofatygować się do kancelarii.
Jednak decyzję ostatecznie podejmuje sam notariusz. Polski Instytut Notarialny w swej opinii z 8 kwietnia 2020 r. zaznaczył, że za „szczególne okoliczności” uzasadniające dokonanie czynności poza kancelarią można uznać np. obsługę osoby przebywającej na kwarantannie, a nawet zakażonej koronawirusem. „W omawianych sytuacjach dopuszczalne jest dokonanie czynności poza kancelarią, z tym zastrzeżeniem, że uzależnione jest to od zgody notariusza i może nastąpić przy podjęciu należytych środków ostrożności i odpowiednim zabezpieczeniu stron czynności oraz notariusza. Nie należy zapominać, że nawet osoba zarażona nie jest przy tym – co do zasady – pozbawiona prawa do dokonywania czynności w jednej z form notarialnych” – wskazuje instytut w swej opinii. Wynika z niej jednak, że takie ułatwienie zastrzeżone będzie przede wszystkim dla osób fizycznych oraz niektórych najmniejszych przedsiębiorców. „Czym innym jest dokonanie czynności notarialnej z osobą starszą, w jej domu, co spowoduje zmniejszenie ryzyka zakażenia podczas podróży do kancelarii notarialnej, a jednocześnie zwiększy jej poczucie bezpieczeństwa. Czymś innym zaś, jest dokonywanie czynności z udziałem dewelopera oraz innych osób, w jego siedzibie. Można przyjąć, że w tej sytuacji ryzyko zakażenia jest takie samo jak przy dokonywaniu czynności w kancelarii” – czytamy w opracowaniu.
Resort rozważa zmiany
– Dominująca wykładnia przepisów dotyczących wykonywania czynności notarialnych poza kancelarią notarialną jest wyjątkowo rygorystyczna i niedostosowana do panujących warunków obrotu gospodarczego – uważa radca prawny Łukasz Ozga, wspólnik w kancelarii Płonka Ozga i ekspert prawny BCC. Jego zdaniem obecnie, w epoce postępującej cyfryzacji, zaufanie do konkretnego notariusza oraz prestiż całego zawodu z całą pewnością nie opiera się na obecności klienta w siedzibie kancelarii notarialnej, lecz wyłącznie na jakości i szybkości świadczonej usługi. Przedsiębiorcy, tak jak w przypadku każdej innej usługi, oczekują sprawnej obsługi oraz braku zbędnych utrudnień i to od tego zależeć będzie poziom zaufania publicznego do wykonywanego zawodu notariusza. – Ponadto, skoro w związku z panującą pandemią koronawirusa ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie specjalnych rozwiązań informatycznych w zakresie sposobu funkcjonowania sądownictwa i nawet dopuścił możliwość zdalnego przeprowadzenia rozpraw, to również w wypadku czynności notarialnych należałoby postulować tak samo racjonalne i nowoczesne podejście – uważa ekspert BCC.
Jak wynika z naszych informacji, Ministerstwo Sprawiedliwości rozważa zmiany. Od jednego z członków kierownictwa resortu usłyszeliśmy, że „nie należy spodziewać się ich w najbliższych dniach, ale perspektywa dwóch, trzech miesięcy jest całkiem realna”. Przy czym ministerstwu bliżej do koncepcji umożliwienia notariuszom załatwiania większej liczby spraw poza kancelarią niż dokonywania czynności przy wykorzystaniu zdalnej komunikacji. Powód? Mimo wszystko pewność obrotu w przypadku czynności notarialnych musi wygrywać z wygodą przedsiębiorców.
opinia eksperta
dr Piotr Marquardt notariusz
Gdy mowa o dokonywaniu czynności poza kancelarią w okresie trwającej obecnie epidemii, poza prawem o notariacie uwzględniać trzeba również przepisy dotyczące stanu epidemii, w szczególności stosowne rozporządzenia ministra zdrowia. W ramach dwóch możliwych przesłanek uzasadniających dokonanie czynności poza kancelarią notarialną, określonych w art. 3 par. 2 prawa o notariacie, mogą być tu rozważane jedynie „szczególne okoliczności”, ponieważ charakter czynności notarialnych jest niezależny od zmieniającej się sytuacji epidemiologicznej. Przyjmowany dotychczas (przed rozpoczęciem epidemii) zakres dopuszczalnych czynności poza kancelarią ulegnie jednak raczej zawężeniu niż rozszerzeniu, biorąc pod uwagę obowiązujące przepisy sanitarne oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa dla zdrowia i życia zarówno uczestników czynności notarialnych, samego notariusza, jak i pracowników kancelarii notarialnych. Ze stanowisk Krajowej Rady Notarialnej, opinii wydawanych przez Polski Instytut Notarialny Polinot oraz wypowiedzi przedstawicieli doktryny prawa wynika, że decyzje o zakresie w modyfikowania sposobu funkcjonowania kancelarii notarialnych podejmowane są samodzielnie przez każdego notariusza. Dotyczy to również kwestii dokonywania czynności notarialnych poza lokalem kancelarii. Każda sytuacja powinna być rozpatrywana indywidualnie, przy uwzględnieniu podstawowego założenia o generalnym zakazie dokonywania czynności notarialnych poza lokalem kancelarii, z troską o stan życia i zdrowia wszystkich uczestników czynności notarialnych.