Prowadzenie relacji wideo na stronie internetowej wymaga umieszczenia informacji dla klientów w odpowiednim miejscu. Wówczas już samo wejście można traktować jako zgodę na rejestrację wizerunku.
Wielu drobnych przedsiębiorców prowadzi na witrynie internetowej lub na różnych portalach społecznościowych relacje na żywo ze swoich sklepów z użyciem kamer wideo (streaming). Jedni robią to okazjonalnie, inni stale. Wszak to świetna promocja, gdy potencjalni klienci widzą, że dany sklep cieszy się dużym zainteresowaniem albo że odbywa się w nim jakieś ciekawe wydarzenie. Jednak przedsiębiorcy ci często zapominają, że z pozoru niewinny streaming prowadzony w celach marketingowych prawnie jest klasyfikowany jako rejestrowanie wizerunku osób fizycznych, a zatem podlega przepisom unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.

Uzasadniony interes nie wystarczy

W praktyce oznacza to, że aby prowadzić relację, potrzebna jest przede wszystkim podstawa prawna do przetwarzania danych osobowych w ten sposób (art. 6 ust. 1 RODO).
Reklama
Część osób może podnosić argument, że w przypadku streamingu jego celem jest marketing sklepu, a zatem podstawą do prowadzenia rejestracji wideo będzie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f). Radca prawny Katarzyna Orzeł, autorka bloga RodoDlaFotografa.pl, przekonuje, że to błędne założenie. Z interpretacji RODO (np. motywu 47) wynika bowiem, że prawnie uzasadnione interesy administratora muszą być zawsze proporcjonalne do praw osób, których te dane dotyczą. W przypadku wykorzystania i publikacji wizerunków mamy zaś do czynienia z prawem do prywatności i prawem do wizerunku, które stanowią dobra osobiste osób fizycznych.

Reklama
– Tak fundamentalne prawa jednostki powinny mieć priorytet nad interesami handlowymi administratorów danych. W szczególności dotyczy to sytuacji, gdy wykorzystanie wizerunku może dotyczyć praw dzieci – mówi mec. Katarzyna Orzeł. I dodaje, że prawodawca unijny wskazał dla rozwiania wątpliwości, że za uzasadniony prawnie interes administratora może być uznany marketing bezpośredni, a więc skierowany bezpośrednio do osób, których dane są wykorzystywane.
– Wykorzystywanie wizerunku w streamingu nie ma zaś cech marketingu bezpośredniego, w związku z czym nie może korzystać z waloru prawnie uzasadnionych celów administratora jako podstawy przetwarzania – wyjaśnia prawniczka.

W jakiej formie

Rejestrowanie wideo w celach marketingowych powinno więc następować wyłącznie za zgodą klientów. Powinna ona być przy tym wyraźna, świadoma i mieć postać oświadczenia lub wyraźnego działania. Zaś zgodnie z zasadą rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO), administrator musi posiadać możliwość wykazania, że zgoda została mu udzielona. Może ona być zapisana w formie albo oświadczenia, albo zapisów działań w mediach elektronicznych. Przy czym w przypadku wyrażenia jej działaniem okoliczności tego działania powinny być zarejestrowane w sposób umożliwiający udowodnienie jego znaczenia i okoliczności podjęcia działania.
W praktyce w przypadku transmisji z udziałem pracowników lub wyselekcjonowanych grup klientów uzyskanie takiej zgody powinno być proste, jako że udział w transmisji poprzedzony jest bezpośrednim kontaktem z tymi osobami. W takim wypadku rekomendowane jest uzyskiwanie zgód w formie pisemnej, aby nie pozostawiać wątpliwości co do zakresu ich udzielenia.
Sytuacja jest trudniejsza w przypadku gdy osoby, które mają uczestniczyć w nagraniu, są przypadkowymi klientami placówki. Tutaj pisemne oświadczenia będą rozwiązaniem niepraktycznym.
– W takim wypadku konieczne jest zagwarantowanie, aby zgoda została wyrażona na tyle wyraźnie, aby nie było wątpliwości co do jej zakresu.

Praktyczne rozwiązanie

W jaki zatem sposób skutecznie uzyskać zgodę działaniem? Jest tutaj stosunkowo proste rozwiązanie: jeżeli odpowiednie informacje o prowadzeniu streamingu będą wyeksponowane na witrynie przed wejściem, już samo wejście do lokalu może zostać uznane za zgodę na udział w relacji wideo. Taka zgoda musi być jednak zarejestrowana i przechowywana w formie łatwej do odtworzenia.
– Informacja o prowadzonym streamingu powinna być mocno wyeksponowana, aby nie było wątpliwości, że była trudna do zauważenia. Rekomenduję też, aby w lokalu znajdowały się ulotki i warto zrobić dokumentację tego faktu, aby potem móc fakt udzielenia tej zgody wykazać. Zasadniczo im więcej oznaczeń tym lepiej – uważa mec. Katarzyna Orzeł.

Obowiązek informacyjny

– Jednocześnie należy pamiętać, że poza odebraniem oświadczenia o wyrażeniu zgody administrator powinien zapewnić przekazanie osobom, których wizerunek może zostać wykorzystany, określonych informacji wskazanych w art. 13 RODO – zaznacza mec. Katarzyna Orzeł. Aby spełnić ten obowiązek informacyjny, należy poinformować: kto jest ich administratorem, jaka jest podstawa prawna do przetwarzania tych danych, jaki obszar obejmuje kamera, a także informacja dla klientów o prawie do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. A ponadto należy określić, jak długo przechowywane będą dane osobowe.
Prawnicy rekomendują, aby ten okres nie wynosił jednak dłużej niż trzy lata.
W przypadku materiałów streamowanych przez FB zapisują się one automatycznie w galerii filmów na stronie prowadzonej przez przedsiębiorcę. Po wyznaczonym czasie należy je zatem skrupulatnie usuwać.

wzór

Obiekt monitorowany
Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), [nazwa firmy] informuje, że:
• W lokalu firmy może być prowadzona transmisja na żywo z użyciem kamer wideo na portalu Facebook [tu link do profilu przedsiębiorcy w tym medium].
• Administratorem danych osobowych pozyskanych z systemu monitoringu jest [nazwa firmy] z siedzibą [adres].
• Podstawą prawną do przetwarzania Twoich danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit a RODO, czyli wyrażona przez Państwa zgoda.
• Zarejestrowana transmisja będzie wykorzystywana przez [tu nazwa firmy] wyłącznie w celach marketingowych przez udostępnianie jej na żywo na portalu Facebook oraz na stronie i udostępniana przez okres nie dłuższy niż 3 lata na stronie [tu nazwa firmy] pod adresem [adres strony].
• Wchodząc na teren lokalu, wyrażasz zgodę na rejestrowanie swojego wizerunku oraz transmitowanie go na stronie [tu link]; w przypadku jeśli nie wyrażasz zgody na zarejestrowanie Twojego wizerunku i jego wykorzystanie, proszę skontaktuj się z obsługą lokalu, która poinformuje Cię o tym, w jakich godzinach lub miejscach transmisja nie jest prowadzona.
• System kamer wideo obejmuje [podać miejsce].
• Zarejestrowane transmisje wideo będą przechowywane przez administratora w zakładce „filmy” na stronie przedsiębiorcy [tu link] na portalu Facebook przez okres maksymalnie trzech lat.
• Osoba zarejestrowana podczas transmisji ma 1) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii; 2) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych; 3) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych; 4) prawo do usunięcia danych osobowych; 5) prawo do wniesienia sprzeciwu przeciwko przetwarzaniu danych osobowych; 6) prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00–193 Warszawa).
• W sprawach związanych z przetwarzaniem państwa danych osobowych można się kontaktować z administratorem na adres [tu dane przedsiębiorcy].