- Projektodawcy chcą przede wszystkim doprowadzić do tego, by urzędy korespondowały ze sobą elektronicznie. Dobrze by było, gdyby inni uczestnicy procesów i postępowań też korespondowali elektronicznie z organami administracji czy sądami. Adwokatura jest jak najbardziej za tym, ale widzimy również zagrożenia - mówi dr Karol Pachnik, adwokat.
Które zmiany w projektowanej ustawie o elektronizacji doręczeń są według pana najważniejsze?
Zobaczymy, czy ta ustawa w ogóle wejdzie w życie. Na razie jesteśmy na etapie konsultacji projektu, który sprawia wrażenie wstępnej koncepcji i nie mamy pewności, czy to jest ostateczna wersja. Jest 60 uczestników konferencji uzgodnieniowej, każdy ma jakiś swój pomysł i nie wiadomo, czy Ministerstwo Cyfryzacji ruszy z tym projektem dalej.
W 2011 r. opublikowałem w czasopiśmie Ministerstwa Sprawiedliwości „Na wokandzie” artykuł, w którym postulowałem pewne zmiany właśnie w elektronizacji doręczeń. Zanim on się ukazał, zadzwonił do mnie jeden z redaktorów i powiedział, że muszę zmienić treść, bo tekst jest zbyt daleko idący, a ministerstwo nie ma pieniędzy na aż tak duże zmiany. W postępowaniu cywilnym my, adwokaci, chcieliśmy jak najszybciej wdrożyć doręczenia drogą elektroniczną. To ministerstwo nie chciało. W postępowaniu administracyjnym wdrażanie doręczeń elektronicznych trwało kilka lat. W postępowaniu przed sądami administracyjnymi być może taka możliwość pojawi się w maju, ale na razie jej wprowadzenie jest wciąż odraczane. W postępowaniu karnym w ogóle nie ma możliwości wysyłania pism do sądu drogą elektroniczną.
W założeniach ta nowelizacja ma sprawić, że będzie prościej i taniej… Ustawa ma przede wszystkim doprowadzić do tego, by urzędy korespondowały ze sobą elektronicznie. Dobrze by było, gdyby inni uczestnicy procesów i postępowań też korespondowali elektronicznie z organami administracji czy sądami. Adwokatura jest jak najbardziej za tym, ale widzimy również pewne zagrożenia.
Jakie?
Przede wszystkim powielenie problemów, jakie obecnie powoduje ePUAP, który ma zupełnie nieprzystosowany do korzystania interface. Gdy pełnomocnik prowadzi więcej niż dwie sprawy przed jednym organem i wysyła w nich pisma, to już jest wielki chaos. Ponadto nie wszystkie organy mają skrzynkę ePUAP, a te, które mają, nie zawsze z niej korzystają, a mamy zmuszać wszystkich pełnomocników, by korzystali z tego systemu. Nie podoba nam się taka metoda narzucania, jak w ordynacji podatkowej, że pełnomocnik musi założyć skrzynkę elektroniczną, bo jak nie, to będzie odbierał pisma w siedzibie organu. Ale jeśli tak ma być, to organ też musi mieć skrzynkę, odbierać pisma i korespondować elektronicznie. Nieraz mi się zdarzało, że wysłałem pismo elektronicznie, a organ mi odpowiadał na papierze.
A obowiązek założenia skrzynki byłby zbyt ciężki dla adwokatów?
Trudno powiedzieć, bo nie wiadomo, jaka miałaby być procedura. Taka jak przy ePUAP-ie czy też będzie to portal ministerialny, na którym adwokaci będą zakładać konta? Jeśli w grę wchodzi to drugie rozwiązanie, to nie ma problemu. Natomiast jeśli my, jako samorząd zawodowy, mielibyśmy utrzymywać taką strukturę, to pojawia się problem z zabezpieczeniem danych oraz z kosztami utrzymania. Bo one wtedy rozłożą się na wszystkich członków samorządu. I pewnie nie tylko adwokackiego, lecz także innych zawodów prawniczych. To określą jednak pewnie dopiero rozporządzenia wykonawcze do ustawy, jeszcze za wcześnie, by o tym mówić.
Jakie jeszcze zagrożenia pan dostrzega?
Projekt przewiduje wprowadzenie przesyłek hybrydowych. Polegałyby one na tym, że organ wysyła pismo z podpisem elektronicznym na pocztę, uiszcza opłatę, a tam to drukują i wysyłają do adresata. Dobrze by było, aby również adwokaci mogli z takiej opcji korzystać. Dlaczego mamy być z tego wyłączeni? Kolejna sprawa to odbiór listów. Jeśli podpis ma być składany tylko w formie elektronicznej, to pojawia się problem dowodowy polegający na tym, że nie będzie wzoru podpisu odbierającego. Bo jeśli będzie on tylko na tablecie, to nie da się stwierdzić grafologicznie autentyczności. Pismo bowiem rozpoznaje się na podstawie grubości kreślenia czy stawiania odpowiednich znaków, a tablet nie jest wystarczająco czuły, aby dobrze odwzorować pismo ręczne. To może być potencjalny problem dowodowy, jeżeli ktoś będzie się wypierał, że to jego podpis widnieje pod odbiorem przesyłki.
Czytałem też, że może zaistnieć problem z doręczeniami między pełnomocnikami, bo w projekcie pojawia się wiele możliwości – czasem wymagane są oświadczenia o wysłaniu, innym razem potrzeba dowodów wysłania. Powstaje w ten sposób zamieszanie.
W postępowaniu administracyjnym wdrażanie doręczeń elektronicznych trwało kilka lat. Przed sądami administracyjnymi taka możliwość ma się pojawić w maju. W postępowaniu karnym w ogóle jej nie ma
Dlatego my postulujemy przede wszystkim ujednolicenie przepisów. Ta ustawa ma sens tylko wtedy, gdy wejdzie do wszystkich rodzajów postępowań bezwarunkowo. Obecnie mamy inne zasady doręczeń w k.p.a., inne w ordynacji podatkowej, w p.p.s.a. niedługo wejdą inne, w k.p.c. niby coś przyjęto, ale jest trzyletnia prolongata i nie można wnosić pism drogą elektroniczną. Już teraz jest tak, że raz musimy składać oświadczenia o doręczeniu drugiej stronie, innym razem nie musimy. Traktujemy więc ten projekt jako pewne wyjście koncepcyjne i chcielibyśmy ujednolicić zasady informowania o doręczeniu. Jeśli ma być elektroniczne, to chcielibyśmy, żeby odbywało się automatycznie, bez naszego udziału. Po prostu system informowałby sąd czy urząd, że jeden użytkownik wysłał pismo do innego.
SN stwierdził niedawno, że termin dla urzędu liczy się od momentu wydrukowania pisma. Według projektu zaś termin dla strony ma biec od wysłania pisma w systemie. Czy nie ma w tym niekonsekwencji?
Obecnie jest tak, że do sądów administracyjnych nie można wnosić pism elektronicznie. Przyjęto więc hybrydę: jeśli ktoś wyśle e-mail, to sąd go sobie wydrukuje. Dostawia się stempel z biura podawczego i wzywa do usunięcia braków formalnych, bo nie ma podpisu. I trzeba było ustalić, od kiedy biegnie termin na usunięcie tych braków. Przyjęto zasadę, że od momentu wydrukowania, ale to ma się zmienić i zostać ujednolicone. Od maja ma być możliwe wnoszenie pism elektronicznie do WSA i NSA, co będzie równoznaczne z jego doręczeniem, ale wciąż nie wiadomo, czy faktycznie ta zasada wejdzie w życie od maja.
Czyli głównym zadaniem ustawy powinno być ujednolicenie procedury doręczeń?
Tak, bowiem projekt ministerialny nie zmienia w interesujących adwokatów kwestiach przepisów dotyczących poszczególnych postępowań. W postępowaniu administracyjnym doręcza się przez ePUAP, w cywilnym ma być oddzielny portal, a w karnym w ogóle nie ma takiej możliwości. To wszystko powinno być w jednym miejscu, a nie tak, że każdy sąd ma inną strukturę, system, interface i komu innemu płaci za ich utrzymanie. To marnowanie pieniędzy.
Rozumiem, że doręczenia elektroniczne mają być bezpłatne. Będzie to więc duża oszczędność dla pełnomocników.
Przede wszystkim oszczędność dla urzędów i sądów, bo to one mają korespondować między sobą drogą elektroniczną. Żeby przestały dotować Pocztę Polską opłatami za wysyłkę pism. Państwo przecież nie troszczy się o pełnomocników, tylko szuka własnych oszczędności. Oczywiście, w skali wszystkich pełnomocników będzie to duża oszczędność. Mogą się też pojawić problemy. Jest teraz projekt nowelizacji k.p.c., według którego pełnomocnik z urzędu po ustanowieniu ma poinformować o tym wszystkich uczestników postępowania. Ale skąd pełnomocnik z urzędu ma wziąć np. adresy elektroniczne, żeby skorzystać z tego ułatwienia cyfrowego doręczenia i nie wysyłać przez pocztę? Więc widać, że to wszystko jest niekompatybilne i niedopracowane. Resort cyfryzacji ma swoją wizję, Ministerstwo Sprawiedliwości swoją, a do tego mamy wrzutki, np. Ministerstwo Rozwoju wprowadzi jeszcze jakąś swoją wersję zmian w jednej ustawie, która jest niekompatybilna z niczym...
Czy pana zdaniem urzędy i sądy są gotowe przestawić się na taką formę doręczeń?
Urzędy mają ePUAP już od kilku lat i powinny z niego korzystać. Część urzędów nie ma skrzynek, a część sprawdza je raz na dwa tygodnie lub w ogóle. Miałem taką sytuację: piszę do urzędu przez ePUAP, dostaję potwierdzenie, uznaję, że w takim razie wszystko dotarło. Trzy miesiące nic się nie dzieje, po czym wysyłają do mojego klienta pismo o tym, że decyzja będzie egzekwowana, bo nie złożono odwołania. Ja wtedy wyjaśniam, że złożyłem je trzy miesiące temu. I urząd przeprasza, ale miał „usterki techniczne”. Trzeba więc zmienić nawyki. Jeśli zaś chodzi o infrastrukturę, to w każdym urzędzie jest komputer, podobnie w sądach administracyjnych. Istnieć mogą jedynie bariery ludzkie.
A jak z przygotowaniem pełnomocników?
Wśród adwokatów i radców prawnych coraz większą grupą są osoby młode, gotowe komunikować się z urzędem poprzez różne aplikacje czy odbywać telekonferencje na Skypie. Siłą pełnomocników jest młodość, infrastrukturę powinno zapewnić państwo. Boimy się tylko, że ta nie będzie ona odpowiednia. Organy zrobią ją pod siebie, nie będą tego konsultować z pełnomocnikami. Dla użytkownika nie będzie ona przychylna. Wiadomo, że kto buduje, buduje pod siebie, żeby było jemu wygodnie i by wyświetlały się rzeczy, które są mu potrzebne, np. data wysłania, wprowadzenia. Nie bierze pod uwagę, czy jest to przyjazne dla tego, kto ma z systemu korzystać i te pisma wysyłać. Obecnie znalezienie właściwego organu przez ePUAP to jakiś dramat! Wyszukiwarka działa bardzo źle, a sam interfejs jest tak nieprzychylny, że bardzo trudno składać pisma, szczególnie profesjonalnym pełnomocnikom. Stworzono nowy wzór podania, bardzo przyjazny dla obywatela. Ale pełnomocnik musi podać inne dane niż zwykły Kowalski, a na to nie ma miejsca. A organ w ogóle nie wie, że jest taka potrzeba, bo nie zna specyfiki naszej pracy.
O jakie dokładnie dane chodzi?
Obecnie w formularzu wpisuje się imię, nazwisko i PESEL. Pełnomocnik nie musi podawać PESEL-u, ale chciałby wskazać, czyim jest pełnomocnikiem, a nie ma takiej możliwości w formularzu. Trzeba to wpisywać w treści pisma. Dodatkowo w samym formularzu należy wskazać, czy jest to wniosek, odwołanie, zażalenie itd. – możliwości jest chyba osiem. A na końcu jest jeszcze opcja „inne pismo”. Jeśli ją wybierzemy, to jeszcze trzeba je nazwać i wymyślić „podnazwę”.
Jestem też komisarzem wyborczym. W połowie 2017 r. zgłaszałem błąd w formularzu o dopisanie się do rejestru wyborców. Faktycznie nie było możliwości skorzystania z niego – osoba, która mieszka w innym miejscu, niż jest zameldowana, nie mogła wpisać się do rejestru wyborców w miejscu pobytu. Ministerstwo odpowiedziało, że wie o błędzie i pracuje nad jego usunięciem. Miało to nastąpić na początku 2018 r., ale realnie naprawiono to dopiero przed wyborami samorządowymi.
Czy oprócz postulatów związanych z ujednoliceniem i samą budową systemu NRA ma jeszcze inne uwagi do projektu?
Trzeba ustalić konsekwencje niekorzystania z systemu oraz kto ma ponosić odpowiedzialność za błędy w systemie. Chcielibyśmy wiedzieć, jak pełnomocnik ma zabezpieczyć się przed tym, że wyśle przesyłkę, a urząd jej nie odbierze przez „problemy techniczne”? Jak przywracać termin na złożenie pisma? Ponadto wciąż trwa gorączka związana z RODO. Jak w takiej sytuacji mamy pozyskiwać adresy elektroniczne innych osób, które biorą udział w postępowaniu? Kto ma nam je udostępniać? Czy mamy je przetwarzać? Chcielibyśmy poznać szczegóły. Na razie ustawa jest tak ogólna, że dopóki nie pojawią się rozporządzenia wykonawcze, dopóty o większość kwestii trudno się wypowiadać.
Wciąż trwa gorączka związana z RODO. Jak w takiej sytuacji mamy pozyskiwać adresy elektroniczne innych osób biorących udział w postępowaniu? Kto ma nam je udostępniać? Czy mamy je przetwarzać?
Chcielibyśmy też móc korzystać z przesyłki hybrydowej, bo organ ma możliwość wysłania jej bez podpisu na serwer Poczty Polskiej, która to drukuje i wysyła, a termin jest zachowany. Inaczej okaże się, że my musimy komunikować się elektronicznie, a organ nie ma skrzynki. Bo np. jest to jednostka wojskowa. A która jednostka wojskowa ma skrzynkę ePuap? Mało tego – wojewódzki inspektor nadzoru budowlanego ma skrzynkę, ale zdarza się, że powiatowy już nie. Moim zdaniem powinno być tak, że najpierw zacznie z tego korzystać administracja, a innym użytkownikom pozwolimy się oswoić przez rok czy dwa. Dopiero potem wprowadzajmy obowiązek dla wszystkich. Bo inaczej grozi to chaosem.
Chcielibyśmy mieć plan B na wypadek, gdyby od 1 stycznia 2020 r., kiedy ma zacząć działać komunikacja drogą elektroniczną, cały system się posypał. Warto założyć okres przejściowy lub testowy, żeby zobaczyć, jakie są „błędy wieku dziecięcego”. Bo okaże się, że system nie działa, ustawę trzeba nowelizować, a winnego nie ma. A pełnomocnicy i obywatele zostaną z problemami. Choć i tak cieszymy się, że Ministerstwo Cyfryzacji rozmawia z nami jeszcze przed wysłaniem do Sejmu projektu ustawy i nie zamyka się na wszelkie rady, jak niektóre inne resorty.