Polecenie głosowe, czyli Poczta Polska a RODO

- Chciałam wypełnić druk przekazu pieniężnego – poprosiłam panią z okienka urzędu pocztowego przy ul. Zegrzyńskiej w Legionowie. Odparła, że blankietów nie ma, a pieniądze mogę przesłać wydając polecenie głosowe. – Proszę podać dane nadawcy, imię i nazwisko. – Mira Suchodolska – wymamrotałam, gdyż w malutkim pomieszczeniu zgromadził się tłumek oczekujących na swoją kolej.

– Nie słyszę, głośniej– poinstruowała. Posłuchałam, wymawiając głośnio i wyraźnie swoje dane. A urzędniczka każdą rzecz powtarzała, żeby upewnić się, że dobrze zrozumiała. Potem przyszła kolej na adres zamieszkania, kwotę, jaką chcę przesłać, oraz – oczywiście – dokładne dane odbiorcy. Imię, nazwisko, miasto, ulica, numer domu i mieszkania. – Co mam wpisać w miejscu na korespondencję? – pani w placówce była życzliwa i chętna do pomocy. Ale podziękowałam, bo ekshibicjonizm ma swoje granice. Któryś z kolejkowiczów szepnął „Szkoda, chętnie bym jeszcze posłuchał”.

Poczta Polska się tłumaczy, że „Pracownik nie popełnił błędu, przyjmując ustne zlecenia, ale nie powinien ograniczać Pani możliwości wyboru formy przekazania informacji - za co przepraszamy. Przypomnimy pracownikom zasady prawidłowego zachowania w takiej sytuacji."

W regulaminie PP - można przeczytać, iż "Zlecenie wpłaty na rachunek bankowy możesz dokonać w najbardziej dogodnej dla siebie formie, wybierając jedną z kilku możliwości:

- zlecenie ustne, np. poprzez podanie pracownikowi obsługi danych niezbędnych do rejestracji wpłaty (dowód poprzedniej wpłaty czy dowolna kartka na której są umieszczone dane),
- werbalne przekazanie informacji, wyświetlenie danych na urządzeniu mobilnym,
- wypełniając blankiet, który pobrać możesz tutaj albo generując i drukując blankiet wpłaty poprzez stronę Poczty Polskiej,
- nadając na podstawie blankietów otrzymanych od wystawców faktur lub na podstawie druku własnego nakładu,
- z wykorzystaniem dostępnej w placówkach pocztowych książeczki wpłat na rachunki bankowe.

Ale o tym pani w okienku mi nie powiedziała. Prawdę mówiąc to, że zlecenie ustne można wydać na kartce wydaje się karkołomną konstrukcją intelektualną, więc nie dziwię się, że pracownica poczty przyjęła to dosłownie. Podobnie było w innych placówkach, w których prowadziłam „badania terenowe”: proszono mnie, abym wyartykułowała, kim jestem, gdzie mieszkam, komu i ile chcę pieniędzy przekazać. I jeszcze to słodkie: "Co mam wpisać w miejscu na korespondencję".

– W tym przypadku została złamana Prawo pocztowe, art. Art. 41. „ Tajemnica pocztowa obejmuje informacje przekazywane w przesyłkach pocztowych, informacje dotyczące realizowania przekazów pocztowych, dane dotyczące podmiotów korzystających z usług pocztowych oraz dane dotyczące faktu i okoliczności świadczenia usług pocztowych lub korzystania z tych usług.” – zauważa mec. Konrad Godlewski. I podnosi jeszcze jedną rzecz: w naszym prawodawstwie tajemnica zawodowa traktowana jest z powagą. I dotyczy różnych profesji, m.in. lekarza, dziennikarza, księdza, wojskowego, adwokata, urzędnika. O tym, kto może zostać i na jakich warunkach zwolniony z zachowania tej tajemnicy decyduje - zgodnie kodeksem postępowania cywilnego - tylko sąd. Natomiast regulaminy różnych firm, a taką firmą jest Poczta Polska, powinny być zgodne z ustawami wyższego rzędu. W tym konkretnym przypadku zostały naruszone także inne przepisy - ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

Jednak zdaniem biura prasowego Poczty Polskiej " Regulamin świadczenia naszej usługi został przystosowany do wymagań RODO. Minimalizujemy ryzyko ujawnienia informacji osobom postronnym, poprzez możliwość przyjęcia danych od klienta na kartce lub innym dokumencie, z którego wynikają dane niezbędne do rejestracji wpłaty na rachunek bankowy np. faktura".

Ufff. Czyli głosowo równa się pisemnie. Zadzwoniłam do rzeczniczki Poczty Polskiej, żeby upewnić się, iż dobrze zrozumiałam. Że tak naprawdę zlecenie ustne jest zleceniem pisemnym . Chciałam także doprecyzować, w jakich okolicznościach zlecenie ustne, rozumiane jako ustnne a nie pisemne, powinno zostać zrealizowane, aby nie naruszało przepisów RODO. Ale się nie dowiedziałam. Uzyskałam tylko zapewnienie, że wszystko jest zgodne z prawem, a przepisy zostały skonsultowane z prawnikami UODO.

Czy faktycznie? Z rozmowy z Weroniką Kowalik, dyrektorem Zespołu ds. Sektora Prywatnego w Urzędzie Ochrony Danych Osobowych wynika, że "zlecenie ustne" w samej swojej idei nie jest złe . Można bowiem wyobrazić sobie sytuacje, kiedy klient Poczty Polskiej jest na przykład niewidomy, i nie może przedstawić danych zapisanych na karteczce albo ekranie urządzenia mobilnego. Jednak Poczta Polska - mając taką usługę - powinna przemyśleć procedury takiego zlecenia w ten sposób, aby dane osobowe nie były narażone na "wyciek". A takich procedur nie ma.

Ale być może zostaną wdrożone, gdyż m.in. na skutek interwencji DGP prezes UODO dr Edyta Bielak-Jomaa skierowała, na podstawie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, do Prezesa Poczty Polskiej S.A. Przemysława Marka Sypniewskiego wystąpienie o uregulowanie tych procedur. " W pierwszej kolejności zwrócić należy uwagę, że podawanie w obecności innych osób danych osobowych niezbędnych do przelewu ogranicza prywatność zarówno dokonującego przelew jak i odbiorcy przelewu. Co więcej, podczas ustnego określania w placówce pocztowej tytułu przelewu, może dojść do ujawnienia szczególnych kategorii danych osobowych, np. o stanie zdrowia (tytułem przelewu może być np. leczenie, operacja etc.). - stoi w piśmie. I jeszcze na koniec: " Zgodnie z art. 52 ust. 3 ustawy o ochronie danych osobowych, podmiot, do którego zostało skierowane wystąpienie jest obowiązany ustosunkować się do tego wystąpienia na piśmie w terminie 30 dni od daty jego otrzymania". Będziemy informować, jakie środki podjęła Poczta Polska, aby załatwić tę sprawę.