1. Umowa o zarządzanie PPK

a) Kto zawiera umowę o zarządzanie PPK?

Umowa o zarządzanie PPK zawierana jest pomiędzy podmiotem zatrudniającym a wybraną instytucją finansową – funduszami zdefiniowanej daty zarządzanymi przez jedno towarzystwo funduszy inwestycyjnych, powszechne towarzystwo emerytalne, pracownicze towarzystwo emerytalne albo zakład ubezpieczeń. W zakresie wyboru instytucji finansowej szerzej patrz Rozdział IV pkt 3 lit a) niniejszego poradnika.

Do zawarcia umowy o zarządzanie PPK zobowiązany jest podmiot zatrudniający co najmniej jedną osobę, w imieniu której zobowiązany jest zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Zawarcie umowy o zarządzanie PPK jest niezbędne w celu wdrożenia pracowniczych planów kapitałowych.

Do PPK najtrudniej będzie przekonać pracowników, a nie prezesów firm

UWAGA Oceniając czy dany podmiot jest podmiotem zatrudniającym należy odnieść się do definicji „osób zatrudnionych”, która obejmuje zarówno pracowników jak
i zleceniobiorców oraz inne osoby zatrudnione. Pamiętać przy tym należy, iż bierzemy pod uwagę tylko osoby podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu, z tego tytułu na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Szerzej na temat definicji osoby zatrudnionej patrz Rozdział III pkt 1 niniejszego poradnika.

Pamiętać należy, iż nie dla każdej osoby zatrudnionej istnieje obowiązek zawarcia umowy o prowadzenie PPK, należy bowiem uwzględnić również wiek danej osoby (szerzej patrz pkt 2 lit. c) poniżej).

b) Kiedy należy zawrzeć umowę o zarządzanie PPK?

Podmiot zatrudniający zawiera umowę o zarządzanie PPK nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej jest zobowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Umowa o zarządzanie PPK podlega wpisowi do ewidencji PPK.

UWAGA Ustawa o PPK w sposób szczególny określiła termin zawarcia umowy o zarządzanie PPK, wymuszając wsteczne liczenie terminów. Podmiot zatrudniający musi:
- w pierwszej kolejności określić termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK), a następnie;
- wstecznie obliczyć 10 dni roboczych.
Patrząc z perspektywy prawidłowego funkcjonowania podmiotów zatrudniających, powyższa regulacja jest niefortunna.

c) Czego dotyczy umowa o zarządzanie PPK?

Umowa o zarządzanie PPK określa w szczególności:
• nazwę funduszy zdefiniowanej daty zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową;
• warunki i tryb zawierania przez podmiot zatrudniający umów o prowadzenie PPK;
• warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty;
• warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu;
• wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający dla poszczególnych grup osób zatrudnionych;
• maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy;
• warunki i okres wypowiedzenia umowy.

UWAGA Umowa o zarządzanie PPK nie może zawierać warunków mniej korzystnych niż warunki prezentowane przez instytucję finansową w portalu PPK w dniu zawarcia umowy. Możliwe jest jednak uzgodnienie korzystniejszych warunków.

d) Czy podmiot zatrudniający może rozwiązać umowę o zarządzanie PPK?

Podmiot zatrudniający dysponuje swobodą w zakresie zmiany instytucji finansowej, z którą zawarł umowę o zarządzanie. Wypowiedzenie dotychczasowej umowy o zarządzanie PPK jest możliwe po zawarciu nowej umowy z inną instytucją finansową.

Podkreślić przy tym należy, iż zakazane jest oferowanie lub udzielanie podmiotom zatrudniającym jakichkolwiek dodatkowych korzyści materialnych z tytułu zawarcia lub niewypowiedzenia umowy o zarządzanie PPK lub umowy o prowadzenie PPK.

e) Niezawarcie umowy o zarządzanie PPK w terminie

Brak zawarcia umowy o zarządzanie PPK w terminie skutkuje pisemnym wezwaniem przez PFR do zawarcia przez podmiot zatrudniający, w terminie 30 dni od dnia otrzymania wezwania, umowy o zarządzanie PPK z wyznaczoną instytucją finansową albo do przekazania do PFR informacji o zawarciu umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją finansową.

UWAGA Brak zawarcia umowy o zarządzanie PPK w terminie może skutkować nałożeniem na podmiot zatrudniający albo osobę obowiązaną do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego kary grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w poprzednim roku obrotowym.

2. Umowa o prowadzenie PPK

a) Kto zawiera umowę o prowadzenie PPK?

Umowę o prowadzenie PPK zawiera podmiot zatrudniający z instytucją finansową, z którą zawarł umowę o zarządzanie PPK. Podkreślenia wymaga, że podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz konkretnej osoby zatrudnionej (od strony praktycznej zawarta będzie jedna umowa o prowadzenie PPK, zaś lista uczestników będzie stanowiła załącznik do umowy).

b) Kiedy należy zawrzeć umowę o prowadzenie PPK?

Umowę o prowadzenie PPK zawiera się po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia danej osoby w podmiocie zatrudniającym, przy czym nie później niż do 10. dnia następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia.

UWAGA Konieczne jest odniesienie się do definicji „osób zatrudnionych”, która obejmuje zarówno pracowników jak i zleceniobiorców oraz inne osoby zatrudnione. Pamiętać przy tym należy, iż bierzemy pod uwagę tylko osoby podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tego tytułu na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Szerzej na temat definicji osoby zatrudnionej patrz Rozdział III pkt 1 niniejszego poradnika.

Do okresu 3 miesięcy zatrudnienia wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w podmiocie zatrudniającym, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów, podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot zatrudniający, który poprzednio zatrudniał osobę zatrudnioną.

UWAGA Podmiot zatrudniający powinien kontrolować powtarzające się w ciągu ostatnich 12 miesięcy okresy zatrudnienia. Powyższe ma szczególne znaczenie w przypadku cyklicznie odnawianych umów cywilnoprawnych zawieranych na krótkie terminy.

c) Obowiązek zawarcia umowy o prowadzenie PPK a wiek osoby zatrudnionej

Dla określenia istnienia obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK istotny jest nie tylko okres zatrudnienia, ale również wiek osoby zatrudnionej. Dla osób zatrudnionych, które nie ukończyły 55. roku życia zawarcie umowy o prowadzenie PPK jest obligatoryjne (chyba, że osoby te przed terminem zawarcia umowy o prowadzenie PPK złożą deklaracje o niedokonywaniu wpłat na PPK). W odniesieniu do osób, które ukończyły 55. rok życia, zasady zawierania umów o prowadzenie PPK wymagają bliższej uwagi.

W przypadku, gdy osoba zatrudniona ukończyła 55. rok życia i nie ukończyła 70. roku życia w pierwszym dniu zatrudnienia ukończyła 70. rok życia podmiot zatrudniający
nie zawiera umowy o prowadzenie PPK podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK na wniosek osoby zatrudnionej*

*Podmiot zatrudniający jest zobowiązany poinformować osobę zatrudnioną o możliwości złożenia wniosku. +w okresie 12 miesięcy poprzedzających pierwszy dzień zatrudnienia, osoba ta była zatrudniona w tym podmiocie zatrudniającym łącznie przez co najmniej 3 miesiące podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK

UWAGA Jak zostało szerzej wskazane w Rozdziale IV, pkt 3 lit. c) niniejszego poradnika, regulacje dotyczące wieku osób zatrudnionych nie uwzględniają szczególnej sytuacji związanej z wdrożeniem PPK dla obecnie istniejących podmiotów. W opinii autorów niniejszego poradnika, w odniesieniu do wdrożenia PPK w terminach wynikających
z przepisów przejściowych, prawidłowe byłoby referowanie do wieku osoby zatrudnionej w dacie stosowania Ustawy o PPK względem danego podmiotu zatrudniającego (np. 1 lipca 2019 r. w odniesieniu do podmiotów zatrudniających co najmniej 250 osób). Referowanie do pierwotnej daty zatrudnienia skutkowałoby niezasadnym włączaniem do PPK osób, które nie będą w stanie zgromadzić odpowiedniego poziomu oszczędności.

d) Czego dotyczy umowa o prowadzenie PPK?

Umowa o prowadzenie PPK określa w szczególności:
• sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat;
• warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty;
• sposób składania dyspozycji;
• zakres, częstotliwość i formę informowania uczestnika PPK o środkach zgromadzonych na jego rachunku PPK;
• maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy.

e) Dobrowolność uczestnictwa w PPK dla osób zatrudnionych

Osobom zatrudnionym przyznana została możliwość „opt-out” z PPK (szerzej patrz Rozdział VI, pkt 3 niniejszego poradnika).

W celu świadomego podjęcia decyzji przez osoby zatrudnione co do uczestnictwa w PPK, podmiot zatrudniający może poinformować osoby zatrudnione o warunkach uczestnictwa w PPK oraz obowiązkach i uprawnieniach podmiotu zatrudniającego i osoby zatrudnionej, związanych
z uczestnictwem w PPK.

f) Uczestnik PPK jako strona więcej niż jednej umowy o prowadzenie PPK

Uczestnik PPK może być w tym samym czasie stroną więcej niż jednej umowy o prowadzenie PPK. Sytuacja taka może mieć miejsce w razie:
• Zmiany zatrudnienia;
• Podjęcia dodatkowego zatrudnienia;
• Zmiany przez podmiot zatrudniający instytucji finansowej.

W modelu domyślnym, w przypadku zmiany pracy, dotychczas zgromadzone środki finansowe będą transferowane na rachunek PPK prowadzony przez instytucję finansową, z którą umowę o prowadzenie PPK zawarł nowy podmiot zatrudniający (uczestnik powinien złożyć oświadczenie o zawartych w jego imieniu umowach o prowadzenie PPK). Analogicznie w razie zmiany instytucji finansowej przez podmiot zatrudniający powinno dojść do transferu środków uczestnika na rachunek PPK prowadzony przez nową instytucję finansową. Uczestnik może jednak nie wyrazić zgody na transfer (wypłatę transferową). W takim przypadku środki dotychczas zgromadzone na rachunkach PPK prowadzonych przez instytucje finansowe, z którymi umowy o prowadzenie PPK zawarły na rzecz i w imieniu uczestnika PPK inne podmioty zatrudniające, pozostają na tych rachunkach PPK do czasu ich wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu.

g) Niezawarcie umowy o prowadzenie PPK w terminie

W sytuacji, gdy podmiot zatrudniający nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK
w terminie, przyjmuje się, że w pierwszym dniu po upływie terminu, z mocy prawa powstaje stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK pomiędzy osobą zatrudnioną a instytucją finansową, z którą podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK.

UWAGA Brak zawarcia umowy o prowadzenie PPK w terminie może skutkować nałożeniem na podmiot zatrudniający albo osobę obowiązaną do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego kary grzywny w wysokości od 1 000 zł do 1 000 000 zł

Tekst pochodzi z opracowania "Pracownicze plany kapitałowe. Poradnik" przygotowanego i udostępnionego przez Kancelarię Gessel