Jak wdrażać PPK w okresie przejściowym [DATY, WYBÓR INSTYTUCJI FINANSOWEJ, TERMINY, WPŁATY]

Ustawa o PPK, z pewnymi wyjątkami, weszła w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. Jednocześnie data rozpoczęcia jej stosowania względem poszczególnych podmiotów zatrudniających uzależniona jest od poziomu zatrudnienia. Wprowadzony został bowiem okres przejściowy, w którym kolejne podmioty stopniowo będą obejmowane ustawą – zaczynając od największych (powyżej 250 osób zatrudnionych). Tym samym, z perspektywy podmiotu zatrudniającego, kluczowe jest prawidłowe określenie poziomu zatrudnienia, który wprost wpływa na datę stosowania Ustawy o PPK.

Daty stosowania Ustawy o PPK dla poszczególnych podmiotów zatrudniających:

• Od 250 osób zatrudnionych - (według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r.) od 1 lipca 2019 r.

• Od 50 osób zatrudnionych - (według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r.) od 1 stycznia 2020 r.

• Od 20 osób zatrudnionych - (według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r.) od 1 lipca 2020 r.

• Pozostali od 1 stycznia 2021 r.

W drodze wyjątku, podmioty zatrudniające, należące do jednej grupy kapitałowej, są uprawnione do zawierania umów o zarządzanie i umów o prowadzenie PPK w terminie, w którym Ustawa o PPK ma zastosowanie w stosunku do podmiotu zatrudniającego, który zatrudnia największą liczbę osób w tej grupie kapitałowej. Rozwiązanie takie umożliwia wdrożenie PPK w jednym terminie dla całej grupy kapitałowej.

Rozpoczęcie stosowania Ustawy o PPK nie oznacza, iż od tego dnia podmiot zatrudniający dokonuje wpłat do PPK. Data stosowania Ustawy o PPK wyznacza formalny początek działań wdrożeniowych (oczywiście warto, aby podmiot zatrudniający już wcześniej podjął działanie nakierowane na sprawne przygotowanie do wdrożenia PPK – szerzej patrz pkt 3 – 5 poniżej).

W drodze wyjątku, przepisów Ustawy o PPK nie stosuje się do podmiotu zatrudniającego, który w terminie stosowania ustawy (patrz pkt 1 powyżej) prowadzi pracowniczy program emerytalny oraz nalicza i odprowadza składki podstawowe w rozumieniu ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych do programu w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia, jeżeli do PPE przystąpiło co najmniej 25% osób zatrudnionych w danym podmiocie zatrudniającym.

Pamiętać przy tym należy, iż nawet w takiej sytuacji, Ustawa o PPK znajdzie zastosowanie do podmiotu zatrudniającego począwszy od dnia:
a) zawieszenia naliczania i odprowadzania składek podstawowych do PPE w okresie przekraczającym 90 dni;
b) ograniczenia wysokości odprowadzanych składek podstawowych do PPE poniżej 3,5% wynagrodzenia;
c) likwidacji PPE;
d) opóźnienia w odprowadzaniu składek podstawowych do PPE przekraczającego 90 dni, które wynikło z celowego działania podmiotu zatrudniającego.

Podmiot zatrudniający, znając datę stosowania Ustawy o PPK, powinien przystąpić do wdrożenia PPK. W tym celu konieczne będzie zaplanowanie i wykonanie następujących czynności:

a) Uwzględnienie wydatków związanych z PPK w budżecie podmiotu zatrudniającego

Podmiot zatrudniający w pierwszej kolejności powinien wziąć pod uwagę fakt, iż wydatki związane z PPK mogą mieć znaczący wpływ na jego budżet, co w konsekwencji może skutkować koniecznością

przemodelowania polityki finansowej. W szczególności podmiot zatrudniający musi uwzględnić
w budżecie wynagrodzeń finansowaną przez niego wpłatę podstawową w wysokości 1,5% wynagrodzenia uczestnika PPK. Dodatkowo, podmiot zatrudniający powinien wziąć pod uwagę wpłaty dodatkowe, jeżeli przewiduje chęć ich zadeklarowania w umowie o zarządzanie PPK. Warto, aby proces planowania budżetu wynagrodzeń został poprzedzony wstępnym ustaleniem liczby osób zatrudnionych, które są zainteresowane uczestnictwem w PPK.

b) Dokonanie wyboru instytucji finansowej

Podmiot zatrudniający wybiera instytucję finansową, z którą zawrze umowę o zarządzanie PPK. Wyboru dokonuje się w szczególności na podstawie oceny:
• proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK;
• efektywności instytucji finansowych w zarządzaniu aktywami;
• posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi.
Wyboru dokonuje się mając także na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.

W sytuacji, gdy w danym podmiocie zatrudniającym działa zakładowa organizacja związkowa, podmiot zatrudniający wybiera instytucję finansową w porozumieniu z tą zakładową organizacją związkową.
W sytuacji zaś, gdy w danym podmiocie zatrudniającym nie działa zakładowa organizacja związkowa, podmiot zatrudniający wybiera instytucję finansową w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych, wyłonioną w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym.

Brak porozumienia z zakładową organizacją związkową lub reprezentacją osób zatrudnionych na miesiąc przed upływem terminu, w którym dany podmiot zatrudniający zobowiązany jest do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, uprawnia podmiot zatrudniający do samodzielnego wyboru instytucji finansowej.

c) Zawarcie umowy o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową

Umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta z wybraną instytucją finansową na 10 dni roboczych przed dniem, w którym podmiot zatrudniający powinien zawrzeć umowę o prowadzenie PPK.

Zgodnie z aktualnym stanowiskiem PFR, umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta przez:

• podmioty zatrudniające co najmniej 250 osób według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r. najpóźniej do dnia 25 października 2019 r.

• podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r. najpóźniej do dnia 24 kwietnia 2020 r.

• podmioty zatrudniające co najmniej 20 osób według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r. najpóźniej do dnia 27 października 2020 r.

• pozostałe podmioty zatrudniające najpóźniej do dnia 23 kwietnia 2021 r.

• jednostki sektora finansów publicznych najpóźniej do dnia 26 marca 2021 r.

d) Zawarcie w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych umowy o prowadzenie PPK

Umowa o prowadzenie PPK powinna zostać zawarta w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy od dnia, w którym podmiot zatrudniający zobowiązany jest do stosowania Ustawy o PPK (chyba, że osoba zatrudniona do tego dnia złoży pisemną deklarację o niedokonywaniu wpłat do PPK).

Zgodnie z aktualnym stanowiskiem PFR, umowa o prowadzenie PPK powinna zostać zawarta przez:

• podmioty zatrudniające co najmniej 250 osób według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r. najpóźniej do dnia 12 listopada 2019 r.

• podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób według stan na dzień 30 czerwca 2019 r. najpóźniej do dnia 11 maja 2020 r.

• podmioty zatrudniające co najmniej 20 osób według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r. najpóźniej do dnia 10 listopada 2020 r.

• pozostałe podmioty zatrudniające najpóźniej do dnia 10 maja 2021 r.

• jednostki sektora finansów publicznych najpóźniej do dnia 10 kwietnia 2021 r.

Umowa o prowadzenie PPK zawierana jest w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych, przy czym umowa nie jest zawierana dla osób, które ukończyły najpóźniej w pierwszym dniu zatrudnienia 70. rok życia.
Z kolei w odniesieniu do osób, które ukończyły 55. rok życia, umowa o prowadzenie PPK jest zawierana wyłącznie na wniosek tej osoby.

e) Rozpoczęcie naliczania i dokonywania wpłat

Podmiot zatrudniający jest obowiązany do:
• obliczenia i dokonania wpłat do wybranej instytucji finansowej – w odniesieniu do wpłat finansowanych przez ten podmiot, oraz do
• obliczenia, pobrania od uczestnika PPK i dokonania wpłat do wybranej instytucji finansowej – w odniesieniu do wpłat finansowanych przez uczestnika PPK.

Wpłat dokonuje się, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK (w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane). Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający są obliczane, a wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są obliczane i pobierane od uczestnika PPK
w terminie wypłaty wynagrodzenia przez podmiot zatrudniający.

Patrząc na dokonywanie wpłat od strony praktycznej, istotne jest to, że podmiot zatrudniający nie ponosi odpowiedzialności za brak lub błędne obliczenie, pobranie lub dokonanie wpłaty, jeżeli jest to spowodowane przekazaniem podmiotowi zatrudniającemu przez osobę zatrudnioną błędnych informacji, które skutkowały błędnym ustaleniem w przedmiocie podlegania przez daną osobę zatrudnioną obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu z tytułu zatrudnienia w tym podmiocie zatrudniającym. Wpłaty, które wskutek okoliczności, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, okazałyby się nienależne w całości lub w części, podlegają zwrotowi na rzecz podmiotu finansującego daną wpłatę.

4. Polityka informacyjna podmiotu zatrudniającego

Ustawa o PPK przewiduje szereg sytuacji, w których podmiot zatrudniający może (a niekiedy musi) informować osoby zatrudnione o przysługujących im uprawnieniach oraz konsekwencjach określonych działań. W szczególności:
a) Przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK podmiot zatrudniający może poinformować osoby zatrudnione o warunkach uczestnictwa w PPK oraz obowiązkach i uprawnieniach podmiotu zatrudniającego oraz osoby zatrudnionej związanych z uczestnictwem w PPK.

b) Podmiot zatrudniający jest obowiązany do poinformowania osób zatrudnionych, które ukończyły 55. rok życia i nie ukończyły 70. roku życia (tj. osoby, których udział w PPK uzależniony jest od złożenia przez nie wniosku – szerzej patrz Rozdział V pkt 2 lit. c) niniejszego poradnika), o możliwości złożenia stosownego wniosku.

c) Co 4 lata, w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku, podmiot zatrudniający informuje uczestnika PPK, który złożył deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat na PPK o ponownym dokonywaniu wpłat za tego uczestnika. Szerzej na temat rezygnacji przez uczestnika
z dokonywania wpłat na PPK patrz Rozdział VI pkt 3 niniejszego poradnika.

Tym samym, podmiot zatrudniający powinien wdrożyć odpowiednią politykę informacyjną
(w szczególności warto rozważyć przygotowanie odpowiednich formularzy).

W pkt 3 i 4 powyżej wskazaliśmy na podstawowe czynności wymagane do utworzenia PPK w danej organizacji. Nie jest to jednak pełen katalog. Podmiot zatrudniający powinien podjąć szereg dalszych czynności organizacyjnych, które umożliwią sprawne funkcjonowanie PPK w organizacji.

Podmiot zatrudniający powinien mieć także na uwadze:
• przeszkolenie personelu kadrowo-księgowego;
• aktualizację wykorzystywanych programów kadrowo-księgowych pod kątem funkcji obliczania wysokości wpłat do PPK;
• wprowadzenie odpowiednich procedur związanych z obowiązkiem gromadzenia
i archiwizacji dokumentacji dotyczącej PPK.

Prawidłowe wdrożenie PPK pozwoli w znaczący sposób zmniejszyć ryzyko ewentualnych sporów, które mogą wyniknąć z nieprawidłowego wykonywania obowiązków wynikających z Ustawy o PPK, umowy o zarządzenie PPK oraz umowy o prowadzenie PPK.

Nienależyte wykonywanie obowiązków związanych z funkcjonowaniem PPK (np. nieodprowadzanie wpłat do PPK lub odprowadzanie wpłat do PPK w niższej wysokości) może skutkować wytoczeniem

przez uczestnika PPK powództwa przeciwko podmiotowi zatrudniającemu, które zostanie rozstrzygnięte przez sąd powszechny, w którego okręgu uczestnik PPK ma miejsce zamieszkania lub w którego okręgu znajduje się siedziba podmiotu zatrudniającego albo siedziba jego oddziału.