Każdy, kto zdecydował się na prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, wie, jak ważny jest właściwy tryb podejmowania uchwał przez wspólników oraz zwoływania i odbywania ich zgromadzeń. Zgromadzenia wspólników to jednak nie tylko nużący obowiązek, ale i świetna okazja do weryfikacji działań zarządu i doskonałe narzędzie kontroli. To także potężny oręż w ręku wspólników, którzy mają odrębne zdanie od pozostałych odnośnie do tego, jak spółka ma funkcjonować. Warto go sobie przypomnieć, a także zapoznać się nowymi informacjami na ten temat, bo za niespełna miesiąc wchodzą znowelizowane przepisy kodeksu spółek handlowych (dalej k.s.h.), który reguluje działanie m.in. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.
Reklama

Kiedy uchwałę podejmują wspólnicy, a kiedy zgromadzenie

Kodeks spółek handlowych w art. 228 i następnych wskazuje sprawy, które koniecznie wymagają uchwały wspólników. Przy czym kodeks rozróżnia sytuacje wymagające podjęcia uchwały przez wspólników albo przez zgromadzenie wspólników.
Uchwały wspólników mogą być podejmowane obiegowo, natomiast uchwały zgromadzenia wspólników wymagają (z jednym wyjątkiem, o którym poniżej) odbycia formalnego zgromadzenia. Sprawami wymagającymi uchwały wspólników są:
  • rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki i sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenie absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków. Dotychczas wszystkie te uchwały wymagały zgromadzenia wspólników, a zwyczajne walne zgromadzenie odbywano wyłącznie w formie standardowej, czyli poprzez obecność wspólników w tym samym pomieszczeniu i podejmowanie uchwał, co było protokołowane. Jednak już od 1 marca 2019 r. zgodnie z ustawą z 9 listopada 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym (Dz.U. z 2018 r. poz. 2244), która znowelizowała k.s.h., wszystkie uchwały zwyczajnego walnego zgromadzenia będą mogły być podejmowane w trybie pisemnym (szczegółowo o tym trybie poniżej);
  • postanowienie dotyczące roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązaniu spółki lub sprawowaniu zarządu albo nadzoru. O ile problemy z dochodzeniem szkody przy zawiązaniu spółki pojawiają się bardzo rzadko, o tyle szkoda wyrządzona spółce przez członków zarządu lub rady nadzorczej zdarzają się coraz częściej. Co prawda spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są bardziej osobistą formą spółek kapitałowych niż spółki akcyjne (lub spółki giełdowe), a zatem wspólnicy i zarząd oraz rada nadzorcza lepiej się znają (często są to też te same osoby) i problemy między nimi występują rzadziej, ale nie można wykluczyć sporów między właścicielem a zarządem;
  • zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego. Ten wymóg ma na celu przeciwdziałanie wyprowadzaniu majątku spółki przez członków zarządu bez kontroli wspólników. Wierzycieli ma zaś upewnić w przekonaniu, że właściciele spółki wiedzą o tym, co się w niej dzieje;
  • nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej. Jednak w tym miejscu warto podkreślić, że umowa spółki może ten wymóg usunąć. Niemniej względy bezpieczeństwa sugerują pozostawienie tego warunku. Lepiej nie obudzić się pewnego dnia z hipoteką ustanowioną na najcenniejszej nieruchomości swojej spółki. Można też pójść dalej niż dwie wcześniej opisywane sytuacje. Uchwała wspólników lub umowa spółki może określać zasady postępowania w zakresie rozporządzania składnikami aktywów trwałych lub dokonywania niektórych czynności prawnych. Może to być wymóg właśnie podjęcia uchwały przez wspólników, ale można też przewidzieć dowolną, dozwoloną prawem, strukturę kontroli określonych czynności;
  • zwrot dopłat. Jeżeli wspólnicy wnieśli dopłaty, a te nie zostały zużyte na pokrycie strat spółki, można im je zwrócić;
  • zawarcie umowy, o której mowa w art. 7 k.s.h. Chodzi tutaj o umowę, na podstawie której spółka dominująca zarządzać będzie spółką zależną i przekazywany będzie jej zysk. Możliwe jest zarządzanie spółką celową z poziomu spółki matki. W praktyce nikt tak nie robi, choć marzeniem każdego prawnika korporacyjnego jest kiedyś napisać taką umowę.

Reklama
Sprawami wymagającymi zaś uchwały zgromadzenia wspólników są:
  • zawarcie przez spółkę (lub jej spółkę dominującą) umowy kredytu, pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, likwidatorem albo na rzecz tych osób. Jest to obowiązkowe narzędzie kontroli tego, co łączy reprezentantów spółki z tą spółką (lub z jej spółką dominującą). Wspólnicy muszą wiedzieć, kiedy należący do nich podmiot wchodzi w relacje z jej reprezentantami. Sprawa jest również istotna w sytuacjach, w których w teorii wszystko jest pod kontrolą, czyli wówczas, gdy wspólnicy zasiadają w organach spółki lub jej spółki dominującej. Pamiętajmy, że bez zgody zgromadzenia wspólników zawarte umowy będą nieważne;
  • umorzenie udziałów w kapitale zakładowym spółki. Umowa spółki może przewidywać procedurę umorzenia udziałów. Może to być zarówno umorzenie dobrowolne (za zgodą wspólnika), jak i przymusowe (po spełnieniu określonych w umowie spółki warunków). W każdym wypadku konieczne jest zgromadzenie wspólników i podjęcie bardzo precyzyjnej uchwały;
  • uchwalanie i zmiany regulaminu rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej. Nie wszystkie spółki z o.o. mają radę nadzorczą lub komisję rewizyjną. Jeżeli spółka ma kapitał zakładowy powyżej 500 tys. zł i ponad 25 wspólników, wówczas rada nadzorcza lub komisja rewizyjna (jedna z dwóch) jest obowiązkowa. Zgromadzenie wspólników może upoważnić radę nadzorczą lub komisję rewizyjną do uchwalenia własnego regulaminu, bez takiego upoważnienia organy te nie mogą uchwalić go samodzielnie;
  • powołanie pełnomocnika do reprezentowania spółki w umowach oraz sporach pomiędzy członkiem zarządu a spółką. Jest to kolejny instrument kontroli działań członków zarządu. Jeżeli spółka ma radę nadzorczą, to rada może reprezentować spółkę wobec członka zarządu (to jedyny taki przypadek, kiedy rada może reprezentować spółkę) i wówczas pełnomocnik nie jest potrzebny. W sytuacji gdy członkiem zarządu jest jedyny wspólnik spółki, niepotrzebni są pełnomocnicy ani rada nadzorcza, ale każda czynność z takim członkiem zarządu wymaga formy aktu notarialnego i zawiadomienia sądu rejestrowego;
  • czynności postępowania likwidacyjnego spółki. Procedura likwidacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest silnie sformalizowana i trwa co najmniej sześć miesięcy;
  • łączenie, podział i przekształcenie spółki. Procedura łączenia, podziału i przekształcenia spółek jest bardzo sformalizowana i drobiazgowo opisana w k.s.h. Konieczne jest zapewnienie wspólnikom (oraz wierzycielom uczestniczących spółek) wiedzy o tym, ile wart jest majątek uczestniczących spółek oraz jakie są konsekwencje podejmowanych czynności. Ustawa gwarantuje pełną jawność tych działań (oraz kontrolę przez biegłego).

Po co uchwały wspólników

Czynność podjęta bez uchwały wspólników w przypadku, gdy k.s.h. jej wymaga, jest nieważna. Jeżeli zaś jakaś czynność wymagała zgody w formie uchwały wspólników, ale wymóg ten wynikał tylko z umowy spółki (nie z ustawy), wówczas czynność bez zgody nadal będzie ważna, ale członek zarządu działający sprzecznie z umową naraża się na odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki. Zgodę (nawet na czynność nieważną) można uzyskać także po dokonaniu czynności, ale jest na to tylko dwa miesiące, lepiej jest więc zadbać o nią zawczasu.
Jest jeszcze jeden ważny moment, kiedy uchwała wspólników jest niezbędna. Chodzi tu o sytuację, w której bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego. Wówczas zarząd jest obowiązany niezwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników w celu powzięcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki. Tej uchwały nie można podjąć w trybie pisemnym. Przy czym zgromadzenie wspólników nie musi przegłosować tej uchwały – choć brak jej przyjęcia nie powoduje wprost żadnych negatywnych konsekwencji dla spółki, to taka sytuacja oznacza, że spółka jest w trudnej sytuacji i być może jest niewypłacalna. W takim przypadku, bez wskazania pomysłów na ratowanie spółki, zarząd zapewne złoży wniosek o ogłoszenie upadłości. Aktywność wspólników jest tu zatem niezbędna z praktycznego punktu widzenia. Jeżeli nie podejmą żadnych działań, stracą spółkę.
2 miesiące w takim terminie od dokonania czynności trzeba wystąpić do wspólników o zgodę na jej dokonanie, jeśli była nieważna lub podjęta bez wymaganej umową zgody

Kto zwołuje zgromadzenie

Uprawnionych do zwołania zgromadzenia wspólników jest kilku. Podstawowym uprawnionym, a często także do tego zobowiązanym, jest zarząd. Ma on obowiązek zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników co roku, w terminie sześciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego (w polskiej praktyce do końca czerwca, jako że wszyscy zrównali swoje lata obrotowe z kalendarzowymi, bo to najwygodniejsze). Jeżeli wspólnicy nie są jednocześnie w zarządzie, jest to doskonała okazja, by porozmawiać o spółce, jej wynikach i celach na przyszłość oraz podziękować zarządowi za dotychczasową pracę (za pomocą absolutorium) lub zamanifestować swoje niezadowolenie z kierunku działań, jakie przyjęła spółka (brak absolutorium to zazwyczaj pierwszy krok do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności za szkody wyrządzone spółce).
Ważne Zgodnie z nowymi przepisami wchodzącymi w życie 1 marca 2019 r. wszystkie uchwały zwyczajnego zgromadzenia wspólników mogą zapaść w formie pisemnej, czyli bez odbywania zgromadzenia, ale zarząd i tak ma obowiązek je zwołać.
Wedle nowych przepisów od 1 marca 2019 r. ostatni rezygnujący członek zarządu ma obowiązek zwołać zgromadzenie wspólników i jego mandat wygaśnie dopiero nazajutrz po dniu, w którym tak zwołane zgromadzenie miało się odbyć. Chodzi o to, aby wspólnicy przez nieobecność na zgromadzeniu nie mogli w nieskończoność utrzymywać członka zarządu na stanowisku, wbrew jej lub jego woli, a jednocześnie, aby spółka jak najkrócej istniała bez organu reprezentującego.
Zarząd zwołuje nadzwyczajne zgromadzenie wspólników, jeżeli ustawa (o czym mowa wyżej) lub umowa spółki mu to nakazuje (można wpisać w umowie spółki dodatkowe, określone sprawy jako wymagające uchwały zgromadzenia wspólników), a także kiedy uzna to za wskazane.
Kolejnym podmiotem uprawnionym do zwołania zgromadzenia jest rada nadzorcza lub komisja rewizyjna. Jeżeli spółka ma radę nadzorczą lub komisję rewizyjną, a zarząd nie zwoła w terminie zgromadzenia wspólników, do czego jest zobowiązany ustawą lub umową spółki, rada nadzorcza lub komisja rewizyjna może zwołać zgromadzenie wspólników samodzielnie. Co więcej, jeżeli rada (komisja) uzna za wskazane zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, składa żądanie zwołania zarządowi i jeżeli zarząd w ciągu dwóch tygodni od takiego żądania nie zwoła zgromadzenia wspólników, może zwołać je samodzielnie.
Do zwołania zgromadzenia wspólników uprawnieni są także sami wspólnicy. Wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego (nie chodzi tutaj o siłę głosów, bo na jeden udział można przyznać aż trzy głosy, ale o udział w kapitale zakładowym) mogą żądać zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników i umieszczenia w jego w porządku obrad określonych spraw. W takiej sytuacji zgromadzenie powinien jednak i tak zwołać zarząd. Wspólnicy składają żądanie najpóźniej na miesiąc przed planowanym terminem zgromadzenia wspólników. W umowie spółki można przyznać uprawnienie do takiego żądania także wspólnikom reprezentującym niższy udział w kapitale zakładowym.
Jeżeli w terminie dwóch tygodni od dnia przedstawienia zarządowi żądania wspólników zgromadzenie nie zostanie zwołane albo wskazane punkty porządku obrad nie zostaną umieszczone, wspólnicy mogą zwrócić się do sądu rejestrowego. Sąd rejestrowy (czyli właściwy miejscowo sąd prowadzący rejestr przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, w którym wpisana jest spółka) najpierw wezwie zarząd do działania zgodnie z żądaniem wspólników, a następnie (przy braku reakcji) upoważni wspólników występujących z żądaniem do zwołania zgromadzenia samodzielnie. Jednym z punktów porządku obrad takiego zgromadzenia będzie obowiązkowo ustalenie, czy koszt zgromadzenia powinna ponieść spółka czy może wspólnicy, którzy żądali zwołania. Przy czym wspólnicy mogą zwrócić się do sądu rejestrowego o zwolnienie ich z obowiązku pokrycia kosztów, jeżeli uchwała zgromadzenia na nich je nałoży.
Ostatnią kategorią osób, które mogą zwoływać zgromadzenia wspólników, jest każdy, komu umowa spółki takie uprawnienie przyznaje. Zwyczajowo przyznaje się te uprawnienia prokurentom lub pełnomocnikom, wspólnikom wskazanym osobiście lub zaufanym osobom trzecim (np. mającym pełnić rolę mediatorów w przypadku ewentualnych sporów pomiędzy wspólnikami, co zdarza się dość często).
10 procent kapitału zakładowego musi reprezentować wspólnik (wspólnicy), aby móc żądać zwołania zgromadzenia wspólników

Kto może odwołać już zwołane zgromadzenie

Do tej pory w doktrynie był spór na temat tego, kto i jak może odwoływać zgromadzenia wspólników. 1 marca 2019 r. wchodzi w życie jednak bardzo proste rozwiązanie, które wszystkim ułatwi życie. Prawo do odwołania już zwołanego zgromadzenia wspólników ma ten, kto je zwołał. Jedynym wyjątkiem tutaj jest zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników na żądanie wspólników. Wówczas, nawet jeżeli zwołał je (na żądanie wspólników) zarząd, tylko ci wspólnicy, którzy wystąpili z żądaniem, mają prawo takie zgromadzenie odwołać.
Ramka 1. Zmiany od 1 marca 2019 r.
Od 1 marca 2019 r. będzie istniał kolejny przypadek, w którym konieczne będzie zwołanie zgromadzenia wspólników. Chodzi mianowicie o sytuację, w której z zarządu rezygnuje ostatni jego członek i spółka zostanie bez organu uprawnionego do reprezentacji. W takim przypadku członek zarządu składa rezygnację wspólnikom, zwołując jednocześnie zgromadzenie wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Zaproszenie na zgromadzenie wspólników zawiera także oświadczenie o rezygnacji członka zarządu. Rezygnacja jest skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników.

Zmiana porządku obrad

Zasadą jest, że za porządek obrad odpowiada ten, kto dokonuje zwołania. Choć ustawodawca, dodając art. 236 par. 3 k.s.h., nie przewidział regulacji dotyczącej zmiany porządku obrad, najprawdopodobniej orzecznictwo pójdzie w kierunku obrony prawa wspólników do odbycia zgromadzenia zgodnie z ich żądaniem. Oznacza to, że zmiana porządku obrad zgromadzenia zwołanego na żądanie wspólników będzie leżała w gestii tych wspólników, a nie zwołującego, ale oczywiście czas pokaże.
O zmianach porządku obrad wspólnicy powinni być poinformowani w ten sam sposób, w jaki zostało zwołane zgromadzenie. Ponadto wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego zgromadzenia wspólników, nawet jeżeli nie mogą sami żądać zwołania, bo to wymaga posiadania 1/10 kapitału. Żądanie takie należy złożyć na piśmie zarządowi najpóźniej na trzy tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Umowa spółki może to uprawnienie przyznać także wspólnikom reprezentującym mniejszy udział w kapitale zakładowym, ale podwyższyć kryteriów lub odebrać tego uprawnienia już nie.
Porządek obrad wskazany w zaproszeniu na zgromadzenie wspólników jest o tyle istotny, że w sprawach, których nie uwzględniono w porządku obrad przesłanym wspólnikom, nie można podjąć uchwały. Od tej zasady są tylko dwa wyjątki:
  • na zgromadzeniu wspólników obecny jest cały kapitał zakładowy i nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu wobec zmiany porządku obrad;
  • rozpatrzenie wniosku o zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników (skoro nie możemy podjąć uchwały w nowej, nieobjętej porządkiem obrad sprawie, możemy zwołać nowe zgromadzenie w celu dyskusji i podjęcia takiej uchwały) oraz wniosków o charakterze porządkowym.
Sprawy porządkowe to takie, które nie dotyczą merytorycznego funkcjonowania spółki np. zmiana kolejności punktów porządku obrad (ale nie zmiana samej treści punktów porządku tych obrad) lub zarządzanie przerw w obradach (przepisy wprost nie przewidują możliwości przerw w obradach zgromadzenia wspólników, jednakże wynika to z orzecznictwa i stanowiska doktryny).
Niezwykle ważną sprawą dotyczącą ustalania porządku obrad na zgromadzeniu wspólników jest to, aby był on wystarczająco precyzyjny. Na jego podstawie wspólnicy muszą mieć możliwość zdecydowania, czy zamierzają uczestniczyć w zgromadzeniu (nie mają takiego obowiązku), więc jeżeli punkt porządku obrad będzie określony jako „uchwała w sprawie sytuacji spółki”, to będzie to zbyt ogólne, natomiast już „dyskusja i podjęcie uchwały w przedmiocie dalszego funkcjonowania spółki” będzie wystarczające, bo odsyła do art. 233 k.s.h. Przy czym do porządku nie trzeba załączać projektów uchwał. Nawet jeżeli porządek obrad przewiduje zmiany w umowie spółki, ustawa nie nakazuje załączenia do porządku obrad projektu uchwały (choć zwyczajowo tak się czyni), a jedynie wskazanie istotnych elementów treści proponowanych zmian.

Bez formalnego zwołania

Zwołanie zgromadzenia wspólników jest absolutnym wymogiem formalnym upoważnienia zgromadzenia wspólników do podejmowania jakichkolwiek uchwał. Bez formalnego zwołania prawo uzna zgromadzenie się wspólników w określonym miejscu i czasie jako spotkanie prywatne i nic więcej. Podjęte na takim spotkaniu uchwały w najgorszym wypadku mogą zostać uznane za nieistniejące, w najlepszym podlegać zaskarżeniu w trybie art. 249 i art. 252 k.s.h. Ustawa przewiduje tylko jedną sytuację, w której nie jest potrzebne formalne zwołanie, aby zgromadzenie wspólników doszło do skutku. Chodzi tu mianowicie o sytuację, w której w jednym miejscu i czasie zgromadzony został cały kapitał zakładowy, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu do odbycia zgromadzenia wspólników lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

Sposób zwoływania zgromadzeń wspólników

Podstawowym sposobem zwoływania zgromadzeń wspólników jest wysłanie listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, które muszą być wysłane co najmniej dwa tygodnie przed planowanym terminem zgromadzenia. Zaproszenie takie musi zawierać wskazany dzień, godzinę oraz dokładne miejsce odbycia się zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad (ewentualnie najważniejsze elementy treści zmian w umowie spółki, o czym była już mowa).
Miejscem odbycia się zgromadzenia jest siedziba spółki. Niekoniecznie chodzi tu o siedzibę pod adresem spółki. Przez siedzibę k.s.h. rozumie miejscowość, w której znajduje się organ reprezentujący spółkę (czyli zarząd), a więc może to być każde miejsce w obrębie tej samej miejscowości. Siedziba musi być określona w umowie spółki, zaś dokładny adres siedziby już nie, jednak należy go zgłosić (razem z siedzibą spółki) do rejestru przedsiębiorców KRS. Ponadto siedziba spółki musi znajdować się na terenie Polski, inaczej spółka podlega wykreśleniu z rejestru. Nie można także odbywać zgromadzeń wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością poza terytorium Polski. Umowa spółki może przewidywać, że zgromadzenia wspólników mogą się odbywać w innym miejscu niż siedziba spółki, można nawet wskazać kilka alternatywnych miejscowości dla wygody wspólników. Co więcej, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą zgodę, można odbyć zgromadzenie wspólników gdziekolwiek w kraju, nawet jeżeli umowa spółki nic o tym nie mówi.
Skąd zwołujący czerpie dane o adresach wspólników, na które ma kierować zaproszenia? Pierwszym źródłem wiedzy o właściwym adresie jest oświadczenie samego wspólnika. Każdy wspólnik powinien wskazać spółce adres, pod który powinny być kierowane zawiadomienia od spółki. Jeżeli jednak tego nie uczynił, zarząd dysponuje adresami miejsca siedziby wspólników ujawnionymi w księdze udziałów, którą ma obowiązek prowadzić i aktualizować. Trzecim źródłem wiedzy o adresach, na które należy kierować zaproszenia, jest rejestr przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (dane tam umieszczone objęte są domniemaniem prawdziwości – jeżeli wspólnik nie aktualizuje danych adresowych swojej siedziby w swoim KRS, sam poniesie negatywne skutki tego zaniedbania). W przypadku osób fizycznych, jeżeli nie znamy miejsca zamieszkania wspólnika, możemy także sprawdzić w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (jeżeli wspólnik prowadzi samodzielną działalność gospodarczą podlegającą zgłoszeniu) lub zwrócić się zapytaniem do gminy. Jeżeli wspólnik nie prowadzi żadnej działalności, pozostaje zapytać w ewidencji ludności (pytamy w organie gminy) lub bazie PESEL (pytamy departament utrzymania i rozwoju systemów w Ministerstwie Cyfryzacji). Ważne, by przy ustalaniu właściwego adresu dochować należytej staranności.
Ważne Żeby spełnić wymóg należytego zaproszenia, ważne jest samo wysłanie zawiadomienia na właściwy adres, nie trzeba ustalać, czy ktokolwiek je otrzymał lub odebrał. Nie trzeba zatem wysyłać niczego z potwierdzeniem odbioru, natomiast potwierdzenie nadania owszem.

Za pomocą poczty elektronicznej

Ustawodawca dopuścił alternatywny sposób zwoływania zgromadzeń wspólników – poprzez pocztę elektroniczną. Wystarczy, aby wspólnik uprzednio pisemnie wyraził zgodę na otrzymywanie zawiadomień w trybie elektronicznym, wskazując właściwy adres e-mail. Treść zawiadomień jest identyczna jak w przypadku listów poleconych. W przypadku adresów e-mailowych podanie właściwego adresu jest wyłącznym obowiązkiem wspólnika, wysyłający nie ma obowiązku szukać, czy adres ten się nie zmienił, co oznacza, że aktualizacje powinien zgłaszać wspólnik. W tej sytuacji także nie jest istotne, czy wspólnik wiadomość odebrał, liczy się samo wysłanie wiadomości.

Przez system teleinformatyczny

Ustawodawca przewidział także szczególny tryb podejmowania uchwał dla spółek, których umowy zostały zawarte przy wykorzystaniu elektronicznego wzorca umowy. Wspólnicy mogą bowiem podejmować uchwały w systemie teleinformatycznym. Warunkiem jest jednak, by wszyscy podjęli działania w zakresie danej uchwały (głosowali w dowolny sposób).

Udziały zajęte i zastawione

Musimy też koniecznie pamiętać, że jeżeli udziały w spółce zostały zajęte w postępowaniu egzekucyjnym lub zastawione z prawem głosu, co każdorazowo musi być odznaczone w księdze udziałów spółki, o zgromadzeniach wspólników zawiadamiamy także wierzycieli, na rzecz których dokonano zajęcia oraz wskazanych zastawników.

Odbywanie zgromadzeń wspólników

Jeżeli zgromadzenie zamierza zmieniać umowę spółki, to takie uchwały będzie protokołował notariusz. Jeżeli jednak zgromadzenie odbywa się w zwykłym trybie, przeprowadzamy je samodzielnie. Należy to zrobić z uwzględnieniem trzech czynności. Pierwszą z nich jest otwarcie zgromadzenia wspólników. Przy czym dokonuje tego ta osoba, która zwołała zgromadzenie wspólników. Zwyczajowo robi to prezes zarządu lub, jeżeli prezesa nie ma, któryś z członków zarządu. Od 1 marca 2019 r. będzie to także mógł być ten wspólnik (lub wspólnicy), którzy żądali zwołania zgromadzenia. Zadaniem otwierającego zgromadzenie jest dokonanie czynności technicznych pozwalających na wyłonienie przewodniczącego zgromadzenia oraz protokolanta, którzy dalej będą prowadzić zgromadzenie.
Formalnie zatem otwierający zaczyna przykładowym oświadczeniem „Oświadczam, że na dziś, na godzinę 12.00, w Warszawie, pod adresem ul. Wesoła 1, zostało zwołane zwyczajne/nadzwyczajne zgromadzenie wspólników spółki pod firmą Radość sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, z następującym porządkiem obrad…”. Następnie należy ustalić obecność na zgromadzeniu. Otwierający odczytuje zatem dane wspólników spółki i sprawdza, kto stawił się w ich imieniu. Należy tutaj sprawdzić dane osobowe i ich zgodność z KRS (np. dowód osobisty prezesa spółki będącej wspólnikiem weryfikowany z wydrukiem aktualnym z jej KRS) oraz dane tożsamości osób fizycznych (dowody osobiste lub paszporty). Ponieważ można uczestniczyć w zgromadzeniach wspólników przez pełnomocnika, należy dokładnie sprawdzić dokument pełnomocnictwa. Powinien zostać okazany oryginał, jego odpis notarialny lub odpis poświadczony za zgodność przez adwokata/radcę prawnego, ale tylko wtedy, jeżeli tym pełnomocnikiem jest poświadczający za zgodność adwokat/radca prawny. Od 1 marca 2019 r. kopię (a nie jak dotychczas oryginał) dokumentu pełnomocnictwa załączy się do protokołu. Szczególnie trzeba zwrócić uwagę na daty udzielenia pełnomocnictwa i ewentualne ograniczenia (np. wygasa w dniu, udzielone do dnia etc.). Pamiętajmy też, że nie może być pełnomocnikiem wspólnika na zgromadzeniu wspólników członek zarządu i pracownik spółki, której zgromadzenie dotyczy. Następnie obecni i zweryfikowani wspólnicy podpisują listę obecności.
Dzięki temu można ustalić quorum, czyli jak duża część kapitału zakładowego spółki uczestniczy w zgromadzeniu wspólników (i ile głosów przysługuje któremu wspólnikowi). Jest to o tyle istotne, że niektóre uchwały mogą wymagać określonej większości uczestniczących w głosowaniu, aby uchwała w nim podjęta była ważna.
Zasadą jest to, że zgromadzenie wspólników jest ważne niezależnie od tego, jaka część kapitału zakładowego jest na nim reprezentowana. Umowa spółki może przewidywać jednak szczególne uregulowania (np. obowiązek obecności 50 proc. kapitału lub nawet obecność wszystkich wspólników). Chodzi to, aby nie można było np. poprzez manipulowanie terminem zgromadzenia uniemożliwić uczestnictwa w nim niektórym wspólnikom i podjąć uchwał mniejszością wspólników, którzy się zjawili, wbrew nieobecnej większości. Są też takie sprawy, które ustawowo wymagają obecności określonej części kapitału zakładowego. Przykładowo, połączenie dwóch spółek kapitałowych wymaga uchwał zgromadzeń wspólników lub akcjonariuszy podjętych większością trzech czwartych głosów w obecności co najmniej połowy kapitału zakładowego. Ustalana jest także siła głosów – umowa spółki może określonym udziałom przyznawać większe prawo głosu, do maksymalnie trzech głosów na jeden udział.
Kolejną bardzo ważną czynnością jest wybór przewodniczącego oraz protokolanta. Zgromadzenie przystępuje do niej po zakończeniu czynności związanych z formalnym otwarciem zgromadzenia wspólników. Wyboru przewodniczącego – osoby, która od tej pory będzie kierowała przebiegiem całego zgromadzenia i dbała o porządek obrad – tak samo jak wszystkich wyborów personalnych (każde powołanie, odwołanie, absolutorium), dokonuje się w głosowaniu tajnym za pomocą kart do głosowania. Jeżeli głosujących jest wielu, można najpierw dokonać wyboru komisji skrutacyjnej, która będzie zbierać i liczyć głosy.
Wszystkie uchwały, o ile umowa spółki lub ustawa nie przewiduje innego wymogu, zapadają zwykłą większością głosów, co oznacza, że w przypadku głosowania na przewodniczącego wygrywa ten, kto dostał najwięcej głosów – niezależnie od tego, jaki jest ich stosunek do wszystkich głosów obecnych na zgromadzeniu. Po wyborze przewodniczącego podobnie wybiera się protokolanta, który będzie czuwał nad dokładnym rejestrowaniem przebiegu zgromadzenia wspólników.
Po zakończeniu wyboru przewodniczącego zgromadzenia i protokolanta obrad wspólnicy mogą wreszcie przystąpić do realizacji kolejnych punktów porządku obrad i głosowania nad uchwałami. Tu warto pamiętać, że nie każdy punkt porządku obrad wymaga podjęcia uchwały. Możliwe nawet, że w porządku obrad zaplanowano podjęcie jakiejś uchwały, a zgromadzenie wspólników w trakcie omawiania sprawy doszło do wniosku, że uchwała jest niepotrzebna. Odstąpienie od głosowania nad uchwałą jest dopuszczalną zmianą porządkową w trakcie zgromadzenia, ale jeżeli wspólnicy nie są co do tego jednomyślni, odstąpienie od głosowania nad uchwałą także powinno zostać przegłosowane.
Jeżeli już ma dojść do przyjęcia uchwały, to jej treść może być (i najczęściej jest) przedmiotem dyskusji i zmian w treści w trakcie zgromadzenia. W przypadku szczególnie gorącej debaty zalecane jest także podejmowanie głosowań nad proponowaną przez poszczególnych uczestników treścią uchwały tak, aby jej projekt przedstawiony do ostatecznego głosowania był najbardziej zbliżony do kompromisu. W protokole zwykle wpisuje się już tylko ostatecznie ustaloną treść uchwały i wynik głosowania nad jej przyjęciem, ale jeżeli którykolwiek ze wspólników domaga się wskazania także wyników głosowania nad poszczególnymi elementami treści uchwały, takie uwagi można zawrzeć w protokole.
Jeżeli pojawią się spory w trakcie zgromadzenia co do tego, jak dalej procedować, jest jedna osoba, której uprawnienia oraz stanowisko pozwolą na zapanowanie nad sporami. To przewodniczący, który dba o ostateczną treść głosowanych uchwał oraz czuwa nad prawidłowym przebiegiem zgromadzenia, zatem w sytuacjach kryzysowych to na niego spada odpowiedzialność za to, aby wszyscy wspólnicy zostali wysłuchani w należyty sposób, a także by zgromadzenie przebiegało prawidłowo. To przewodniczący udziela głosu (i jeżeli tego wymaga powaga zgromadzenia, także odbiera prawo głosu) uczestnikom i czuwa nad prawidłowym przebiegiem.
Dobrze jest pamiętać, by nie tylko protokół ze zgromadzenia wspólników, ale i sama uchwała mogły być identyfikowane po ich treści co do podmiotu, którego dotyczą, numerze porządkowym oraz dacie podjęcia. Wszak może być tak, że prezentowany będzie sam dokument uchwały, a nie cały protokół. Można bowiem wydawać wyciągi z protokołu zgromadzenia wspólników z poszczególnymi uchwałami. Wówczas taką uchwałę stanowiącą wyciąg z protokołu podpisują przewodniczący i protokolant.
Ramka 2. Porada praktyka ©℗
W praktyce, kiedy wspólnicy są zgodni co do zasady i nie chcą maksymalnie komplikować sobie życia, zapisując tony papieru protokołami, wszystkie czynności związane z otwarciem zgromadzenia i powołaniem przewodniczącego oraz protokolanta opisuje się w protokole sformułowaniem:
„W tym miejscu pan Jan Kowalski (otwierający zgromadzenie) zarządził wybory przewodniczącego zgromadzenia. Na Przewodniczącego wybrano jednogłośnie pana Jana Kowalskiego, który wybór przyjął. Przewodniczący sporządził listę obecności, a po jej sprawdzeniu oświadczył, że na zgromadzeniu obecni są następujący wspólnicy spółki (wyliczenie), którzy reprezentują 100 proc. kapitału zakładowego spółki i zgromadzenie jest władne do podejmowania uchwał. Następnie na protokolanta wybrano pana Marcina Nowaka, który wybór przyjął. Następnie Przewodniczący przeszedł do pozycji nr 3 porządku obrad…”.

Obecność oraz przerwy w obradach

Uczestnicy zgromadzenia wspólników mogą opuszczać zgromadzenie w dowolnym momencie, a także do niego powracać. Każdorazowo musi to być odnotowane w protokole. Jeżeli w czasie nieobecności danego wspólnika podjęto głosowanie nad określoną uchwałą, quorum (jeżeli jest wymagane) oraz stosowne większości potrzebne do przegłosowania danej uchwały liczą się tak, jakby dany wspólnik nie uczestniczył w zgromadzeniu (ale tylko na potrzeby tych głosowań, kiedy faktycznie był nieobecny). Opuszczając salę, wspólnicy czasami proszą o niepodejmowanie głosowania nad uchwałą, zanim nie wrócą, ale k.s.h. nie przewiduje żadnych sankcji za niespełnienie takiej prośby. To wspólnikowi powinno zależeć na obecności na całości obrad i to on będzie ponosił konsekwencje swojej nieobecności. Na szczęście większość zgromadzeń wspólników szanuje wolę wspólników i pozostali wspólnicy, czekając na brakującą osobę, powstrzymują się od głosowania. Nie jest to jednak obowiązkowe, więc radzimy na czas nieobecności mieć pełnomocnika z instrukcją głosowania, jeżeli jest ono dla nas ważne, a musimy opuścić zgromadzenie.
Kwestia przerw w zgromadzeniach wspólników od lat jest kością niezgody wśród prawników. Ustawodawca dolał oliwy do ognia, wprowadzając regulacje dotyczące walnych zgromadzeń akcjonariuszy w spółkach akcyjnych, jednocześnie nie pisząc nic o spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością. Niektórzy wyprowadzają z tego, że skoro w spółkach akcyjnych są takie przepisy, a w sp. z o.o. ich nie ma, to przerwy są dopuszczalne tylko w spółkach akcyjnych. Część komentatorów wskazuje zaś, że spółki z ograniczoną odpowiedzialnością celowo są mniej sformalizowane, żeby samodzielnie o takich sprawach decydować. Jak więc wybrnąć z takiego problemu? Idealnie byłoby nie wprowadzać przerw, wówczas spór sam się rozstrzygnie. Jeżeli przerwy muszą się odbyć, to najlepiej jest uchwalić regulamin zgromadzenia wspólników, do którego można wpisać wszystkie porządkowe sprawy dotyczące zgromadzeń. Wówczas trudniej będzie zaskarżyć uchwały podjęte w zgodzie z regulaminem (o ile ten jest zgodny z prawem), wszak wspólnicy przystępując do zgromadzenia, wiedzieli, jak powinno ono przebiegać. Regulamin nie jest jednak obowiązkowy, więc wystarczy, aby przerwy zarządzane w obradach miały wyłącznie charakter techniczny. Chodzi tutaj o przerwy, które nie trwają dłużej niż kilka godzin i nie powodują, że zgromadzenie wspólników trwa dłużej niż jeden dzień. Wówczas zyskamy pewność, że taka przerwa nie będzie podstawą do zaskarżenia uchwały. Dłuższe przerwy zwiększają to ryzyko.

Niekorzystna treść uchwały

Trzeba podkreślić, że zaskarżenie uchwały podjętej przez zgromadzenie wspólników przysługujące wspólnikowi (czyli powództwo o uchylenie uchwały oraz powództwo o stwierdzenie nieważności uchwały) uzależnione jest od tego, czy był on obecny na głosowaniu i głosował przeciw. Co więcej, jeśli wspólnik głosuje przeciw uchwale, co do której uważa, że jest sprzeczna z ustawą lub jest sprzeczna z umową spółki bądź dobrymi obyczajami i godząca w interesy spółki lub mająca na celu pokrzywdzenie wspólnika, po jej podjęciu musi zgłosić swój sprzeciw, który musi zostać zaprotokołowany.
Ważne Jeżeli wspólnik był nieobecny na zgromadzeniu, to może podjęte na nim uchwały zaskarżyć tylko w przypadku wadliwego zwołania zgromadzenia wspólników lub też powzięcia uchwały w sprawie nieobjętej porządkiem obrad oraz kiedy bezzasadnie nie dopuszczono go do udziału w zgromadzeniu.
W doktrynie istnieje spór dotyczący uznania uchwał za wadliwe (ważne, ale podlegające zaskarżeniu w trybie k.s.h.) lub nieistniejące (skoro nie było zgromadzenia, to nie powstały żadne uchwały). Obecność na zgromadzeniu i głosowanie przeciw (oraz zaprotokołowanie sprzeciwu) jest najbezpieczniejszą formą ochrony swoich interesów niezależnie od tego, którą wersję walki z uchwałą zaprezentowaną przez prawników wybierzemy, dlatego dobrze jest się tej formy trzymać.

Zwyczajne zgromadzenie wspólników

Szczególnym rodzajem zgromadzeń wspólników są coroczne zwyczajne zgromadzenia wspólników. Zarząd ma obowiązek zwołać je – o czym już wspominałem – w terminie sześciu miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego, czyli w polskiej praktyce do końca czerwca każdego roku. W praktyce wszystkie zgromadzenia odbywają się w ostatnim tygodniu czerwca.
Zwyczajne zgromadzenie wspólników zawiera elementy, których nie da się umieścić w porządku obrad innych zgromadzeń wspólników. Przyjrzyjmy się zatem tym wyjątkowym pozycjom.
Pierwszym jest rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy. Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mają obowiązek prowadzić pełną księgowość i sporządzać coroczne sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z działalności. Obowiązek ten obciąża zarząd. Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej, która zawiera wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje nieujęte w bilansie i rachunku zysków i strat. Lektura wszystkich trzech razem powinna dać nam ogląd sytuacji spółki, od historii ostatniego roku, po cele, założenia, zmiany majątkowe oraz plany.
Jeżeli spółka spełnia warunki określone w przepisach o rachunkowości, jej sprawozdanie musi być dodatkowo poddane ocenie biegłego rewidenta. Chodzi tu o spółki, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:
a) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
b) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,
c) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.
Ponadto, jeżeli w spółce funkcjonuje rada nadzorcza lub komisja rewizyjna, sprawozdania przedkłada się zgromadzeniu wspólników wraz z opinią rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej oraz sugestiami dotyczącymi głosowania nad sprawozdaniem. Jeżeli spółka jest spółką dominującą i tworzy z zależnymi jednostkami grupę kapitałową, zamiast sprawozdania finansowego można poddać pod ocenę i głosowanie skonsolidowane sprawozdanie finansowe całej grupy kapitałowej. Zatwierdzone sprawozdanie finansowe zarząd zgłosi do rejestru przedsiębiorców. Co więcej, jeżeli zwyczajne zgromadzenie wspólników nie zatwierdzi sprawozdania, zarząd ma obowiązek zgłosić je do sądu rejestrowego z zaznaczeniem braku zatwierdzenia.
Drugim wyjątkiem jest powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli zgodnie z art. 191 par. 2 sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników. Przy czym k.s.h. przewiduje (rzadko stosowaną w praktyce) możliwość innego ustalenia sposobu podziału zysku niż uchwałą zwyczajnego zgromadzenia wspólników – musi to jednak być uregulowane w umowie spółki. Przykładowo decyzję o podziale zysku można przekazać w kompetencje innemu organowi, np. zarządowi. Ponieważ jednak wypracowywanie zysku dla wspólników jest celem istnienia spółek kapitałowych, wspólnicy rzadko kiedy rezygnują z uprawnienia do decydowania o dywidendzie.
Zasadniczo zysk można w całości lub w części wypłacić wspólnikom, zatrzymać w spółce, przekazując na kapitał zapasowy (na potrzeby przyszłych wypłat zysku lub pokrycia spodziewanych w przyszłości strat). Jeżeli spółka poniosła straty, uchwała zawiera uregulowanie co do sposobu ich pokrycia. Straty można pokryć z jednego lub kilku źródeł jednocześnie. Są to niepodzielone zyski z lat ubiegłych, oczekiwane zyski z lat następnych, kapitał zapasowy lub rezerwowy, kapitał zakładowy (który należy w takim wypadku obniżyć) oraz dopłaty wspólników.
I wreszcie trzeci wyjątek – udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków. Obecnie jest to najmniej znaczący element zwyczajnych zgromadzeń wspólników. Ponieważ brakuje szczegółowych regulacji dotyczących skutków udzielenia absolutorium ani udzielenie absolutorium nie oznacza zwolnienia z odpowiedzialności za szkody wyrządzone spółce, ani nieudzielenie absolutorium nie powoduje automatycznej odpowiedzialności za szkody. Obecnie absolutorium stanowi jedynie wyraz zadowolenia lub niezadowolenia wspólników z tego, jak poszczególne osoby piastowały swoją funkcję, i może stanowić prognostyk co do ich dalszych losów w spółce, i nie pociąga za sobą żadnych formalnych skutków. Jest to jednak obowiązkowy punkt porządku obrad i należy prawidłowo go przegłosować. Po pierwsze głosujemy nad absolutorium indywidualnie, z imienia i nazwiska każdej z osób zasiadającej w organach spółki w ostatnim roku obrotowym, zatem i w zarządzie, i radzie nadzorczej lub komisji rewizyjnej. Jeżeli w trakcie roku skład się zmienił, musimy udzielić absolutorium zarówno poprzednim, jak i nowym członkom organów za odpowiednią część roku, kiedy piastowali swoją funkcję. Po drugie głosowanie nad absolutorium jest głosowaniem personalnym, a zatem obowiązkowo odbywa się w trybie głosowania tajnego, przy pomocy kart do głosowania. Jeżeli wspólnik spółki jest jednocześnie członkiem organu spółki, jest ustawowo wyłączony z głosowania nad absolutorium dla siebie samego. W przypadku więc spółki z jednym wspólnikiem, który jednocześnie jest członkiem zarządu, głosowanie nad absolutorium jest niemożliwe.

Tryb pisemny podejmowania uchwał

1 marca 2019 r. wchodzi w życie zmiana pozwalająca na głosowanie nad wszystkimi uchwałami zwyczajnego zgromadzenia wspólników w trybie pisemnym. Jednak wcześniej wszyscy wspólnicy muszą wyrazić zgodę albo na postanowienie, które ma być powzięte (czyli jednogłośna akceptacja uchwały, która ma być podjęta), albo na pisemny tryb głosowania. W pierwszym przypadku uchwałę wspólnicy podejmują jednogłośnie. Wspólnicy odsyłają po prostu swoją pisemną akceptację uchwały w odpowiedzi na przesłaną im przez spółkę treść tej uchwały. Jeżeli wszyscy się zgadzają, uchwała zostaje podjęta.
Także drugi sposób wymaga jednogłośnej akceptacji wspólników, ale dotyczy on tylko sposobu pisemnego głosowania. Samo głosowanie przeprowadzane pisemnie odbywa się już na zasadach ogólnych, czyli liczy się głosy „za”, „przeciw” i „wstrzymujące się” w stosunku do projektu uchwały. Wspólnicy odsyłają swoje pisemne głosy do siedziby spółki. Jeżeli wystarczająco dużo głosów będzie za, uchwała zostanie podjęta. Co ważne, nawet w przypadku gdy dana uchwała musi być zaprotokołowana przez notariusza (np. zmiana umowy spółki), tryb pisemny jest dopuszczalny. Wówczas bowiem notariusz sporządzi protokół z przyjęcia pisemnego uchwały na podstawie przedłożonych mu pisemnych głosów wspólników. Od 1 marca 2019 r. tryb pisemny (czyli zarówno jednogłośną akceptację uchwały, jak i jednogłośną zgodę na pisemne głosowania i następujące głosowanie) będzie można stosować do wszystkich uchwał zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Wymagać to będzie sporej sprawności w koordynacji wysyłki dokumentów ze strony spółki, ale samym wspólnikom znacząco ułatwi życie, choćby dlatego, że aby głosować w ten sposób nad uchwałą, nie będą musieli znajdować się na terenie Polski.
Ważne Głosowanie nad wszystkimi uchwałami zwyczajnego zgromadzenia wspólników w trybie pisemnym nie zwalnia zarządu spółki ze zwołania zwykłego zgromadzenia wspólników, jednakże wspólnicy, zamiast zjawiać się na nim, wszystkie uchwały mogą zatwierdzić w trybie pisemnym – czyli obiegowo.

Mateusz Medyński Radca Prawny Doradca Restrukturyzacyjny Medyński Legal Medynskilegal.Com