Subskrybuj nas na Youtube
Już w treści pozwu powód może zamieścić wniosek o polecenie pozwanemu dostarczenia na rozprawę dokumentu będącego w jego posiadaniu lub zażądanie na rozprawę dowodów (w tym właśnie dokumentów) znajdujących się w sądach, urzędach lub u osób trzecich. W toku postępowania strony mogą przytaczać dowody aż do zamknięcia rozprawy.
Każdy czyli kto?
Uprawnienie jednej ze stron do żądania przedstawienia dokumentu, stanowiącego dowód w sprawie, wiąże się z obowiązkiem drugiej strony lub osoby trzeciej do przedstawienia takiego dokumentu. Sąd może bowiem zobowiązać (zarządzeniem) każdego do przedstawienia w oznaczonym terminie i miejscu dokument znajdujący się w jego posiadaniu i stanowiący dowód faktu istotnego dla rozstrzygnięcia sprawy. Sformułowanie „każdy” oznacza, że sąd może zażądać przedstawienia dokumentu o strony procesowej, zarówno osoby fizycznej jak i prawnej, interwenienta ubocznego, biegłego lub świadka.
Obowiązek przedstawienia dokumentu obejmuje także akty administracyjne i związaną z nimi dokumentację (por. wyrok WSA w Gliwicach z 06.09.2016 r., IV SA/Gl 1142/15), jak również notariusza i sporządzone przez niego akty notarialne (por. uchwała SN z 18.11.2015 r., III CZP 69/15). Nie ma znaczenia ani stan fizyczny dokumentu, ani rodzaj nośnika, na którym się znajduje. Żądanie sądu może dotyczyć każdego dokumentu urzędowego i prywatnego, który stanowi dowód faktu istotnego dla rozstrzygnięcia sprawy.
Precyzyjne oznaczenie
Zobowiązanie posiadacza dokumentu do przedstawienia go sądowi nie musi wynikać wyłącznie z wniosku zgłoszonego przez stronę postępowania. Zarządzenie sądu może bowiem być także efektem działania z urzędu. Jeśli jednak faktycznie strona żąda od przeciwnika lub osoby trzeciej przedstawienia dokumentu w sądzie, to powinna go oznaczyć w taki sposób, żeby możliwa była jego ocena w zakresie istotności znaczenia dla rozstrzygnięcia sprawy, a sąd mógł dokładnie wskazać – w treści zarządzenia kierowanego do posiadacza dokumentu – jaki konkretnie dokument ma być przedstawiony. Stąd przeciwnik strony składającej taki wniosek lub inny podmiot nie mogą być na podstawie zarządzenia sądu zobowiązani do wytworzenia dokumentu, zrobienia zestawienia informacji, poszukiwania bliżej niesprecyzowanych dokumentów, które ewentualnie mogłyby być wykorzystane w procesie. To zaś wynika wprost z jednej z podstawowych reguł rządzących procesem cywilnym – skoro strona jest obowiązana wskazywać dowody dla stwierdzenia faktów, z których wywodzi skutki prawne, to powinna poszukiwać dokumentów stanowiących dowód w sprawie, a sąd zażąda ich (od strony przeciwnej lub osoby trzeciej) dopiero wtedy, gdy strona nie może uzyskać ich samodzielnie, choć podjęła taką próbę.
Zgodne z prawem uchylenie się od obowiązku
Obowiązek przedstawienia dokumentu na żądanie sądu nie jest bezwzględny, a wyjątki w tym zakresie określa ustawa. Posiadacz dokumentu jest bezwzględnie zwolniony od spełnienia wspomnianego obowiązku, gdy dokument zawiera informację niejawną podlegającą ochronie (zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych). Ponadto posiadacz dokumentu jest uprawniony do uchylenia się od obowiązku, gdy mógłby jako świadek odmówić składania zeznań co do okoliczności objętych treścią dokumentu. Może zatem się on uchylić od obowiązku przedstawienia dokumentu, jeśli ujawnienie treści dokumentu mogłoby narazić jego lub osobę mu bliską na odpowiedzialność karną, hańbę lub dotkliwą i bezpośrednią szkodę majątkową. Przez osobę bliską należy rozumieć małżonka, wstępnych, zstępnych, rodzeństwo, powinowatych w tej samej linii lub stopniu oraz osoby pozostające ze stroną w stosunku przysposobienia. Na tej samej podstawie może uchylić się od obowiązku przedstawienia dokumentu podmiot posiadający dokument w imieniu osoby trzeciej, która mogłaby z takich samych przyczyn sprzeciwić się przedstawieniu dokumentu. Są też wyjątki. Nie można odmówić przedstawienia dokumentu, gdy jego posiadacz lub osoba trzecia obowiązani są do tego względem chociażby jednej ze stron albo gdy dokument wystawiony jest w interesie strony, która żąda przeprowadzenia dowodu. Strona nie może także odmówić przedstawienia dokumentu, jeśli szkoda, na którą byłaby przez to narażona, polega na przegraniu procesu – jest to odstępstwo od zasady, że nikt nie jest obowiązany do przedstawienia dowodów przeciwko samemu sobie.
Grzywna
Warto dobrze się zastanowić, czy podstawy do odmowy żądaniu sądu są uzasadnione. Nieuzasadniona odmowa przedstawienia dokumentu wiąże się bowiem z prawnymi konsekwencjami. Sąd skaże osobę trzecią, która bezpodstawnie nie wykonała obowiązku przedstawienia dokumentu, na grzywnę, po wysłuchaniu co do zasadności odmowy. Sąd wysłuchuje osobę trzecią i strony. Wysłuchanie ma na celu wyjaśnienie przyczyn odmowy przedstawienia dokumentu. Osoba trzecia ukarana grzywną może zaskarżyć postanowienie o jej nałożeniu w drodze zażalenia. Ponowienie grzywny lub stosowanie wobec osoby przymusu osobistego – wobec dalszej odmowy przedstawienia dokumentu – jest niedopuszczalne.
Pewne konsekwencje może ponieść także strona, która odmówiła przedstawienia dokumentu znajdującego się w jej posiadaniu. Sąd ocenia wiarygodność i moc dowodów według własnego przekonania, na podstawie wszechstronnego rozważenia zebranego materiału. W ten sam sposób ocenia, jakie znaczenie nadać odmowie przedstawienia przez stronę dowodu.
Zwrot wydatków
Osoba trzecia wezwana do przedstawienia dokumentu może żądać zwrotu wydatków połączonych z przedstawieniem dokumentu. W tym zakresie mogą się mieścić koszty kserowania i uwierzytelniania dokumentów, przewozu dokumentów do sądu, bądź wysłania ich do sądu drogą pocztową (por. postanowienie SA w Gdańsku z 14.01.2014 r., III AUz 386/13).
Podstawa prawna:
art. 248, art. 251, art. 233 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 1360 z późn. zm.)