Sposób ustalania daty odbioru e-dokumentu zależy od roli, jaką odgrywa organ publiczny. Inaczej jest, gdy to on rozstrzyga sprawę, a inaczej, gdy sam jest stroną postępowania
Reklama
Na te różnice zwrócił uwagę w jednym z orzeczeń Naczelny Sąd Administracyjny (sygn. akt II OZ1649/17). Rozwiewa ono wątpliwości urzędników, którzy – mimo że system działa od kilkunastu lat – wciąż mają trudności z prawidłowym określaniem terminu wpływu e-dokumentów. Świadczy o tym chociażby sprawa starostwa powiatowego w Myśliborzu. W piątek 25 sierpnia 2017 r. po godz. 14 na elektroniczną skrzynkę podawczą urzędu wpłynęło rozstrzygnięcie nadzorcze wojewody podjęte w stosunku do lokalnego aktu prawnego wydanego w powiecie. Problem polegał na tym, że tego dnia starostwo pracowało do godz. 14, więc pobranie e-dokumentu przez urzędnika nastąpiło po zalogowaniu się na ePUAP dopiero w poniedziałek 28 sierpnia 2017 r. i pieczątka z taką datą wpływu została umieszczona na wydruku pisma. Od tego właśnie momentu wyliczono 30-dniowy termin na zaskarżenie rozstrzygnięcia do sądu administracyjnego. Po pewnym czasie starostwo zapoznało się z ekspertyzą prawną i doszło jednak do wniosku, że powinno było liczyć datę wpływu e-dokumentu do urzędu jako moment jego pojawienia się na elektronicznej skrzynce podawczej (piątek po godz. 14), a nie jako chwilę jego pobrania z ePUAP przez urzędnika (poniedziałek rano). W efekcie organy powiatu wniosły skargę na rozstrzygnięcie nadzorcze do sądu administracyjnego za późno, już po upływie 30-dniowego terminu, który określa prawo. Urząd wniósł jednocześnie o przywrócenie czasu na skargę.

Kluczowa data odbioru

Ustalenie daty odbioru pisma w tego typu przypadkach jest kluczowe, ponieważ wyznacza bieg terminów procesowych. Dlatego też Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie (WSA), do którego trafiła skarga samorządowców na rozstrzygnięcie wojewody, musiał pochylić się nad opisywaną kwestią. I przyznał rację drugiemu poglądowi władz powiatu, odmawiając jednocześnie przywrócenia terminu. Sąd wskazał, że datą wpływu pism w postaci dokumentów elektronicznych na urzędową skrzynkę na ePUAP jest moment ich pojawienia się w systemie teleinformatycznym, a więc przesłania przez nadawcę. Jeśli więc wojewoda (nadawca) przesłał rozstrzygnięcie nadzorcze za pośrednictwem ePUAP w piątek 25 sierpnia 2017 r., to jednocześnie jest to data wpływu pisma do starostwa (adresata). Dzieje się tak, ponieważ pisma w przestrzeni ePUAP są przesyłane w czasie rzeczywistym, a w chwili wpływu e-dokumentu do podmiotu publicznego automatycznie generowane jest dla nadawcy urzędowe poświadczenie jego przedłożenia. Natomiast nie ma znaczenia, kiedy pracownik kancelarii starostwa zalogował się na ePUAP i pobrał określone pismo. To już sprawa wewnętrznej organizacji pracy urzędu. Sąd podkreślił, że to kierownictwo starostwa odpowiada za odpowiednie przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi ePUAP, w tym prawidłowego oznaczania daty wpływu pism przesłanych za pośrednictwem tej platformy. A w przypadku błędów urząd musi ponosić konsekwencje swoich działań, jak chociażby upływ terminów procesowych.

Reklama
WAŻNE Gdy pismo dotyczy sprawy, w której organ sam jest stroną jakiegoś postępowania, wówczas datą wpływu e-dokumentu do urzędu jest moment, gdy upoważniony pracownik organu zaloguje się na ePUAP i pobierze czekającą e-przesyłkę. To inaczej niż w sytuacjach, gdy jest podmiotem, który ma rozstrzygnąć w ramach swojej kompetencji określoną sprawę administracyjną, wówczas liczy się bowiem data wpływu pisma.

NSA: wszystko zależy od kompetencji

Władze powiatu nie zgodziły się z takim orzeczeniem, dlatego sprawa trafiła do NSA. Ten zaś zaprezentował interpretację przepisów inną niż powiat i WSA. Otóż sposób ustalania daty wpływu e-pisma do organu administracji publicznej przesłanego za pośrednictwem ePUAP zależy od tego, jaką rolę odgrywa podmiot publiczny w sprawie, której dotyczy e-dokument. Te role organu w obrocie prawnym mogą być bowiem różne. Pierwszy przypadek to sytuacja, gdy urząd jest podmiotem, który ma rozstrzygnąć w ramach swojej kompetencji określoną sprawę administracyjną. Chodzi przede wszystkim o postępowania administracyjne prowadzone przez organ. W takich sprawach za datę wpływu pisma do urzędu przesłanego przy wykorzystaniu ePUAP uważa się moment przeniesienia dokumentu elektronicznego do systemu teleinformatycznego organu. Jak już wskazano, dzieje się to w czasie rzeczywistym. W ten sposób e-pismo może być doręczone do urzędu nawet poza godzinami jego pracy (np. w nocy, w święta). Na tę okoliczność system teleinformatyczny automatycznie generuje dla nadawcy pisma urzędowe poświadczenie przedłożenia, o którym mowa w art. 3 pkt 20 lit. b ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 570).
Drugi przypadek dotyczy sytuacji, gdy pismo zostało wysłane przez ePUAP, ale dotyczy sprawy, w której organ nie występuje jako podmiot władczy (rozstrzygający o czyichś prawach lub obowiązkach), ale sam jest stroną jakiegoś postępowania (np. postępowania nadzorczego prowadzonego przez wojewodę). Wówczas dla skutecznego doręczenia e-pisma ważne jest nie tylko jego przesłanie przez ePUAP, ale i pobranie go przez urzędnika. Datą wpływu e-dokumentu do urzędu jest wtedy moment, gdy upoważniony pracownik organu zaloguje się na ePUAP i pobierze czekającą e-przesyłkę. W świetle takiej interpretacji przepisów przez NSA pojawia się jednakże praktyczny problem polegający na tym, że w przypadku skrzynek podmiotów publicznych na ePUAP system nie umożliwia generowania urzędowego poświadczenia doręczenia e-przesyłki, o którym mowa w art. 3 pkt 20 lit. c cytowanej wcześniej ustawy. Nadawca nie ma więc pewności, kiedy w danym urzędzie (tj. u adresata) pobrano e-pismo, a co za tym idzie, jaka jest data jego wpływu (patrz: opinia eksperta).
Orzeczenie NSA oznacza, że rejestrując e-pisma otrzymywane przez ePUAP, kancelarie urzędów powinny różnie wyliczać datę wpływu takich e-dokumentów w zależności od tego, w jakiej sprawie je przysłano.

opinia eksperta

W przywołanej sprawie zidentyfikowano w istocie lukę w funkcjonalności systemu ePUAP w przypadku, gdy stronami postępowania są podmioty publiczne. W takiej sytuacji skrzynka podawcza podmiotu, do którego kierowana jest korespondencja w sprawie, powinna być traktowana jak skrytka użytkownika ePUAP. Oznacza to, że przed udostępnieniem pisma adresatowi winno być mu przesłane urzędowe poświadczenie doręczenia (UPD), które po podpisaniu przez niego potwierdza doręczenie pisma (mechanizm analogiczny do tradycyjnej, papierowej zwrotki). W istocie dopiero od tego momentu w podobnych do opisanego przypadkach można mówić o biegu terminów na dokonanie czynności wyrażonych w kodeksie postępowania administracyjnego. Należy zatem w pełni przychylić się do argumentacji NSA, jednocześnie wzywając ministra właściwego ds. informatyzacji do jak najszybszego dostosowania tego systemu do wymogów wynikających z przepisów prawa. Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne to właśnie ten organ powinien zapewniać prawidłowe funkcjonowanie ePUAP.