Pracownik poświadczający zgodność odpisu musi spełnić kilka przesłanek łącznie. Podstawowa to pisemne upoważnienie udzielone przez organ administracji publicznej.
Zmiany kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.) obowiązujące od 1 czerwca 2017 r. dotyczą również poświadczania zgodności odpisów dokumentów z oryginałem. Przypominamy, jakie zasady należy stosować w tym zakresie obecnie.
Oryginał nie zawsze konieczny
Postępowanie administracyjne generalnie prowadzone jest na podstawie oryginałów dokumentów. Nie oznacza to oczywiście, że w jego trakcie nie może być wykorzystana kopia. Jednak nie ma ona mocy dowodowej zastrzeżonej dla dokumentów urzędowych. Tym samym strony powinny co do zasady przedkładać organowi oryginały dokumentów. Jest jednak oczywiste, że niejednokrotnie nie chcą się ich pozbywać, przewidując np., że mogą być im jeszcze w przyszłości potrzebne. W takiej sytuacji ustawodawca dopuszcza przedłożenie odpisu dokumentu poświadczonego przez uprawnione osoby za zgodność z oryginałem. Poświadczenie ma charakter dokumentu urzędowego (art. 76a par. 3 k.p.a.), a co się z tym wiąże, stanowi dowód tego, co zostało w nim urzędowo stwierdzone (art. 76 par. 1 k.p.a.).
Kto jest uprawniony
Poświadczenie zgodności odpisu dokumentu z oryginałem ma znaczenie prawne. Nie dziwi więc, że w świetle k.p.a. mogą tego dokonywać jedynie wskazane osoby. Zgodnie z art. 76a k.p.a. są to:
wnotariusz,
adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, doradca podatkowy, upoważniony pracownik organu prowadzącego postępowanie.
Co istotne, zgodność z oryginałem odpisu dokumentu złożonego przez stronę może zostać poświadczona jedynie przez adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego lub doradcę podatkowego występujących w sprawie jako pełnomocnicy strony. Wymaganych kryteriów nie spełni tym samym odpis poświadczony za zgodność m.in. przez:
stronę, pełnomocnika strony niebędącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym, adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego lub doradcę podatkowego, którzy nie występują w sprawie jako pełnomocnik strony.
Na marginesie należy podkreślić, że strona może przedłożyć także poświadczony za zgodność z oryginałem odpis dokumentu sporządzonego w formie elektronicznej. Dokonuje się tego przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. Także w tym przypadku strona nie może jednak sama dokonać poświadczenia jego zgodności z oryginałem, lecz musi się tym zająć któraś z osób wskazanych w art. 76a par. 2 k.p.a.
Warunki poświadczania zgodności przez pracownika
Prawidłowość zastosowania art. 76a par. 2b k.p.a. jest uwarunkowana łącznym spełnieniem poniższych przesłanek:
poświadczenia może dokonać pracownik organu prowadzącego postępowanie wyłącznie na podstawie udzielonego mu upoważnienia; pracownik dokonuje poświadczenia po okazaniu mu oryginału dokumentu wraz z odpisem;żądanie poświadczenia może wnieść tylko strona; poświadczenie obejmuje podpis pracownika, datę i oznaczenie miejsca sporządzenia poświadczenia; na żądanie strony pracownik umieszcza na odpisie godzinę sporządzenia poświadczenia; jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia), należy stwierdzić to w poświadczeniu.
Wymogi przy upoważnianiu urzędnika
Podstawa prawna do upoważnienia pracownika do poświadczania za zgodność z oryginałem odpisów dokumentów przedstawionych przez stronę na potrzeby prowadzonych postępowań umieszczona została przez ustawodawcę w art. 268a k.p.a. Nakazuje on, aby:
upoważnienie zostało udzielone w formie pisemnej – nie wystarczy tym samym forma ustna, upoważnienia udzielił organ administracji publicznej – nie udzielają go sobie tym samym pracownicy organu, upoważnienie jednoznacznie określało zakres – w omawianym przypadku jest nim „poświadczanie za zgodność odpisów dokumentów przedstawionych przez stronę na potrzeby prowadzonych postępowań z oryginałem”, upoważniony został pracownik obsługujący ten organ – należy tym samym zakładać, że upoważnienia nie udziela się osobom wykonującym czynności w oparciu o inny stosunek prawny niż stosunek pracy (np. umowę-zlecenie).
Upoważnienie udzielone na podstawie art. 268a k.p.a. i dotyczące „poświadczania za zgodność odpisów dokumentów przedstawionych przez stronę na potrzeby prowadzonych postępowań z oryginałem” nie obejmuje poświadczania zgodności odpisów dokumentów z oryginałem dokonywanego w celu innym niż wyżej wskazany (np. na potrzeby kontroli przeprowadzanej w organie administracji publicznej przez organy kontroli).
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby jeden dokument upoważniał pracownika do załatwiania więcej niż jednej sprawy w imieniu organu. Tym samym może on zostać uprawniony np. do wydawania decyzji administracyjnych oraz poświadczania za zgodność odpisów dokumentów z oryginałem zarówno jednym upoważnieniem, jak i dwoma odrębnymi.
Bez opłaty skarbowej
Poświadczanie za zgodność odpisów dokumentów z oryginałem przedstawionych przez stronę na potrzeby prowadzonych postępowań jest dokonywane przez organ nieodpłatnie. Nie pobiera on opłaty skarbowej, mimo że ustawa o opłacie skarbowej przewiduje w załączniku, że „poświadczenie zgodności duplikatu, odpisu, wyciągu, wypisu lub kopii, dokonane przez organy administracji rządowej lub samorządowej lub archiwum państwowe, od każdej pełnej lub zaczętej stronicy” podlega opłacie skarbowej w wysokości 5 zł. Ustawa zakłada jednak, że pobiera się ją za wydanie zaświadczenia na wniosek (art. 1 ust. 1 pkt 1 lit. b oraz część II.4 załącznika do ustawy), art. 76a par. 2b k.p.a. wydawania zaświadczeń zaś nie reguluje. Nie podlega także opłacie jako „dokonanie czynności urzędowej na podstawie zgłoszenia lub na wniosek”, o czym świadczy zwłaszcza brak stosownej pozycji w części I załącznika do ustawy określającej czynności urzędowe, których dokonanie podlega opłacie skarbowej.
Powyższe stanowisko jest zbieżne z poglądem wyrażonym w uzasadnieniu do projektu ustawy nowelizującej k.p.a. od 1 czerwca 2017 r. (rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw, druk nr 1183, http://www.sejm.gov.pl/). Zgodnie z nim „strona nie będzie narażona na dodatkowe koszty uzyskania urzędowo poświadczonych odpisów, odpisów lub wypisów aktów notarialnych i tym podobnych dokumentów, które mogą być potrzebne w postępowaniu administracyjnym”.
Przykładowy wzór pieczątki
Do zastosowania przy poświadczaniu za zgodność z oryginałem odpisów dokumentów przedstawionych przez stronę na potrzeby prowadzonych postępowań.
Poświadczam zgodność niniejszego odpisu dokumentu z oryginałem
Cechy szczególne: .................................................................................................
......................................................................................................................................
..................................., ............................, ..........................., .......................................
miejscowość dnia godzina podpis pracownika
Przykładowy wzór upoważnienia
Do poświadczania za zgodność z oryginałem odpisów dokumentów przedstawionych przez stronę na potrzeby prowadzonych postępowań.
X, 1 czerwca 2018 r.
Wójt Gminy X
UPOWAŻNIENIE
Działając na podstawie art. 268a ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2017 r. poz. 1257),
upoważniam
Pana Jana Nowaka,
zatrudnionego w Urzędzie Gminy X na stanowisku inspektora ds. administracyjnych,
do poświadczania w moim imieniu za zgodność z oryginałem odpisów dokumentów przedstawionych przez stronę na potrzeby prowadzonych postępowań.
Niniejsze upoważnienie obowiązuje od dnia jego wydania i traci moc z dniem jego odwołania bądź rozwiązania stosunku pracy.
........................................ ..........................................
Wójt Gminy XPotwierdzam odbiór
Podstawa prawna
Art. 76, 76a, 268a ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1257).
Art. 76a ustawy z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1827 ze zm.).