Do wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów wpisana została propozycja nowelizacji prawa o notariacie. Za wprowadzenie zmian odpowiadać ma Marcin Warchoł, wiceminister sprawiedliwości.

Z kancelarii do sądu

Zgodnie z obowiązującą dziś ustawą – Prawo o notariacie (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1796 ze zm.) i rozporządzeniem w sprawie prowadzenia ksiąg notarialnych oraz przekazywania na przechowanie dokumentów sądom rejonowym (Dz.U. z 1991 r. nr 33, poz. 147) obowiązkiem notariusza jest gromadzenie dokumentów, które dotyczą dokonanych czynności. Taki oblig ciąży na rejentach przez 10 lat od momentu sporządzenia danego aktu czy poświadczenia. Po tym czasie materiały trafiają do archiwum właściwego sądu rejonowego. Wędrują tam również wszystkie dokumenty w sytuacji, w której rejent przestaje prowadzić swoją kancelarię. Szkopuł w tym, że notariusze nie zajmują się jedynie sporządzaniem aktów notarialnych związanych z obrotem nieruchomościami. Wykonują całą masę czynności, które z sądami wieczystoksięgowymi nie mają nic wspólnego.

Przechowywanie dokumentów przez samych notariuszy wydaje się czymś naturalnym

„Przykładowo można wymienić dokumenty obejmujące czynności notarialne (np. protokoły) sporządzone przez notariuszy na podstawie ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2016 r. poz. 1578 ze zm.)” – wskazuje resort sprawiedliwości w uzasadnieniu do proponowanych zmian.

2,5 proc. pobranego wynagrodzenia za dokonane czynności notarialne, nie mniej niż 700 zł – taką składkę na rzecz swojego samorządu płacą co miesiąc notariusze

W jego ocenie dalsze trzymanie się powyższego systemu archiwizacji nie ma uzasadnienia. Zbyt mocno obciąża bowiem sądy powszechne, które zmagają się z brakami lokalowymi.

Jak ma wyglądać remedium na powyższe problemy?

zobacz także:

„Regulacja zaproponowana w projekcie ustawy o zmianie ustawy – Prawo o notariacie ma na celu zmianę zasad archiwizacji dokumentacji notarialnej. Zgodnie z propozycją zadania z zakresu przechowywania i archiwizowania dokumentacji notarialnej zostałyby przekazane samorządowi notarialnemu” – podkreśla Ministerstwo Sprawiedliwości.

Ale to już było

I przekonuje, że nowe rozwiązanie wpłynie na zmniejszenie obciążenia sądów powszechnych: w szczególności zwolni sądy rejonowe z obowiązku wydawania wypisów, wyciągów i odpisów dokumentów obejmujących czynności notarialne przekazanych do archiwum ksiąg wieczystych. Odpadnie też obowiązek udzielania petentom informacji w tym zakresie.

Okazuje się jednak, że zmian z samorządem notarialnym nikt jeszcze nie konsultował. Mówiąc wprost – środowisko jest zaskoczone takim obrotem spraw.

– Jest to pomysł, który wymaga przeanalizowania przez organy samorządu notarialnego. Obecnie nie dysponujemy zapleczem ani środkami niezbędnymi do wykonania nowych obowiązków – podkreśla Mariusz Białecki, prezes Krajowej Rady Notarialnej.

Na pytanie, czy mogą one uderzyć po kieszeni członków samorządu, nie chce na razie odpowiadać.

– Dotychczas nie otrzymaliśmy projektu zmiany ustawy i nie znamy szczegółowych rozwiązań w nim zawartych, co sprawia, że nie jesteśmy w stanie zająć stanowiska – zaznacza.

Sama idea, aby archiwa sądowe odciążyć od notarialnej dokumentacji, całkiem nowa nie jest.

zobacz także:

– W latach 90. ubiegłego wieku samorząd notarialny wyszedł z taką propozycją. Wtedy jednak ówczesne władze resortu sprawiedliwości nie były zainteresowane – przypomina notariusz Krzysztof Łaski, wiceprezes Rady Izby Notarialnej w Warszawie.

W jego ocenie przechowywanie dokumentów przez samych notariuszy jest czymś naturalnym.

– Testamenty, umowy spółek i wiele innych czynności dokumentowanych w kancelariach nie mają nic wspólnego z działalnością sądów wieczystoksięgowych. Archiwizacja natomiast kosztuje. Przy tej okazji w pierwszej kolejności trzeba się zastanowić nad możliwością poczynienia przez samorząd notarialny nakładów na ten cel – wskazuje rejent Łaski.