Do końca 2013 r. w sądach ma zostać wdrożony Zintegrowany System Rachunkowości i Kadr. Ministerstwo Sprawiedliwości będzie miało pełne informacje o kosztach funkcjonowania wymiaru sprawiedliwości. To pomoże sądom?

Tak, usprawni ich obsługę. W sektorze publicznym można ponosić te wydatki, które są ujęte w rocznym planie. Dzięki nowym rozwiązaniom każdego dnia będzie wiadomo, jaka część środków została już zaangażowana w realizację poszczególnych zadań.

Pierwszym etapem działań, który dziś w ogóle nie jest objęty ewidencją – ale już wstępnie angażuje środki publiczne – jest podjęcie decyzji o rozpoczęciu postępowania o zamówieniu publicznym lub zawarciu umowy. Jeżeli nie ma informacji na ten temat, istnieje ryzyko, że zostanie podjętych kilka takich decyzji – a w momencie ich faktycznej realizacji okaże się, że brakuje środków.

To się zdarza w praktyce?

Tak, zdarzają się przypadki nieświadomego przekraczania planu wydatków właśnie ze względu na brak informacji. Nie dotyczy to zwykle małych jednostek, które nie zawierają wielu umów, ale dużych. Nowy system wprowadzi kontrolę zaciągania zobowiązań. Ale daje on wiele innych korzyści. Pozwoli np. na automatyczną weryfikację, czy można rozpocząć procedurę przetargową, bo środki na wydatki są ujęte w planie, a jeżeli ich nie ma – wygeneruje informację, że są potrzebne

Poza tym nie trzeba będzie wielu informacji wprowadzać wielokrotnie na różnych etapach realizacji zadania. Przykładowo, jeżeli zostanie podpisana umowa, to pracownik będzie musiał tylko uzupełnić te dane, które nie zostały wprowadzone na etapie wniosku o zawarcie umowy. Dziś na każdym etapie wprowadzamy wszystkie informacje. To spowoduje, że obsługa działania sądu będzie mniej pracochłonna.

Jakie zmiany są kluczowe?

Największą rewolucją będzie rachunkowość sprawy sądowej. Innymi słowy, sprawa sądowa stanie się obiektem księgowym. Obecnie wszystkie sprawy są księgowane zbiorczo. Ponadto ewidencjonowane będą zarówno zdarzenia księgowe, jak i statystyczne, które są istotne dla oceny kosztów związanych z danym orzeczeniem sądowym, np. konwojowania więźniów.

Ale już teraz sądy są w stanie dla swoich potrzeb sporządzić kalkulację sprawy sądowej. Czy faktycznie potrzebne jest nowe rozwiązanie?

Teraz pozyskanie takich informacji jest dość skomplikowane i wymaga analizy wielu tomów dokumentów źródłowych – co zabiera czas. A jeżeli mówimy o kilku milionach spraw sądowych, to uzyskanie danych jest w praktyce niemożliwe. System natomiast będzie generował takie dane automatycznie. Otrzymamy informacje o pełnych kosztach każdej sprawy: ile wynoszą koszty bezpośrednie (np. opinie biegłych, zwrot wydatków dla świadków), ale również koszty zaangażowania sędziów czy sekretariatu sądu. Ważnym elementem systemu będzie rachunek kosztów. Pokaże nie tylko, jakie są koszty, ale z czego one wynikają.

Czy jednak sądy będą potrafiły korzystać z takich informacji?

Będziemy uczyli pracowników sądów wykorzystywania narzędzi kontrolingowych. Dziś, skoro nie wiemy, jakie są przyczyny powstawania kosztów, to nic z tym nie robimy.

Czy porównywalność dotycząca sądów w całej Polsce nie zaowocuje presją na obcinanie wydatków – bez oglądania się na jakość prowadzenia spraw sądowych?

W systemie będziemy zbierać zarówno informacje ilościowe, jaki i jakościowe. Zawsze istnieje presja na cięcie kosztów – czy są o nich dane, czy też nie. Chodzi jednak o to, aby presja była skierowana we właściwym kierunku. Najgorszą metodą zarządzania kosztami jest automatyczne podejmowanie decyzji, na zasadzie np. wszędzie obcinamy zatrudnienie o 5 proc. W nowym modelu sądy będą w stanie identyfikować miejsca, w których pojawiają się problemy, a to ułatwi rozwiązywanie tych problemów.