Przedsiębiorcy, którzy od 1 stycznia 2020 r. poniosą wyższe koszty z tytułu zmian w zasadach wyliczania minimalnego wynagrodzenia, mogą już od września do końca grudnia tego roku wystąpić z wnioskiem o przeprowadzenie negocjacji kontraktu z zamawiającym.
Od 1 stycznia 2020 r. zmienią się zasady naliczania dodatku za staż pracy: nie będzie on już wliczany do płacy minimalnej. Tak wynika z ustawy z 19 lipca 2019 r. o zmianie ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. poz. 1564). To dobra wiadomość dla zatrudnionych, którzy dziś mają wpisaną w umowach najniższą pensję, a w jej ramach opisywany dodatek za wysługę lat. Zła natomiast dla pracodawców, bo oznacza to dla nich wyższe koszty – związane z koniecznością wypłacania dodatkowych kwot.
Dlatego nowelizacja, w ramach przepisów przejściowych obowiązujących już od 1 września br., daje wykonawcom kontraktów o zamówienie publiczne możliwość występowania do zamawiającego o zmianę warunków umów. Ta jednak nie będzie automatyczna.

co się zmienia i jaki był cel

Ustawa rozszerza (zawarty w art. 6 ustęp 5 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę; t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2177 ze zm.) katalog składników wynagrodzenia, które nie są uwzględniane przy obliczaniu wysokości minimalnego wynagrodzenia pracownika, o dodatkową pozycję „dodatek za staż pracy” – obok np. wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych czy nagrody jubileuszowej. Cel, jaki przyświecał ustawodawcy, to bardziej sprawiedliwy i przejrzysty kształt minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz poprawa sytuacji pracowników otrzymujących wynagrodzenie na najniższym poziomie. Dotychczas obowiązujące przepisy dopuszczały w praktyce sytuację, że pracownik z dłuższym stażem pracy, mając wynagrodzenie na poziomie minimalnego, mógł jednocześnie otrzymywać niższe wynagrodzenie zasadnicze niż nowo zatrudniony – mimo wykonywania analogicznej pracy. Warto też dodać, że nowe przepisy stanowią kolejny etap w serii zmian kształtu minimalnego wynagrodzenia za pracę. Od 1 stycznia 2017 r. wyłączono bowiem z minimalnego wynagrodzenia za pracę dodatki do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej. Uzasadniając potrzebę dalszych zmian, podkreślano pozytywny wpływ tych regulacji na zwiększenie motywacji pracowników i ich przywiązanie do miejsca pracy.

nazwa dodatku bez znaczenia

Przepisy noweli wprowadzają ponadto do ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę definicję legalną pojęcia „dodatek za staż pracy”. Pojęcie to oznacza „dodatek do wynagrodzenia przysługujący pracownikowi z tytułu osiągnięcia ustalonego okresu zatrudnienia, na zasadach określonych w odrębnych przepisach, układzie zbiorowym pracy, innym opartym na ustawie porozumieniu zbiorowym, regulaminie wynagradzania, statucie określającym prawa i obowiązki stron stosunku pracy, umowie o pracę lub spółdzielczej umowie o pracę” (dodany art. 1 pkt 10 ustawy). Nowe przepisy wyłączają zatem z kategorii minimalnego wynagrodzenia za pracę dodatek przysługujący pracownikowi z tytułu stażu pracy bez względu na używaną nomenklaturę.

u kogo powszechny

Dodatek za staż pracy nie ma charakteru powszechnego. Z mocy prawa przysługuje niektórym grupom zawodowym, w tym w szczególności pracownikom jednostek sfery budżetowej. Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych u przedsiębiorców ustalanie dodatku za staż pracy odbywa się zwykle w indywidualny sposób – adekwatnie do rodzaju prowadzonej działalności, a także możliwości finansowych przedsiębiorcy. W tego typu firmach zasady dotyczące wynagradzania pracowników, w tym dotyczące ewentualnych dodatków stażowych, regulują przepisy zakładowe, ponadzakładowe i zakładowe układy zbiorowe pracy lub regulaminy wynagradzania, w przypadku zaś pracodawcy niezobowiązanego do wydania regulaminu wynagradzania – bezpośrednio umowy o pracę. [przykład 1]

automatu nie będzie

Ustawodawca zaproponował uregulowanie sytuacji przedsiębiorców realizujących umowy o zamówienie publiczne. Zgodnie z art. 2 ustawy w przypadku ustalenia albo zmiany wysokości wynagrodzenia pracownika w związku z nieuwzględnieniem w kwocie minimalnego wynagrodzenia za pracę dodatku za staż pracy, jeśli będzie to miało wpływ na koszty wykonania zamówienia przez wykonawcę, wykonawcy przysługuje uprawnienie do zainicjowania negocjacji w sprawie podwyższenia wynagrodzenia umownego.
Co to oznacza w praktyce? Wykonawca ma prawo zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o przeprowadzenie negocjacji dotyczących zawarcia porozumienia w sprawie odpowiedniej zmiany należnego mu wynagrodzenia. Podkreślić jednak należy, że przepis nie przyznaje wykonawcy roszczenia o zmianę umowy, a wyłącznie roszczenie do zainicjowania negocjacji w tym celu. [przykład 2] Ponadto proces ewentualnej zmiany umowy o zamówienie publiczne nie będzie miał charakteru automatycznego – co może uderzyć w przedsiębiorców, w przypadku gdyby strony nie doszły do porozumienia. [ramka 1]

przykład 1

Do wypłaty będzie więcej
Pani Anna zatrudniona jest w prywatnej firmie świadczącej usługi sprzątania na umowie z minimalnym wynagrodzeniem o pracę. W przedsiębiorstwie aktywnie działają związki zawodowe, które wynegocjowały wewnętrzny regulamin. Zgodnie z nim pracownikom, którzy przepracowali określone w nim okresy zatrudnienia, przysługuje dodatek za staż pracy. Jest on różny w zależności od wysługi lat. Niestety, mimo że pani Anna osiągnęła warunki do otrzymywania dodatku, to do tej pory pracodawca miał prawo wliczać ten dodatek do płacy minimalnej. W efekcie otrzymywała wciąż płacę minimalną ‒ określoną w umowie.
Od 1 stycznia 2020 r., biorąc pod uwagę nowe brzmienie art. 6 ust. 5 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, sytuacja pani Anny poprawi się. Pracodawca będzie musiał oprócz płacy minimalnej wypłacić również dodatek stażowy.

przykład 2

Gmina nie musi się zgodzić na nowe warunki umowy
Przedsiębiorca w ramach umowy o zamówienie publiczne, zawartej na okres od 1 lipca 2019 r. do 30 czerwca 2020 r., świadczy usługi sprzątania w budynku urzędu gminy. Zatrudnia m.in. 12 sprzątaczek, którym od 1 stycznia 2020 r. musi wypłacać dodatek za staż pracy oddzielnie – poza płacą minimalną. To wpłynie na koszty wykonywanego zamówienia.
W tej sytuacji wykonawca ma prawo zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o negocjacje i zawarcie porozumienia w sprawie odpowiedniej zmiany wynagrodzenia określonego w umowie. Przy czym ma złożenie wniosku do wykonawcy (gminy) ma czas od 1 września 2019 r. do 31 grudnia 2019 r. Wniosek można składać w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej. Wykonawca powinien przedstawić zamawiającemu sposób i podstawę wyliczenia odpowiedniej zmiany należnego wynagrodzenia, czyli wyliczyć łączną sumę wzrostu kosztów wynikających z podwyższenia dotychczasowej pensji owych pracowników realizujących zamówienie w okresie od 1 stycznia 2020 r. do 30 czerwca 2020 r. z tytułu wysokości dodatku za staż pracy. Urząd gminy może żądać udokumentowania tych danych. Jednak nie ma obowiązku automatycznego uwzględnienia argumentów.

Ramka 1

Odpowiednia zmiana – czyli jaka?
Pojawić się może wątpliwość, co należy rozumieć przez „odpowiednią zmianę należnego wynagrodzenia”. Biorąc pod uwagę orzecznictwo – należy przyjąć taką zmianę, która zasadniczo dostosowuje wprost proporcjonalnie wynagrodzenie wykonawcy do poziomu kosztów ponoszonych na realizację zamówienia w związku ze zmianami przepisów. Podobnie wypowiadała się Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 9 marca 2015 r. (sygn. akt KIO 346/15), wskazując, że „zmiana powinna być adekwatna, wynikająca wprost z zaistniałej zmiany przepisów prawa. Kwota, o jaką zmienione zostanie wynagrodzenie, nie powinna być ani niższa, ani wyższa niż to wynika ze zmiany przepisów prawa”.
Ponadto KIO wypowiadała się w podobnych sytuacjach, że zmiana wynagrodzenia nie może być dokonywana w sposób automatyczny, bo powinna odzwierciedlać realny wpływ zmian obciążeń publicznoprawnych na koszty wykonania zamówienia. Zatem powinna być poprzedzona dokonaniem przez wykonawcę stosownych obliczeń opartych na ustaleniu liczby pracowników zatrudnionych przy realizacji konkretnego zamówienia (przy uwzględnieniu ewentualnych zmian w tym zakresie w przyszłości w trakcie trwania umowy), liczby przepracowywanych przez tych pracowników roboczogodzin, rodzajów posiadanych przez nich umów itd.

termin i forma wniosku

Przedsiębiorcy mogą wystąpić do zamawiających z wnioskiem o przeprowadzenie negocjacji w zawitym terminie do 31 grudnia 2019 r., ale nie muszą z tym czekać. Wnioski mogą składać już od 1 września. Jeśli chodzi natomiast o dopuszczalną formę, w jakiej omawiany wniosek o negocjacje może być złożony przez wykonawcę, to ustawodawca wskazał, że może to nastąpić w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej.

mocne argumenty

Należy wyraźnie podkreślić, że inicjatorem procedury jest wykonawca. Także na niego ustawa nakłada obowiązek wykazania, w jaki konkretnie sposób nowe przepisy spowodują wzrost kosztów wykonania zamówienia publicznego po jego stronie. A więc obowiązkiem wykonawcy jest przedstawienie w treści wniosku sposobu i podstawy wyliczenia zmiany należnego mu wynagrodzenia, zamawiający może zaś od wykonawcy żądać udokumentowania sposobu lub podstawy wyliczenia zmiany.
W praktyce składając wniosek, warto zatem od razu odpowiednio go udokumentować i wykazać bezpośredni wpływ zmian na zwiększenie kosztów realizacji umowy – aby dać zamawiającemu argumenty do negocjowania zmian wynagrodzenia.

inaczej niż w ppk

Czy zmiany będą potrzebne, czy dotkną znaczną liczbę wykonawców? – trudno dziś to ocenić. Bez wątpienia zmiana zakresu składnikowego minimalnego wynagrodzenia, polegająca na wyłączeniu z niego dodatku za staż pracy, może spowodować konieczność podwyższenia wynagrodzeń pracowników najniżej wynagradzanych i przyczynić się do wzrostu kosztów pracy – szczególnie mocno odczuwalnych dla małych i średnich przedsiębiorców. Natomiast może się okazać, że regulacja, która daje jedynie podstawę do wniosku o negocjacje, zbyt słabo chroni interesy wykonawców robót o zamówienie publiczne. Zasadniczo w nowych przepisach nie ma bowiem narzędzi, który zmusiłyby drugą stronę do przyjęcia proponowanych w ramach negocjacji warunków.
Mamy tutaj zatem sytuację nieco inną niż w przypadku innych niedawno wprowadzonych przepisów, które dały wykonawcom prawo domagania się od zamawiających waloryzacji kosztów związanych z wprowadzeniem PPK w firmie. Tam zdecydowano się wprowadzić mechanizm, zgodnie którym zamawiający będzie musiał zastosować waloryzację. [ramka 2]

Ramka 2

W pracowniczych planach kapitałowych jest prościej
Nie po raz pierwszy ustawodawca pozwala wykonawcom domagać się od zamawiających rekompensaty z tytułu wyższych kosztów. Przedsiębiorca, który wprowadził w swojej firmie PPK, może się np. domagać od zamawiającego rekompensaty dodatkowych kosztów, jakie poniósł w związku z ich wprowadzeniem. Taką możliwość wprowadziła nowelizacji ustawy o pracowniczych planach kapitałowych, która weszła w życie 25 czerwca 2019 r. Przy czym w przepisach tych przesądzono, że zamawiający musi zwaloryzować wynagrodzenie wykonawcy o koszty związane z PPK. Jeśli tego nie zrobi, wykonawcy będzie przysługiwało odpowiednie roszczenie. Firmy muszą jednak udowodnić wysokość poniesionych kosztów. Muszą pamiętać, że zamawiający będzie mógł zweryfikować ich żądanie i wystąpić o dodatkowe dokumenty.