Słyszałem niedawno, że można prędzej otrzymać odpis aktu stanu cywilnego. Czy to prawda i skąd to przyspieszenie – pyta pan Rafał.
Odbywająca się od przeszło roku informatyzacja rejestrów stanu cywilnego docelowo ma usprawnić przepływ zgromadzonych tam informacji. Akty są dygitalizowane i stopniowo przenoszone do jednego centralnego rejestru, który zastąpi bazy prowadzone przez poszczególne gminy. Ma to swoje zalety: umożliwia choćby uzyskanie odpisu aktu w dowolnym urzędzie stanu cywilnego w Polsce, a nie jedynie w tej jednostce, gdzie go wytworzono. Wygoda jednak kosztuje. Proces wymaga przerobienia ogromnej liczby aktów stanu cywilnego wytworzonych od lat 50. ubiegłego stulecia. Z szacunków rządu wynika, że przy obecnym tempie przenoszenia ich do ogólnopolskiego systemu całość zajmie około 30 lat!
Informatyzacja spowodowała niespodziewane problemy dla osób, które chciały uzyskać odpisy aktów stanu cywilnego. Zanim bowiem urząd dokument wydał, najpierw musiał przeprowadzić migrację określonych aktów do wspomnianego centralnego rejestru stanu cywilnego, co wydłużało proces załatwienia sprawy. Tego typu problemy występowałyby nadal aż do czasu zakończenia procesu cyfryzacji aktów stanu cywilnego, co – jak zaznaczono wyżej – jeszcze potrwa. Dlatego ustawodawca postanowił zareagować i wprowadzić doraźne rozwiązania mające obowiązywać w okresie przejściowym, czyli w czasie gdy urzędy dokonują migracji aktów. Oprócz regulacji istotnych z punktu widzenia urzędników zdecydowano o ułatwieniach, które mają odczuć bezpośrednio obywatele.
Otóż od 27 sierpnia br. aż do 1 września 2021 r., czyli przez najbliższe pięć lat, urzędy będą mogły wydawać odpisy zupełne lub skrócone aktów stanu cywilnego na podstawie posiadanych przez siebie ksiąg, w tym ich własnych systemów elektronicznych wspierających rejestrację stanu cywilnego. Oznacza to, że wnioskując o odpis, będzie można otrzymać interesujący dokument bez konieczności oczekiwania na jego przeniesienie do centralnego rejestru. Aby skorzystać z tego rozwiązania, trzeba zwrócić się bezpośrednio do urzędu stanu cywilnego, w którym pierwotnie sporządzono dany akt, a nie do dowolnego, jak jest to w przypadku wnioskowania o odpis na normalnych zasadach. Jest to logiczne, skoro kierownik urzędu ma wydać odpis na podstawie wewnętrznej dokumentacji prowadzonej przez konkretną jednostkę. Jeżeli więc wnioskujemy o wydanie odpisu aktu urodzenia, to musimy skierować pytanie do urzędu w miejscowości naszego przyjścia na świat. Z kolei jeśli potrzebujemy odpisu aktu zgonu bliskiej osoby, swoje kroki musimy skierować do jednostki w miejscowości, w której nastąpiła śmierć. Akty sporządza się bowiem w miejscu, gdzie nastąpiło zdarzenie, którego one dotyczą, i dopiero potem trafiają one do centralnego rejestru.
Opisywany wyjątek nie będzie miał zastosowania, gdy w akcie trzeba nanieść poprawki lub uzupełnienia. W takiej sytuacji odpis może być wydany jedynie na ogólnych zasadach, a więc po przeniesieniu dokumentacji do centralnego rejestru.
18,5 tys. tyle wniosków o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego wpływa miesięcznie do Urzędu m.st. Warszawy
5,8 tys. tak wygląda ich liczba w krakowskim magistracie
1,96 proc. taki odsetek aktów sporządzonych w latach 1946–2013 przeniesiono do centralnego rejestru z gminnych ewidencji
Podstawa prawna
Art. 45, 127b ustawy z 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2014 r. poz. 1741 ze zm.).
