W przypadku spółki akcyjnej przebieg walnego oraz treść podejmowanych na nim uchwał muszą być zaprotokołowane przez notariusza (art. 421 par. 1 kodeksu spółek handlowych). Integralną częścią aktu notarialnego musi być także lista obecności podpisana przez uczestniczących w zgromadzeniu akcjonariuszy (art. 407 par. 1 k.s.h.). Na tej liście mogą być jednak ujęci tylko rzeczywiści akcjonariusze spółki. Notarialny protokół z przebiegu walnego zgromadzenia spółki akcyjnej ma szczególne znaczenie prawne, jest bowiem sporządzany przez notariusza wykonującego zawód zaufania publicznego (tak jednoznacznie mówi art. 2 par. 1 ustawy – Prawo o notariacie). Wydaje się więc, że status prawny notariusza powinien się wiązać z zachowaniem najwyższej staranności także przy udziale w protokołowaniu przebiegu walnego zgromadzenia spółki akcyjnej. Oznacza to w naszej ocenie, że notariusz powinien także dokonać weryfikacji zdolności do podejmowania uchwał przez walne zgromadzenie spółki akcyjnej w takim zakresie, w jakim wiąże się ona z przesłankami jego zwołania i przeprowadzenia.

Walne zgromadzenie może być zwołane przez ściśle określony krąg podmiotów (art. 399 k.s.h.) – formalnie tylko one mogą takie ogłoszenie umieścić w dzienniku urzędowym. Orzecznictwo i doktryna zgodnie wskazują, że brak formalnego zwołania walnego zgromadzenia przez osoby uprawnione wyklucza możliwość zakwalifikowania danego oświadczenia woli jako oświadczenia pochodzącego od tego organu spółki (np. wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 24 marca 2009 r. VI ACa 1560/08; wyrok Sądu Najwyższego z 28 maja 1991 r., I CR 410/90; wyrok SN z 26 czerwca 2003 r., V CKN 419/01). Zgodnie z art. 85 par. 1–3 ustawy – Prawo o notariacie (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 164 ze zm.) przy dokonywaniu czynności notarialnej rejent jest obowiązany każdorazowo stwierdzić tożsamość osób biorących w niej udział. Przepisy nie wskazują wprost, na podstawie jakich dokumentów notariusz ma badać tożsamość walnego zgromadzenia. Należy więc przyjąć, że w tym zakresie musi dokonać tej oceny w sposób wyłączający wszelką wątpliwość co do znaczenia prawnego protokołowanego zdarzenia. Sam sposób stwierdzenia tożsamości musi zostać opisany w akcie notarialnym.

W przypadku sporządzania protokołu walnego zgromadzenia niepublicznej spółki akcyjnej, zwołanego za pomocą ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, notariusz powinien zażądać przedłożenia mu ogłoszenia z MSiG oraz opisać je w protokole. Jeżeli z jego treści wynikać będzie, że zwołał je organ spółki (art. 399 par. 1 i 2 k.s.h.) w interesie notariusza leżeć powinno żądanie przedłożenia odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego lub uchwał odpowiednich organów wskazujących na krąg osób uprawnionych do zamieszczenia ogłoszenia. W przypadku zaś zamieszczenia go w trybie art. 399 par. 3 k.s.h. rejent winien żądać wykazania, że osoby inicjujące takie ogłoszenie są akcjonariuszami spółki akcyjnej na podstawie art. 343 k.s.h. Ich status powinien więc wynikać z wyciągów z księgi akcji imiennych prowadzonej przez zarząd, z dowodu posiadania określonej liczby akcji na okaziciela czy też – najlepiej – dowodu zdeponowania akcji na okaziciela (art. 343 par. 1 oraz art. 406 par. 2 k.s.h.).

Tylko takie działanie pozwala uzyskać pewność, że ogłoszenie pochodzi od uprawnionych akcjonariuszy, a nie od osób postronnych podszywających się pod nich i chcących dokonać wrogiego przejęcia spółki poprzez pozorowanie złożenia oświadczeń woli jej organu. W sytuacji zamieszczenia ogłoszenia w MSiG przez osobę wskazaną w statucie spółki notariusz winien żądać okazania mu tekstu tego statutu, z którego będzie wynikać uprawnienie takiej osoby. Analogiczna staranność powinna dotyczyć protokołowania przebiegu walnego zgromadzenia spółki akcyjnej, odbywającego się bez formalnego zwołania, gdzie muszą być obecni wszyscy akcjonariusze. Wydaje się, że notariusz powinien zażądać wykazania, że osoby podające się za akcjonariuszy są uprawnione do wykonywania prawa głosu. Dowodem na tę okoliczność jest niewątpliwie księga akcji imiennych podpisana przez zarząd spółki oraz protokoły złożenia do depozytu akcji na okaziciela.

Jeśli jednak przedłożone notariuszowi dokumenty będą budziły wątpliwości i nie będzie możliwe stwierdzenie tożsamości osoby biorącej udział w czynności notarialnej w sposób wyłączający wszelką wątpliwość, rejent nie może nazwać sporządzonego przez siebie protokołu protokołem z walnego zgromadzenia spółki akcyjnej. W takim wypadku powinien więc odmówić sporządzenia takiego dokumentu.

W obecnej praktyce widoczne jest jeszcze jedno, niepokojące zjawisko. Co prawda notariusz odmawia sporządzenia protokołu walnego zgromadzenia spółki, jednakże sporządza tzw. protokół na żądanie, tj. wykonuje czynność, o której mowa w art. 104 par. 3 prawa o notariacie. W naszej ocenie również tego rodzaju praktyka nie powinna być akceptowana. Cała struktura i treść protokołu na żądanie stwarza bowiem pozory przeprowadzenia walnego zgromadzenia spółki akcyjnej. Dla większości uczestników obrotu gospodarczego treść tego dokumentu będzie więc traktowana tak samo jak rzeczywisty protokół walnego zgromadzenia. W naszej opinii taki rodzaj dokumentu również nie powinien trafiać do obiegu prawnego, gdyż jego forma i treść mogą wprowadzać w błąd. Jedynym celem takiego dokumentu jest bowiem udawanie protokołu walnego zgromadzenia spółki akcyjnej i – co więcej – sporządzający go notariusz ma tego pełną świadomość.