Przeszło trzy lata temu do polskiego porządku prawnego, wzorem ustawodawstw państw europejskich, została wprowadzona nowa postać protokołu sądowego. Protokół elektroniczny, bo o nim mowa, stanowił rewolucyjną zmianę w funkcjonowaniu wymiaru sprawiedliwości. Od samego wdrożenia w sądach apelacyjnych i okręgowych w październiku bieżącego roku upływają już dwa lata. Resort sprawiedliwości w marcu przeprowadził zakończone sukcesem pilotażowe wdrożenie w sądach rejonowych okręgu wrocławskiego, by w styczniu 2014 roku rozpocząć zaplanowane na kolejne lata wdrożenie w ramach wszystkich już sądów.

Ostatnie lata pokazały, że protokół elektroniczny na stałe wpisał się w estetykę sal rozpraw, stając się sprawnym narzędziem usprawniającym przebieg postępowania sądowego. Tak długi okres funkcjonowania pozwala również na rewizję tego, w jaki sposób zmieniła się rzeczywistość w polskich sądach, zarówno od strony obywatela, jak i sędziego. Uczestnicy postępowania zyskali średnio o ok. 30 proc. krótszy czas trwania rozprawy.

Usprawnienie procedowania

Aplikacja ReCourt, służąca do rejestracji rozpraw, wyposażona jest w mechanizmy, które usprawniają czynności związane z procesem rejestracji. Praca protokolanta na sali rozpraw ogranicza się praktycznie do uruchomienia aplikacji, kontroli jej poprawności działania, zapisania adnotacji i zamknięcia protokołu. Analogicznie, jak przy tradycyjnym protokole, protokolant może korzystać z gotowych, wcześniej zdefiniowanych fraz dotyczących powtarzalnych zdarzeń procesowych, takich jak sprawdzenie obecności stron czy też pouczenia przewodniczącego.

Dodatkowo, inaczej niż to sugeruje sędzia Teresa Mróz („Największe znaczenie ma nagrywanie postępowania dowodowego” – DGP 180/2013), system umożliwia rozpoczęcie kolejnej rozprawy (zainicjowanie nowego nagrania) bez konieczności tzw. obróbki technicznej. Zgodnie z par. 61 Regulaminu urzędowania sądów powszechnych na podpisanie protokołu są maksymalnie trzy dni, więc czynność ta nie musi odbywać się na sali rozpraw. Dlatego w listopadzie 2012 r. została wprowadzona do systemu cyfrowej rejestracji rozpraw modyfikacja, polegająca na możliwości edycji protokołu skróconego i adnotacji do trzech dni roboczych z poziomu sekretariatu przy wykorzystaniu dedykowanej aplikacji. Tym samym nie jest konieczne generowanie protokołu skróconego na sali rozpraw.

Kolejną czynnością wykonywaną przy zakończeniu nagrania jest podpis protokołu elektronicznego. Czynność polegająca na wczytaniu certyfikatu z karty i wykonaniu podpisu przez oprogramowanie nie powinna przekroczyć jednej minuty. Ostatnią operacją na sali rozpraw jest automatyczne wykonanie kopii nagrania do repozytorium nagrań. Czas niezbędny na zakończenie procesu zależy od wielkości zapisu i przepustowości sieci teleinformatycznej w sądzie. W większości przypadków czynność trwa od kilku do kilkudziesięciu sekund. W efekcie obawy, że protokół elektroniczny spowoduje jakiekolwiek opóźnienia w rozpoznawaniu spraw, okazały się w praktyce nieuzasadnione.

Wiarygodność i transparentność

Szybkość nie stanowi jednak najistotniejszej wartości, bowiem dużo większe znaczenie ma transparentność procesu i wiarygodność sporządzanego zapisu. Protokół elektroniczny stanowi wierne odzwierciedlenie przebiegu rozprawy i umożliwia sprawną i rzetelną weryfikację jakichkolwiek zgłoszonych wątpliwości.

Zmianie uległa również kultura na sali rozpraw. Strony świadome rejestracji zachowują się obecnie odpowiedzialniej i ważą słowa. Profesjonalni pełnomocnicy stawiają się na rozprawie sumiennie przygotowani, co zdecydowanie pozytywnie wpłynęło na jakość procesu. Zmianie jednak musiały ulec dawne nawyki.

Nie ulega wątpliwości, że zapis audio-wideo wymaga innego podejścia niż kartka papieru. Proces ten zaczyna się już na sali rozpraw, gdzie sędziowie dzięki odpowiednim adnotacjom na nagraniu przygotowują sobie materiał do późniejszej pracy. Adnotacje stanowią później pewnego rodzaju spis treści, który umożliwia odnalezienie poszukiwanego fragmentu. W zależności od specyfiki mogą one ograniczać się do kilku słów lub przybrać postać streszczenia wypowiedzi na wzór dawnego protokołu. Dodatkowo przewodniczący może skorzystać z transkrypcji wybranego fragmentu, jeżeli uzna, że jest ona niezbędna do zapewnienia prawidłowego orzekania w sprawie.

Sądy odwoławcze też korzystają

W przyszłości planowane jest wykorzystanie tzw. word–spottingu, czyli możliwości przeszukania nagrania audio po słowach kluczowych. Narzędzia te usprawniają również pracę sądu drugiej instancji na etapie zapoznawania się z materiałem dowodowym. Niewątpliwą wartością dodaną dla sądu odwoławczego jest wierność zapisu czynności dokonywanych przed sądem pierwszej instancji, co ułatwia ocenę oraz zapobiega zniekształceniom i przekłamaniom, czemu nie zawsze dało się zapobiec w tradycyjnym protokole.

Strony świadome rejestracji zachowują się obecnie odpowiedzialniej i ważą słowa

Prof. Dr Hab. Jacek Gołaczyński