Jak wygląda specyfikacja polskiego przetargu informatycznego? To setki albo tysiące stron, w których określane są najdrobniejsze nawet parametry zamawianego systemu. W praktyce oznacza to, że zanim zostanie zawarta umowa i zanim sam system powstanie, najczęściej jest już opóźniony w stosunku do nowych rozwiązań o kilka lat.

To jednak nie koniec. Ostatecznie taki stan rzeczy wpływa również na konkurencję.

– Jeśli zamawiający wskazuje parametry, a nawet już stosowane, konkretne rozwiązania, to trudno mówić o zachowaniu neutralności technologicznej – ocenia Wiesław Paluszyński z Polskiego Towarzystwa Informatycznego.

Eksperci od lat przekonują, że dużo lepszym rozwiązaniem byłoby odejście od opisu technicznego na rzecz funkcjonalnego. Zamiast pisać dokładnie, co chce się zamówić, można poprzestać na wskazaniu tego, do czego ma służyć dane narzędzie informatyczne. Pozwoliłoby to firmom oferować bardziej elastyczne i nowoczesne rozwiązania. Chociaż w wielu krajach UE model ten sprawdza się, w Polsce praktycznie nie jest stosowany.

– Niestety zamawiający idą na łatwiznę. Wbrew pozorom dużo łatwiej opisać przedmiot za pomocą konkretnych parametrów, zwłaszcza gdy korzysta się z gotowych specyfikacji technicznych. Łatwiej też później oceniać ofertę, bo sprawdza się po prostu, czy dany parametr z oferty zgadza się z tym, co napisano w specyfikacji – mówi Artur Wawryło, ekspert Centrum Obsługi Zamówień Publicznych.

– Dlatego opis funkcjonalny prawie nie jest spotykany. Tymczasem to dzięki niemu zamawiający mógłby kupić rozwiązania rzeczywiście najlepsze i najnowocześniejsze. To on też zapewnia największą konkurencję, gdyż pozwala unikać wskazywania konkretnych, już istniejących na rynku rozwiązań. Tyle że bez wątpienia wymaga więcej wysiłku, a przede wszystkim wiedzy po stronie zamawiającego – dodaje.

Ryzyko po jednej ze stron

Firmy informatyczne skarżą się, że zamawiający nie traktują ich jak partnerów i jednostronnie narzucają zaporowe warunki.

– Przykład z ostatnich tygodni. Wszyscy wykonawcy po przeczytaniu specyfikacji przetargu związanego z projektem e-Świętokrzyskie zrezygnowali ze składania ofert. Powód jest prosty – wszystkie ryzyka zostały przeniesione na przedsiębiorców, wątpliwości budziły kwestie licencyjne, zakres wdrożenia i terminy realizacji zamówienia. Skoro ani jedna z firm nie zdecydowała się na złożenie oferty na takich warunkach, to wskazuje, jak absurdalne mogą być wymagania przetargowe – mówi Artur Wiza ze spółki Asseco.

Zastrzeżenia te potwierdzają także inni przedstawiciele branży.

– W jednym z zamówień, które miało być realizowane przez okres pięciu lat, określono, że kara umowna za jedną godzinę dłuższej, niż założono, przerwy w działaniu systemu wyniesie 2 proc. wartości całej umowy. Tymczasem dwa promile byłoby aż nadto – wskazuje Wiesław Paluszyński.

Polskie Towarzystwo Informatyczne chciało wspólnie z administracją przygotować wzorce umów, jakie powinny być stosowane przy zamówieniach IT, ale nie znalazło partnerów do rozmów.

Wykonawcy ostrzegają, że takie podejście ostatecznie zemści się na samych urzędach.

– Równowaga musi być zachowana po obu stronach transakcji. Nie można przerzucić całego ryzyka tylko na stronę wykonawcy, bo na końcu możemy mieć podobny efekt jak w branży budowlanej – zwraca uwagę Artur Wiza.

Od lat krytykowany jest też stosowany przez większość urzędników sposób wyboru ofert wyłącznie oparty na najniższych cenach. Przy tego rodzaju zamówieniach aż się prosi o zastosowanie dodatkowych kryteriów promujących chociażby nowoczesność zastosowanych rozwiązań. Termin realizacji – najczęściej także określany sztywno – również mógłby być jednym z kryteriów. Podobnie jak funkcjonalność, okres gwarancji czy jakość serwisu itd.