Z obserwacji rynku zamówień publicznych wynika, że częstym problemem zamawiających jest właściwa identyfikacja potrzeb, a co za tym idzie – prawidłowe opisanie przedmiotu zamówienia oraz ustalenie warunków realizacji przedsięwzięcia.

Niejednokrotnie zamawiający w ogóle nie wie, jakie rozwiązanie będzie optymalne z jego punktu widzenia, zwłaszcza gdy na rynku pojawia się nowy produkt (np. produkt leczniczy, skomplikowane urządzenia medyczne lub z sektora IT etc.) czy nowa technologia (np. do wytwarzania produktu w warunkach efektywności energetycznej lub materiałowej), lub też gdy posiada jedynie wizję efektu końcowego (np. wyobrażenie kluczowych funkcjonalności zamawianego oprogramowania). Wizja często bowiem nie wystarcza do stworzenia precyzyjnego opisu przedmiotu zamówienia zgodnie z przepisami.

Nierzadko zatem zamawiający uznaje za konieczne zaangażowanie do współpracy ekspertów w celu przygotowania i przeprowadzenia postępowania.

Ponadto staje przed dylematem, czy wydatkowanie środków publicznych na realizację rozwiązań innowacyjnych, odmiennych niż stosowane dotychczas – np. na wdrożenie ekoinnowacji w zakresie gospodarowania energią w budynkach użyteczności publicznej – jest prawidłowe.

Na etapie poprzedzającym uruchomienie postępowania istotna jest także informacja, czy udzieleniem zamówienia będą zainteresowani potencjalni wykonawcy, a także, jaki budżet będzie konieczny, by przeprowadzić przedsięwzięcie.

Tymczasem zasadniczo pierwszy komunikat z rynku odnośnie do określonego zamówienia zamawiający otrzymuje dopiero po wszczęciu postępowania, najczęściej odpowiadając na zapytania wykonawców dotyczące treści dokumentacji przetargowej.

Zdarza się, że na wprowadzenie stosownych zmian do opisu przedmiotu zamówienia jest już wtedy za późno lub byłyby one zbyt daleko idące. W konsekwencji zamawiający już przed podpisaniem umowy ma świadomość, iż nabywa rozwiązanie, które nie jest optymalne.

Co daje dialog techniczny

Przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego może ułatwić dialog techniczny, którego zasady zostały uregulowane w najnowszej nowelizacji ustawy – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2012 r., poz. 1271 – art. 31a i następne), która wejdzie w życie 20 lutego przyszłego roku.

W świetle jej przepisów zamawiający będzie mógł w sposób otwarty komunikować się z potencjalnymi wykonawcami przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego po to, aby w sposób optymalny sporządzić opisu przedmiotu zamówienia, specyfikację istotnych warunków zamówienia (SIWZ) lub projekt umowy.

Będzie mógł wykorzystać przy tym pozyskaną w ten sposób wiedzę o rynku dostępnych dóbr i usług, właściwościach dostępnych rozwiązań pod względem technicznym, technologicznym, ekonomicznym, organizacyjnym, o praktycznych aspektach ich wykorzystania, cenach etc.

Omawiana regulacja ma charakter ramowy, a ukształtowanie szczegółowych reguł prowadzenia dialogu pozostawia się zamawiającemu, z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji. Opracowując formułę prowadzenia dialogu technicznego, np. wprowadzając jego regulamin, zamawiający może wykorzystać doświadczenia ze stosowania alternatywnych trybów udzielania zamówień publicznych, jak np. dialog konkurencyjny czy negocjacje z ogłoszeniem.

Do obowiązków zamawiającego przewidzianych w przepisach należy natomiast m.in. podanie do publicznej wiadomości (na stronie internetowej zamawiającego) informacji o zamiarze przeprowadzenia dialogu technicznego oraz o jego przedmiocie, a także sporządzenie protokołu z przebiegu dialogu.

Pozyskanie informacji, ale bez zobowiązań

Warto podkreślić, iż w odróżnieniu od usług ekspertów, pozyskanie informacji i doradztwo w ramach dialogu technicznego jest nieodpłatne.

Co także istotne, przeprowadzenie dialogu technicznego nie prowadzi do zaciągnięcia zobowiązań pomiędzy jego uczestnikami a zamawiającym, a postępowanie niezależnie od tego, czy było poprzedzone dialogiem, będzie odbywało się według tych samych zasad.

Obowiązkiem zamawiającego zgodnie z nowymi przepisami będzie jedynie poinformowanie o przeprowadzeniu dialogu na etapie wszczęcia postępowania. Z kolei udział potencjalnego wykonawcy w dialogu technicznym nie będzie stanowić podstawy do jego wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Jak wynika z powyższego, właściwe wykorzystanie przez zamawiającego dialogu technicznego przełoży się nie tylko na precyzyjne określenie oczekiwań w dokumentacji przetargowej. Przyniesie także wiedzę o zainteresowaniu rynku i możliwych warunkach cenowych.

Co więcej, może też pozytywnie wpłynąć na efektywność prowadzonych postępowań, choćby poprzez zmniejszenie ilości wniosków o wyjaśnienia treści SIWZ, sporów na tym tle oraz zmniejszenie ryzyka unieważnienia postępowania.

Otwarte pozostaje pytanie, czy wykonawcy będą zainteresowani współpracą z zamawiającym w ramach dialogu technicznego, skoro z założenia fakt ten nie ma powodować ich jakiegokolwiek uprzywilejowania wobec innych wykonawców na etapie postępowania o udzielenie zamówienia. A także na ile zamawiający będą w stanie skorzystać z oddanego im do dyspozycji narzędzia.

Pozyskiwanie informacji w ramach dialogu technicznego będzie bezpłatne

Etap legislacyjny
Nowelizacja wejdzie w życie 20 lutego 2013 r.

Emilia Florek, radca prawny, wspólnik w kancelarii Ostrowski i Wspólnicy