Zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinien zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników (z.z.w.) najpóźniej w terminie sześciu miesięcy po upływie roku obrotowego w spółce. Tak wynika z przepisów kodeksu spółek handlowych. Ponieważ w praktyce bardzo często spółki z o.o. decydują, że rok obrotowy będzie pokrywał się z rokiem kalendarzowym, z.z.w. zazwyczaj powinno być zwołane najpóźniej do końca czerwca następnego roku.

Za niedochowanie tego obowiązku członkowie zarządu mogą zostać ukarani przez sąd rejestrowy grzywną w wysokości nawet do 20 tys. złotych. Jest to specyficzny rodzaj środka przymusu, który choć umieszczony wśród tak zwanych przepisów karnych kodeksu spółek handlowych, nie jest przestępstwem ani wykroczeniem.

Jako że przedmiotem z.z.w. jest rozpatrzenie sprawozdania finansowego, należy mieć na uwadze to, że również jego sporządzenie jest obwarowane stosownym ustawowym terminem. Są to trzy miesiące od dnia bilansowego (w przypadku gdy rok obrotowy będzie pokrywał się z rokiem kalendarzowym, sprawozdanie powinno być sporządzone najpóźniej do 31 marca następnego roku). Za sporządzenie sprawozdania finansowego, a także za jego przedstawienie stosownym organom spółki do zatwierdzenia, ponosi odpowiedzialność kierownik jednostki, którym w myśl przepisów ustawy o rachunkowości jest członek zarządu spółki. Odpowiedzialność ta nie jest równoznaczna z koniecznością sporządzenia sprawozdania finansowego osobiście przez kierownika jednostki. Niedochowanie powyższego obowiązku stanowi przestępstwo i może skutkować wymierzeniem kary grzywny lub nawet kary pozbawienia wolności do lat dwóch albo obu kar łącznie.

Wspomniane powyżej terminy i skutki związane z ich niedochowaniem dotyczą również zwyczajnego walnego zgromadzenia akcjonariuszy w spółkach akcyjnych.