W przypadku gdy przedmiotem zamówień publicznych jest świadczenie usług z zakresu ochrony osób lub mienia przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych przewidują możliwość zastosowania uproszczeń formalno – prawnych w procedurze wyboru wykonawcy zamówienia.
Ustawa z 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r. Nr 145 poz. 1221 z późn. zm.) określa obszary, obiekty i urządzenia podlegające obowiązkowej ochronie.
Między innymi obowiązkowej ochronie podlegają:
zakłady, obiekty i urządzenia mające istotne znaczenie dla funkcjonowania aglomeracji miejskich, których zniszczenie lub uszkodzenie może stanowić zagrożenie dla życia i zdrowia ludzi oraz środowiska, w szczególności elektrownie i ciepłownie, ujęcia wody, wodociągi i oczyszczalnie ścieków, muzea i inne obiekty, w których zgromadzone są dobra kultury narodowej, archiwa państwowe.

Obowiązki pracowników

Warto zaznaczyć, że na kierownikach jednostek bezpośrednio zarządzających obszarami, obiektami i urządzeniami podlegającymi obowiązkowej ochronie ciąży obowiązek posiadania uzgodnionych z odpowiednimi instytucjami planów ochrony podległych obszarów, obiektów i urządzeń.
Obowiązki związane z ochroną mienia mogą być realizowane przez wewnętrzne służby ochrony. W takiej sytuacji, jeżeli pracownicy wewnętrznej służby ochrony są pracownikami jednostki, dla której działają ich zatrudnienie nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych. Natomiast w sytuacji, gdy jednostka zobowiązana do stosowania przepisów ustawy PZP zamierza udzielić zamówienia na ochronę mienia podmiotowi zewnętrznemu, musi wcześniej przeprowadzić stosowne postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego.
Zgodnie z art. 15 ustawy o ochronie osób i mienia podjęcie działalności gospodarczej w zakresie usług ochrony wymaga uzyskania koncesji. Warto zauważyć, że na podstawie tej ustawy pracownik ochrony musi być ubrany w sposób umożliwiający jego identyfikację oraz identyfikację podmiotu zatrudniającego pracownika ochrony.
Pracownicy ochrony wykonujący czynności w zakresie ochrony osób i mienia muszą posiadać licencję:
● pracownika ochrony fizycznej, lub
● pracownika zabezpieczenia technicznego.
Licencję pracownika ochrony wydaje się jako licencję pierwszego lub drugiego stopnia.
W zależności od stopnia posiadanej licencji pracownicy ochrony mogą mieć powierzane różne czynności w zakresie usług ochrony. Katalog tych czynności określa art. 26 i art. 27 ustawy o ochronie osób i mienia.

Procedura zamówienia

Zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 2a ustawy PZP tj. Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 28 stycznia 2010 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym (Dz. U. z 2010 r. Nr 12 poz. 68) usługi ochrony zostały opisane we Wspólnym Słowniku Zamówień (tzw. CPV) oraz wskazanym rozporządzeniu pod numerem kategorii 23 i przypisano im numery CPV począwszy od 79700000-1 (tj. usługi detektywistyczne i ochroniarskie).
Tym samym należy przyjąć, iż usługi ochrony mogą zostać, jako usługi niepriorytetowe, zamówione przy zastosowaniu uproszczeń formalnych przewidzianych w art. 5 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, stosownie do którego zamawiający może nie stosować przepisów ustawy PZP dotyczących terminów składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub terminów składania ofert, obowiązku żądania wadium, obowiązku żądania dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, zakazu ustalania kryteriów oceny ofert na podstawie właściwości wykonawcy oraz przesłanek wyboru trybu negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego oraz licytacji elektronicznej. Warto wskazać, że to wyłączenie w zakresie przesłanek stosowania trybów udzielania zamówień publicznych nie odnosi się do trybu zapytania o cenę.
Biorąc pod uwagę fakt, że usługi ochrony są usługami koncesjonowanymi, w mojej ocenie, udzielenie zamówienia na realizację tych usług w trybie zapytania o cenę może zostać uznane za niezgodne z zasadami udzielania zamówień publicznych i stanowić naruszenie ustawy Prawo zamówień publicznych.
Natomiast dla udzielenia zamówienia na usługi ochrony w trybie z wolnej ręki, zamawiający musi precyzyjnie udokumentować, że zaistniały okoliczności faktyczne umożliwiające zastosowanie tego szczególnego trybu. Jednak co do zasady najwłaściwsze (i najczęściej stosowane) jest udzielenie zamówienia na usługi ochrony w trybie przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego przy zastosowaniu wyłączeń określonych w art. 5 ust. 1 ustawy PZP.
Jednocześnie wskazać należy, że w odniesieniu do usług ochrony bardzo pozytywne efekty w wymiarze finansowym przynosi zastosowanie aukcji elektronicznej, której procedura opisana jest w art. 91a – art. 91c ustawy PZP. Zastosowanie aukcji elektronicznej prowadzi do znacznego (w niektórych przypadkach nawet kilkunasto procentowego) obniżenia kosztów realizacji usług ochrony.

Warunki udziału

Zadania z zakresu ochrony osób i mienia należą do szczególnej grupy usług, które wymagają od wykonawcy spełnienia wymagań określonych w odpowiednich przepisach.
Podstawowym warunkiem dopuszczającym do udziału w postępowaniu na usługi z zakresu ochrony osób i mienia, jaki powinien postawić zamawiający jest wymóg, aby wykonawca posiadał aktualną koncesję na prowadzenie działalności w zakresie usług objętych przedmiotem zamówienia.
Koncesja nie jest konieczna jedynie w przypadku, gdy przedmiot zamówienia dotyczy zabezpieczenia technicznego polegającego na:
a) montażu elektronicznych urządzeń i systemów alarmowych, sygnalizujących zagrożenie chronionych osób i mienia, oraz eksploatacji, konserwacji i naprawach w miejscach ich zainstalowania,
b) montażu urządzeń i środków mechanicznego zabezpieczenia oraz ich eksploatacji, konserwacji, naprawach i awaryjnym otwieraniu w miejscach zainstalowania.
W przypadku, gdy w ramach ochrony mienia zamawiający przewiduje również konwojowanie pieniędzy (bądź innych wartościowych przedmiotów) należy postawić warunek, iż wykonawca musi dysponować odpowiednim wyposażeniem technicznym. Jaki sprzęt techniczny należy posiadać w konkretnych sytuacjach określa Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 07 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. z 2010 r. Nr 166 poz. 1128).
Ponadto uważam, że jako jeden z warunków dopuszczających do udziału w postępowaniu na wykonywanie usług z zakresu ochrony osób i mienia powinno być posiadanie przez wykonawcę polisy lub innego dokumentu ubezpieczeniowego potwierdzającego, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej (zamawiający może określić np. minimalną kwotę odpowiedzialności jaką zabezpiecza polisa).



Przedmiot zamówienia

Zgodnie z art. 36 ustawy Prawo zamówień publicznych jednym z elementów jakie muszą zostać zawarte przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (siwz) jest opis przedmiotu zamówienia, łącznie z wyszczególnieniem wszelkich dodatkowych usług, które mają być wykonywane w ramach zawartej umowy.
Zamawiający opisując przedmiot zamówienia powinien możliwie szczegółowo opisać:
a) zakres obowiązków związanych z realizacją zamówienia zawierający precyzyjne określenie obszaru, obiektu, urządzenia podlegającego ochronie,
b) sposób działania w przypadku zaistnienia zdarzeń na terenie podlegającym ochronie przykładowo poprzez:
● niezwłoczne powiadamianie policji w razie usiłowania dokonania lub dokonania kradzieży, włamania, napadu, dewastacji mienia, itp.
● niezwłoczne powiadamianie pogotowia ratunkowego w razie zaistnienia nieszczęśliwego wypadku, jak również usiłowania dokonania lub dokonania napadu, o ile zachodzi taka konieczność,
● niezwłoczne powiadamianie straży pożarnej w razie zaistnienia pożaru lub stwierdzenia próby podpalenia,
● niezwłoczne powiadamianie pogotowia gazowego w razie wybuchu gazu lub stwierdzenia powstania takiego zagrożenia,
● informowanie przedstawicieli zamawiającego o zaistniałych awariach,
Ponadto zamawiający powinien w opisie przedmiotu zamówienia określić czy w zakres zamówienia wchodzi konwojowanie wartości pieniężnych a jeżeli tak to podać szacunkową częstotliwość konwojowania oraz wysokość przewożonych kwot. Informacje powyższe są niezbędne dla oceny przez potencjalnych wykonawców czy dysponują odpowiednim wyposażeniem umożliwiającym realizację przedmiotowego zamówienia.
Istotnym elementem jaki zamawiający powinien określić w siwz, jest ewentualna zgoda na posiadanie przez pracowników ochrony broni palnej oraz środków przymusu bezpośredniego jakich mogą używać podczas ochrony powierzonego mienia.
Środkami przymusu bezpośredniego mogą być:
● kajdanki,
● pałki obronne wielofunkcyjne,
● psy obronne,
● paralizatory elektryczne,
● broń gazowa i ręczne miotacze gazu,
● chwyty obezwładniające użyte przez pracowników ochrony.

Kryteria oceny

W związku z art. 5 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych do postępowań z zakresu usług ochrony nie mają między innymi zastosowania przepisy określone w art. 91 ust. 3 tej ustawy.
W postępowaniach na usługi z zakresu ochrony mienia można zatem stosować kryteria oceny na podstawie właściwości wykonawcy.
Najczęściej stosowane kryteria oceny ofert oprócz ceny to:
● wiarygodność ekonomiczna,
● doświadczenie i przygotowanie fachowe wykonawcy,
● potencjał techniczny jakim dysponuje wykonawca.
Należy jednocześnie przestrzegać zasady, że cena musi być jednym z kryteriów oceny ofert.

Zawieranie umów

Z uwagi na specyfikę zadań jakie realizowane są w ramach ochrony osób i mienia wydaje się korzystne dla zamawiającego zawieranie umów na okres dłuższy niż 12 miesięcy. Zbyt częsta wymiana agencji ochrony zmniejsza stopień zabezpieczenia ochranianych obiektów. Nowi pracownicy ochrony muszą zapoznać się ze specyfiką ochranianego obiektu, poznać potencjalne zagrożenia itp. Za racjonalne należy uznać zawieranie umów na okres 36 miesięcy. Zawarcie umowy na okres do 3 lat nie wymaga zgody Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych i nie stanowi w zakresie usług ochrony ograniczenia konkurencji wśród wykonawców zamówienia oraz nie generuje monopolu po okresie zrealizowania zamówienia. Umowa (zwłaszcza wieloletnia) powinna zawierać odpowiednio określoną możliwość jej wypowiedzenia.
W szczególności zamawiający powinien mieć możliwość wypowiedzenia (bądź wręcz natychmiastowego zerwania) umowy w sytuacji gdy:
● koncesja na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie usług ochrony osób i mienia została wykonawcy cofnięta przez upoważnione do tego organa,
● ochrona była prowadzona przez osoby w stanie nietrzeźwym.